text
Учет. Налоги. Право

Excel и Word упростят переписку с дебиторами

  • 31 мая 2010
  • 4920

Объединив Excel и Word, можно быстро заполнить одинаковые напоминания для должников о необходимости погасить задолженность. Тогда сумму долга, дату погашения, Ф. И.О. директора компании-контрагента можно будет вставлять в типовое письмо нажатием всего одной кнопки.

Шаг 1. Вначале необходимо создать в Excel и заполнить реестр должников. Столбцы можно сделать любые. Обычно это Ф. И.О. директора компании-контрагента, сумма долга, дата оплаты, договор и т. д.

Шаг 2. В Word требуется создать письмо-напоминание. Все надо сделать так, как если бы вы оформляли обычное типовое письмо. Есть только один нюанс: стоит избегать фраз и выражений, в которых фамилия, имя и отчество или какие-то другие данные из реестра склоняются.

Шаг 3. Чтобы научить Excel заполнять типовое письмо, в Word надо активировать панель «Слияние». Это просто. Выбираем меню «Сервис»>«Письма и рассылки»>«Показать панель инструментов слияния».

Шаг 4. На появившейся панели «Слияние» надо кликнуть «Открыть источник данных» и выбрать путь к файлу Excel, где реестр должников. В появившемся окне, ничего не меняя, необходимо нажать «ОК».

Шаг 5. Дальше на панели «Слияние» надо кликнуть иконку «Вставить поля слияния». Откроются окошко «Добавление поля слияния» и в нем все заголовки столбцов из таблицы Excel. Например, заголовок столбца Excel «ФИО» в письме необходимо поставить после слов «Уважаемый, ». Для этого надо поставить курсор в место, где должна быть фамилия, и нажать «Вставить». Остальные данные в текст письма расставляют по аналогии.

Шаг 6. Теперь остается кликнуть иконку «Поля/Данные» – и вы получите сформированный документ. Переключаться между письмами разным должникам можно стрелками вправо-влево в панели «Слияние». А чтобы распечатать письмо, следует нажать кнопку «Слияние при печати».

КСТАТИ. Cложность при работе с текстом – это использование корректных падежей и родов. Например, если письмо-напоминание направляется на имя конкретного адресата, которым может быть как женщина, так и мужчина, надо правильно выбрать форму обращения: «Уважаемый» или «Уважаемая». Если делать это вручную, то никакого смысла в объединении не будет. Решить проблему просто. В реестре Excel надо сделать дополнительный столбец и вписать туда правильное окончание «ый» или «ая». Останется лишь подставить его к тексту обращения. Тогда обращение будет выглядеть так: «Уважаем [поле из файла Excel, содержащее правильное окончание]».

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:

Здравствуйте! Давайте знакомиться.

Газета «Учет. Налоги. Право» - пишу для Вас полезные статьи.
Как Вас зовут?
Зарегистрируйтесь на сайте и давайте дружить. Это займет ровно 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.