Надежнее сдать документы в архив, чем хранить в офисе

1109
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Хранение документов вне офиса сэкономит арендную плату
Частные архивы гарантируют сохранность и конфиденциальность

Вовсе не обязательно хранить старые документы в офисе или арендовать для этого помещения. В Питере и области работают специальные компании, которые предоставляют услуги по хранению и архивации документов. У таких услуг есть несколько неоспоримых преимуществ.

Хранение в частном архиве дешевле

Сдав документы в частный архив, компании могут значительно сэкономить на аренде помещений и офисной мебели под архив. Ведь, как правило, специализированные компании берут плату только за площадь хранилища, занятую коробами с бумагами. А это значительно дешевле. Кроме того, не придется нанимать сотрудника, который будет отвечать за архивацию и сохранность всех бумаг.

Документы хранятся в специальных условиях

Заключая договор с коммерческим архивохранилищем, компания избавляет себя от проблем, связанных с соблюдением определенного микроклимата, ведь для длительного хранения бумаг необходимо обеспечить надлежащие условия, иначе они очень быстро придут в негодность.

Еще одна важная деталь – около 20 процентов документов в компаниях теряются, бывает, что их не могут найти годами. А архивы обычно используют электронную систему учета документов. Это позволяет найти любую бумагу в течение нескольких минут.

Архив обеспечивает конфиденциальность

В частных архивах короба с документами обозначены только номерами либо штрихкодами, поэтому сотрудники специализированной компании не знают, какого рода бумаги в них находятся и кому они принадлежат. Кроме того, если архив снабжен системой автоматического учета и контроля, то при изъятии короба из архива его никогда не возвращают на то же место. Это полностью исключает несанкционированный доступ к информации.

В крупных архивах есть система разграниченного доступа к бумагам: работники склада не владеют информацией о клиенте, а сотрудники операционного отдела, знакомые с клиентами, не могут пройти в архив. Ограничить доступ к документам, если хранить их непосредственно в своем офисе, гораздо сложнее.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль