Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

13779
Не все компании могут позволить себе полноценную систему управленческого учета или только рассматривают варианты его внедрения. Но информация о текущем положении дел нужна всегда. Подготовить отчет за несколько минут помогут обычные данные из «1С» и Excel.

Выгрузка данных из бухгалтерской системы и их обработка - универсальный подход, который подойдет каждой компании. Более того, это позволит сформировать практически любой отчет, но при условии, что на счетах создана и используется аналитика, необходимая для построения отчета. Если ее нет, придется доработать план счетов и учетную политику. Также нужно иметь в виду, что такой подход оправдан, если у компании действительно нет сил и средств на постановку полноценного управленческого учета. Ведь даже при богатой аналитике формирование некоторых отчетов может оказаться крайне трудоемким.

Задачи подготовки управленческой отчетности на основе имеющихся бухгалтерских данных стояли и перед финансистами одной из российских компаний, клиента «Ника-Аудит» – ООО «Лютик» (название изменено). Теперь в этой компании есть необходимый набор оперативных отчетов:

  • продажи по группам товаров;
  • движение денежных средств;
  • план-факт анализ затрат;
  • оплата труда по подразделениям.

Рассмотрим подробнее, как составлять такие отчеты. 

Отчет о продажах по группам товаров

В компании «Лютик» управленческий отчет о продажах содержит информацию о выручке (с НДС и без НДС), прибыли от продаж и рентабельности в разрезе номенклатурных позиций или групп. Мало сведений? Возможно, но это то, что можно быстро взять из «1С», к тому же, например, директору этих данных достаточно.

Информация о выручке берется из оборотно-сальдовой ведомости по счету 90.1 «Продажи» (кредитовый оборот), НДС – 90.03 «Налог на добавленную стоимость» (дебетовый оборот). Прибыль и рентабельность определяются по формулам: Прибыль = Выручка – НДС – Себестоимость; Рентабельность = Прибыль : (Выручка – НДС) × 100%. Данные о себестоимости – дебетовый оборот по счету 90.02 «Себестоимость продаж». 

Строится отчет так. Сначала формируются в «1С» оборотно-сальдовые ведомости по счетам 90.1, 90.02 и 90.03 и выгружаются в Excel – на разных листах одного и того же файла. Далее еще на одном листе создается форма отчета о продажах (она может иметь такой вид, как на рис. 1). В нее переносится выручка с НДС из ведомости. Затем очищается от НДС, рассчитывается прибыль от продаж и рентабельность по приведенным формулам.

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Кстати, ссылки на исходные данные в формулах лучше оформить через функцию «СУММЕСЛИ». Она свяжет наименования номенклатурных позиций и показатели по ним. Это поможет избежать ненужной путаницы. После этого товарные позиции объединяются в группы, так проще делать какие-либо выводы по отчету о продажах, особенно если в ассортименте товаров свыше сотни наименований. Создается в файле еще один лист, в котором будет храниться описание, какие позиции и в какие группы входят.

Названия позиций в этой таблице, в отчете и в оборотно-сальдовых ведомостях должны быть абсолютно идентичными. Сделать это потребуется один раз, а потом лишь обновлять список в случае изменения ассортимента. После в отчет добавляется столбец «Номенклатурные группы» и заполняется с помощью функции «ВПР». Затем строки в отчете сортируются по наименованиям групп (Главная – Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка – Сортировать по номенклатурным группам).

И последнее – подсчитать выручку и прибыль по каждой группе (Данные – Промежуточные итоги – При каждом изменении номенклатурной позиции добавить итоги по выручке с НДС и без НДС, прибыли). Так получается отчет по продажам в разрезе номенклатурных позиций и групп (см. рис. 2). Для удобства все вспомогательные листы (оборотно-сальдовые ведомости, таблицу соответствия позиций и групп) можно скрыть.

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Отчеты о затратах и движении денежных средств

Источником исходной информации для отчета по затратам служат дебетовые обороты из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу». Эти ведомости можно разместить как на отдельных листах, так и на одном общем.

Прежде чем приступать к формированию отчета, понадобится добавить в ведомости один вспомогательный столбец и разметить в нем управленческие статьи расходов. Например, две бухгалтерские статьи «Амортизация основных средств» и «Амортизация нематериальных активов» – это одна управленческая статья «Амортизация»; «Заправка картриджей» и «Канцелярские товары» – «Расходные материалы» и т.д.

Вручную ничего указывать не нужно, на это уйдет много лишнего времени, к тому же не исключены ошибки и опечатки. Лучше сначала создать таблицу соответствий, а потом перенести из нее наименования управленческих статей расходов в оборотно-сальдовые ведомости с помощью функции «ВПР» (см. рис. 3).

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчетКак превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Отчет по затратам заполняется фактическими данными с помощью функции «СУММЕСЛИ». Она находит в ведомости все затраты, соответствующие определенной статье, и суммирует их.

Отчет об оплате труда по подразделениям

Работа над этим отчетом начинается с выгрузки в Excel исходных данных. На этот раз ими послужат не оборотно-сальдовые ведомости определенных счетов, а стандартный отчет по проводкам из «1С». Естественно, по проводкам, касающимся оплаты труда. Например, если речь идет о производственном персонале, то Д-т 20 «Основное производство» (субконто – отдел) К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Для этого отчета также потребуется подготовить таблицу соответствий. Ее наполнение зависит от того, для каких целей документ готовится. Предположим, что для сопоставления расходов на оплату труда до и после реорганизации компании. Тогда в таблице соответствий будут перечислены Ф.И.О. сотрудников и отделы, в которых они работают после реорганизации (предполагается, что в течение отчетного периода сотрудники были закреплены за одним и тем же подразделением). Новые отделы нужно будет разметить и в отчете по проводкам, в дополнительном столбце (как делали для отчета по затратам - с помощью функции «ВПР»).

Отчет по оплате труда формируется в разрезе подразделений и отчетных периодов. Он заполняется с помощью функции «СУММЕСЛИМН». Эта функция, в отличие от используемой ранее «СУММЕСЛИ», позволяет задать несколько критериев для выбора данных при суммировании. Например, Ф.И.О. сотрудника и дата операции в отчете по проводкам.

Кстати, ключевое условие для корректной работы «СУММЕСЛИМН» - полное совпадение критерия и соответствующих ему значений. Поскольку оплата труда отражается в бухгалтерском учете одновременно по всем сотрудникам (в отчете по проводкам стоят одинаковые дата и время, например для февраля – «28.02.2011 23:59:59»), то и в ячейке с критерием период указывается в том же виде.

Скачать примеры отчетов о продажах, об оплате труда, движения денежных средств и план-факт анализа бюджета расходов >>

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль