Как составить письмо, чтобы инспектор принял его без вопросов и с первого раза

553
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Самые важные реквизиты письма: данные о компании, подписи, печать
Писать Ф. И. О. руководителя инспекции желательно, но не обязательно

Значительная часть запросов, уведомлений, заявлений, справок, которые представляются в налоговую инспекцию, составляется в произвольной форме. Компания вправе по собственному усмотрению сформулировать текст обращения, а чиновники обязаны принять и рассмотреть запрос налогоплательщика.

1Есть реквизиты, без которых письмо не примут точно

Сами чиновники назвали закрытый перечень оснований для отказа рассматривать обращение компании, которые связаны с «погрешностями» в представленном документе (подп. 3 п. 12 Административного регламента ФНС России, утвержденного приказом Минфина России от 18.01.08 № 9н). Вот этот перечень:

– нет полного наименования организации, ИНН и ее почтового адреса;

– отсутствуют подписи, а также фамилия, имя и отчество лица, подписавшего обращение;

– нет печати организации, но только если письмо представлено не на бланке компании.

Кроме того, если письмо в инспекцию представил не руководитель компании, а другой сотрудник, то у него должна быть доверенность. При ее отсутствии налоговики вправе не принять письмо.

2Шапка документа должна быть подробной

Запрос, письмо, уведомление и т. д. лучше всего адресовать руководителю налоговой инспекции. Но если неизвестны его фамилия, имя и отчество (или нет уверенности в их правильности), то можно использовать нейтральную формулировку – «В инспекцию…». Упоминать отдел не стоит: вдруг он этим вопросом уже не занимается, тогда письмо компании может остаться без рассмотрения.

В шапке документа, адресованного в инспекцию, надо назвать полное (а не сокращенное) наименование компании. По крайней мере именно так рекомендуют сами чиновники. Организационно-правовую форму также лучше написать развернуто. Обязательным реквизитом является ИНН компании, ведь именно по этому реквизиту инспекторы идентифицируют организацию. Дополнительно рекомендуем указать КПП, ОГРН, хотя это и не обязательные реквизиты.

Затем называют адрес компании. Если юридический и фактический адреса не совпадают, то можно написать только фактический адрес (назвав его почтовым) либо сообщить оба адреса.

Такие реквизиты, как исходящий номер и дата письма налоговикам, вообще-то не нужны – их ставят скорее для упорядочения собственного документооборота. А вот реквизиты того документа, на который компания отвечает (например, номер и дата требования о представлении документов), лучше написать. Обычно это делают рядом с исходящими номером и датой либо уже в самом тексте письма.

3Подписи генерального директора недостаточно

Подписать запрос либо иное обращение может руководитель компании. Если подписывает кто-то другой, то надо приложить копию соответствующей доверенности и в самом документе отметить, что доверенность с таким-то номером от такой-то даты приложена. Обязательно назвать фамилию, имя и отчество того, кто подписал обращение в инспекцию.

Подпись главного бухгалтера в бланк можно не вводить, но главбуха можно упомянуть в качестве исполнителя запроса. Исполнителем может быть и другой сотрудник бухгалтерии. Главное, чтобы это был человек, компетентный и уполномоченный пояснять налоговому инспектору вопросы, возникшие по содержанию письма.

Помимо фамилии, имени и отчества советуем сообщить в письме контактный телефон такого сотрудника. Подпись лица, подписавшего документ, безопаснее скрепить печатью компании – даже если документ составлен на фирменном бланке компании.

4Еще несколько специальных оговорок

Если письмо написано с целью получить из инспекции ответ или какой-либо документ, то в запросе стоит специально оговорить, чтобы запрашиваемый документ выдали лично представителю компании. Если этого не сделать, то налоговики скорее всего отправят бумаги по почте.

Отдельно стоит перечислить в письме те документы, которые передаются в инспекцию вместе с ним. Наконец, любое обращение в инспекцию, которое передается через канцелярию, стоит оформлять в двух экземплярах. Первый остается в инспекции, второй с отметкой налоговой (датой и входящим номером) вернут компании. Впоследствии по этой дате и номеру можно будет уточнить судьбу своего письма. А также доказать, если потребуется, что компания действительно представила тот или иной документ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль