Excel и Word упростят переписку с дебиторами

4920

Объединив Excel и Word, можно быстро заполнить одинаковые напоминания для должников о необходимости погасить задолженность. Тогда сумму долга, дату погашения, Ф. И.О. директора компании-контрагента можно будет вставлять в типовое письмо нажатием всего одной кнопки.

Шаг 1. Вначале необходимо создать в Excel и заполнить реестр должников. Столбцы можно сделать любые. Обычно это Ф. И.О. директора компании-контрагента, сумма долга, дата оплаты, договор и т. д.

Шаг 2. В Word требуется создать письмо-напоминание. Все надо сделать так, как если бы вы оформляли обычное типовое письмо. Есть только один нюанс: стоит избегать фраз и выражений, в которых фамилия, имя и отчество или какие-то другие данные из реестра склоняются.

Шаг 3. Чтобы научить Excel заполнять типовое письмо, в Word надо активировать панель «Слияние». Это просто. Выбираем меню «Сервис»>«Письма и рассылки»>«Показать панель инструментов слияния».

Шаг 4. На появившейся панели «Слияние» надо кликнуть «Открыть источник данных» и выбрать путь к файлу Excel, где реестр должников. В появившемся окне, ничего не меняя, необходимо нажать «ОК».

Шаг 5. Дальше на панели «Слияние» надо кликнуть иконку «Вставить поля слияния». Откроются окошко «Добавление поля слияния» и в нем все заголовки столбцов из таблицы Excel. Например, заголовок столбца Excel «ФИО» в письме необходимо поставить после слов «Уважаемый, ». Для этого надо поставить курсор в место, где должна быть фамилия, и нажать «Вставить». Остальные данные в текст письма расставляют по аналогии.

Шаг 6. Теперь остается кликнуть иконку «Поля/Данные» – и вы получите сформированный документ. Переключаться между письмами разным должникам можно стрелками вправо-влево в панели «Слияние». А чтобы распечатать письмо, следует нажать кнопку «Слияние при печати».

КСТАТИ. Cложность при работе с текстом – это использование корректных падежей и родов. Например, если письмо-напоминание направляется на имя конкретного адресата, которым может быть как женщина, так и мужчина, надо правильно выбрать форму обращения: «Уважаемый» или «Уважаемая». Если делать это вручную, то никакого смысла в объединении не будет. Решить проблему просто. В реестре Excel надо сделать дополнительный столбец и вписать туда правильное окончание «ый» или «ая». Останется лишь подставить его к тексту обращения. Тогда обращение будет выглядеть так: «Уважаем [поле из файла Excel, содержащее правильное окончание]».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в первом полугодии
    Подписаться


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      Вопрос в редакцию

      Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

      Вопрос чиновнику

      Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

      Техподдержка

      Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





      © 2007–2018 ООО «Актион управление и финансы»

      Газета «Учет. Налоги. Право» – еженедельная газета для бухгалтеров.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет. Налоги. Право».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;

      Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.

      Внимание!
      Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

      Это бесплатно и займет 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

      Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль