Как перевести всю первичку в электронную форму

4771
Сегодня сдавать в налоговую в электронном виде можно лишь некоторые подтверждающие документы, например счета-фактуры, книги покупок и продаж. Основную же часть приходится готовить на бумаге. Это затратно и долго. Однако оптимизировать подготовку и сдачи первички все же можно. Опытом делится компания «Роснефть».

В «Роснефти» задачу сформулировали так: «Планируем предоставлять первичку полностью в электронном виде в 2014 году (с отчетности за 2013 год) по пяти налогам: НДС, акцизам, налогу на имущество, на прибыль и НДПИ». Участниками проекта должны были стать 17 «дочек». По итогам переговоров с налоговиками компании предстояло согласовать состав подтверждающих документов по каждой из операций и обеспечить инспекторам возможность проверить каждый показатель деклараций. Сейчас в инспекцию уходят в электронном виде налоговые пакеты по НДС, акцизам и НДПИ. Пакеты по налогам на прибыль и имущество - в тестовом режиме. Разберем поэтапно, что было сделано. 

Согласование подтверждающих документов

Проблема в том, что НК РФ далеко не всегда определяет, какие именно документы требуется направить в инспекцию (см. подверстку). Для проверки базы по НДС при операциях реализации (раздел 3 декларации по НДС) обычно представляется счет-фактура, договор, акт сдачи-приемки работ (услуг). Для подтверждения права на применение нулевой ставки НДС при экспорте (ст. 165 НК РФ) - контракт, таможенная декларация, инвойс, транспортные и товаросопроводительные документы, заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, счет-фактура.

По налогу на прибыль вообще нет жесткого перечня документов, которые вправе затребовать инспекция. И под разные налоговые показатели в ходе проверок запрашиваются как бухгалтерские документы, так и общехозяйственные и технические.

Все 17 дочерних предприятий - участников проекта работали в ERP-системе (SAP R/3), учетные и налоговые процессы стандартизированы. Однако потребовалось время, чтобы под одинаковые сделки везде собирались стандартные наборы подтверждающих документов. Дело в том, что электронный архив в «Роснефти» внедрили в 2008 году на базе Lotus Notes - в основном под нужды бухучета, но не налогового контроля. Электронные копии первичных документов привязывались к проводкам пакетами. Иной раз под одну операцию из архивов подтягивалось до 200 документов, включая бухгалтерские справки и внутреннюю переписку.

Пришлось провести «реинжиниринг» электронного архива - собрать недостающие документы, поменять порядок привязки к хозяйственным операциям. Чтобы снизить трудоемкость подготовки информации для налоговиков, отказались от привязки подтверждающих документов в системе пакетом - привязали их к объекту учета (транзакции) по отдельности, с учетом того, какие именно документы позволяют подтвердить корректность формирования налоговой базы по тому или иному налогу. Остальные документы, нужные в том числе для бухгалтерского или управленческого учета (внутреннюю переписку, распоряжения и прочие), привязали в системе пакетом.

Сейчас требования к сбору документов в компании жестко формализованы. После того как проходит сделка, документы поступают в центр обработки, где их сканы передают в электронный архив. В отведенных полях карточки документа, в дополнение к его электронному образу, фиксируются метаданные: тип документа, номер, дата, стороны - участники операции и пр. Затем с помощью специальных ключей документ привязывается к конкретной операции в корпоративной ERP-системе.

Все документы теперь можно хранить полностью в электронном виде. Это вполне устраивает и аудиторов. Налоговики - единственные пользователи, для которых теперь без особого труда удается распечатать, заверить и представить в бумажном виде требуемый документ.

Передача документов в налоговую

Передача подтверждающих документов в налоговую без их систематизации не решала бы поставленной задачи. Не факт, что инспекторам удалось бы отыскать и сопоставить нужную информацию. Поэтому решено было готовить налоговые пакеты. Каждый из пяти налогов был разделен на логические части. Например, для НДС это нулевая ставка, экспорт, НДС с выручки, внутренний рынок, входной НДС. Для налога на прибыль - доходы, внереализационные доходы, внереализационные расходы, прямые и косвенные расходы.

Кроме известных всем налоговых и бухгалтерских регистров (оборотно-сальдовых ведомостей), в налоговый пакет были включены отсканированные копии первички и сводный налоговый аналитический регистр. Свод содержит информацию о показателях налоговой декларации (номер строки, код показателя, величина), данные налогового и бухгалтерского учета за определенный период. Набор полей свода позволяет систематизировать информацию и содержит исчерпывающие данные для ее анализа. Шаблон сводного регистра формируется в ERP-системе, там же он обогащается данными налоговых деклараций в зависимости от периода, за который готовится налоговый пакет. К своду автоматически подтягиваются налоговые аналитические регистры (НАР).

Под НАР в ERP-системе группируются отсканированные подтверждающие документы. Их электронные образы привязываются к Excel-отчету через систему гиперссылок Excel - таким образом, что из любого показателя отчета можно обратиться к первичным документам, эту цифру подтверждающим. Скан-образы документов выгружаются из электронного архива Lotus Notes c помощью ключей, сформированных в SAP (соответствуют системному номеру документа). Они попадают в структурированные электронные папки, где и хранятся. По каждой выгрузке формируется реестр документов в Excel. Завершается увязка всех частей налогового пакета в Lotus Notes с использованием специальных настроек: к своду подтягиваются оборотно-сальдовые ведомости, расчетные налоговые регистры, свод и НАР соединяются.

Схема работы

Процесс подготовки налоговых пакетов начинается после закрытия бухгалтерского периода. Составляется налоговая отчетность, ответственные подразделения формируют шаблоны компонентов налогового пакета («Свод», «НАР») из учетной системы. Дополняют их документами и регистрами, когда требуется. После увязки всех составных частей налоговый пакет готов к отправке.

Через оператора электронного документооборота отчетность уходит в налоговую, переслать туда налоговые пакеты позволяет специально разработанная программа оператора. Каждый пересылаемый файл заверяется квалифицированной электронной подписью. Оператор формирует протокол передачи, фиксирует дату отправки документов.

В первую очередь в инспекцию уходят сводные аналитические регистры. Они не слишком объемны, поэтому передаются оперативно. Инспектор их изучает и может выборочно просматривать отдельные документы, не дожидаясь завершения загрузки всего их массива. Она идет параллельно и может занять несколько дней.

Нужно отметить, что первое время документы передавали в электронном виде, но дублировали на бумаге. Это позволило инспекторам убедиться, что информация поступает в надлежащем виде и полном объеме, а разработчикам - проверить работоспособность системы. 

Какие документы можно направлять в налоговую в электронном виде:

1. Cчет-фактура.
2. Книга покупок.
3. Книга продаж.
4. Товарная накладная (ТОРГ-12).
5. Дополнительный лист книги покупок.
6. Дополнительный лист книги продаж.
7. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
8. Акт приемки-сдачи работ (услуг) (приказы ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138, от 21.03.12 № ММВ-7-6/17). 

Пример сводного регистра и схему работы системы предоставления документов в электронном виде можно скачать по ссылке в конце статьи Как избавиться от бумажной первички в журнале «Финансовый директор».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль