Как упростить и сделать наглядным управленческий учет «дебиторки»

675
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Оптимизировать учет «дебиторки» помогает Excel
В отчете стоит по дням разбить оплату в рамках каждой поставки

Как правило, в бухгалтерской учетной системе есть информация о дебиторской задолженности покупателя на начало и конец периода, а также суммы отгрузок и поступивших от него средств. Но нет главного – информации о сроках просрочки и ожидаемых датах поступления денег от дебиторов. Поэтому имеет смысл создать управленческий отчет о состоянии «дебиторки», например в Excel. И хотя его придется заполнять вручную, зато у генерального и коммерческого директоров будет нужная им информация в наглядном виде. Более того, данные такого отчета можно использовать и в целях налогового учета расходов на формирование резервов по сомнительным долгам и признание долгов безнадежными. Но тогда в таблице сроки оплаты стоит подогнать под сроки, предусмотренные в пункте 4 статьи 266 НК РФ.

Какие показатели «забить» в отчет

Чтобы контролировать сроки оплаты и просроченную «дебиторку», потребуется учитывать:

– ожидаемый срок поступления денег по поставке;

– срок просрочки платежа;

– размер просроченной задолженности.

Рассмотрим на примере конкретной компании. Допустим, в ООО «Торговля» для контроля поступления платежей и просрочки по каждому дебитору формируется отчет о состоянии дебиторской задолженности в разрезе контрагентов. Новому покупателю (ООО «Альфа») 5 октября была отгружена продукция на сумму 100 тыс. рублей.

По договору, заключенному между ООО «Торговля» и ООО «Альфа», срок платежа наступает через 7 календарных дней с момента отпуска товаров со склада. Соответственно ожидаемая дата платежа – 12 октября. Но первый платеж на сумму 40 тыс. рублей поступил лишь 14 октября (с просрочкой на 2 дня), второй тоже на 40 тыс. рублей – 15 октября (просрочка 3 дня).

Руководство «Альфы» обратилось с просьбой осуществить еще одну поставку на 250 тыс. рублей, обязавшись в ближайшее время погасить существующую просроченную дебиторскую задолженность и начать выплаты в счет новой поставки. В итоге 16 октября товары были отпущены со склада, условия оплаты остались неизменными. Оплата от «Альфы» поступила 25 октября на сумму 200 тыс. рублей и 1 ноября – 70 тыс. рублей.

В отчете о состоянии дебиторской задолженности ООО «Торговля», составленном на 1 ноября по одному договору, заключенному с клиентом «Альфа», отражены все перечисленные операции (см. таблицу).

Какие есть особенности в составлении отчета

При составлении отчета по управлению «дебиторки» важно учесть несколько моментов.

Во-первых, это разбивка по срокам и суммам платежей. Обратимся к нашему примеру. Данные о платеже 25 октября разделены на две части. Дело в том, что у «Альфы» существовала просроченная непогашенная задолженность как по первой поставке, так и по второй. Соответственно, чтобы корректно рассчитать просрочку платежа, компания «Торговля» использовала метод ФИФО в отношении поступающих средств. Другими словами, все деньги, поступающие от покупателя, распределяются по существующим неоплаченным счетам в той последовательности, в которой они были выставлены. Поэтому из 200 тыс. рублей, пришедших от «Альфы» в рамках одного договора, 20 тыс. рублей было засчитано в счет погашения ранее возникшей задолженности и 180 тыс. рублей в счет оплаты последней поставки.

Во-вторых, в отчете о состоянии дебиторской задолженности все платежи лучше разделены на группы, сформированные по срокам просрочки. В нашем примере это 0 дней, до 7 дней, до 30 дней и т. д. Такое решение помогает планировать будущие поступления от клиентов в счет погашения дебиторской задолженности. К примеру, «Альфа» с просрочкой до 7 дней погасила 74 процента долга, 26 процентов – до 30 дней. Если этому клиенту опять будет отгружена продукция, к примеру на 100 тыс. рублей, а ожидаемый срок платежа по договору – 1 декабря 2009 года, то можно предположить, что до 7 декабря от него поступит 74 тыс. рублей (100 тыс. руб. × 74%). А оставшиеся 26 тыс. рублей придут на счет до конца декабря (100 тыс. руб. × 26%).

Образец составления отчета о состоянии «дебиторки» по клиенту «Альфа» на 01.11.09

№ товарно-транспортной накладной Дата отгрузки Сумма отгрузки, тыс. руб. Срок оплаты после отгрузки, календ. дн. Ожидаемый срок оплаты Дата поступления денег Оплата, поступившая в период, тыс. руб. Просроченнаязадолженность
0 дн. до 7 дн. до 30 дн. до 60 дн. свыше 60 дн. Сумма, тыс. руб. Срок, дн.
103 05.10.09 100 7 12.10.2009 14.10.09 40 60 2
15.10.09 40 20 3
25.10.09 20 0 13
225 16.10.09 250 7 23.10.2009 25.10.09 180 70 2
01.11.09 70 0 9
Итого 350 7   260 90 0 6*
Поступление денег по срокам, %   74 (260 : 350 × 100) 26 (90 : 350 × 100)  

Средний срок просрочки платежа.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль