Как не дать чужим ошибкам в документах навредить компании

445
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Ошибки в договоре надежнее исправить в дополнительном соглашении
Опаснее всего, если «первичка» не позволяет идентифицировать товар или услугу

Компании приходится сталкиваться с ошибками в документах, полученных от контрагентов. Поставщик может неправильно указать адрес, ИНН, стоимость товара или не заполнить все графы. Любую неточность лучше исправить, иначе возникнут проблемы при проверке. Между тем в одни документы достаточно внести исправления, другие надежнее полностью переделать.

К договору с неточностями – дополнительное соглашение

Финансовая служба компании не всегда имеет возможность проконтролировать текст договора до его заключения, это часто становится причиной неприятностей. Например, если в договоре не выделена сумма НДС, то почти наверняка возникнут проблемы с вычетами. Хотя такого требования в статье 172 Налогового кодекса нет, компаниям потом приходится подтверждать право на вычет в суде (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.06.07 № А56-25536/2006).

Сложности с учетом затрат и применением вычетов по НДС возможны также, если в договоре не оговорены порядок и сроки представления документов, подписания актов, а также расчетов между сторонами. Например, Минфин полагает, что, если компании не предусмотрели в договоре, что работы сдаются поэтапно, использовать вычеты по НДС до полной сдачи работ неправомерно. Даже если фактически оплата ведется поэтапно, подписываются акты, а исполнитель выставляет счета-фактуры (письмо Минфина России от 05.03.09 № 03-07-11/52).

КСТАТИ. Ошибка в договоре может не только отразиться на налоговых обязательствах компании, но и спровоцировать спор с контрагентом. Например, если в договоре не упомянут НДС, поставщик через суд может потребовать с покупателя доплату налога, даже если изначально стороны пришли к соглашению об окончательной цене (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 12.09.07 № А05-11366/2006-28). Чтобы такого избежать, в договор стоит включить условие о том, что цена рассчитана с учетом всех возможных налогов и платежей.

В любом случае, если в договоре не хватает необходимых условий, безопаснее убедить контрагента внести исправления. Специальных правил для исправления договора нет. Но надежнее заключить письменное дополнительное соглашение: изменение договора возможно только в той же форме, в которой он заключен (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Еще вариант – скорректировать и переподписать договор задним числом.

Когда не опасно пренебречь огрехами в «первичке»

Когда в «первичке» обнаруживается ошибка, большинство опрошенных нами коллег предпочитают не рисковать и операцию по сомнительному документу не проводить. «Бухгалтер не может сделать запись в учете на основании неправильно оформленных накладной или счета-фактуры, – уверена Алла Козлова, главный бухгалтер Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт». – Поэтому мы стараемся оперативно заменить неверные документы».

Но некоторые полагают, что слишком перестраховываться не стоит: если точно известно, что впоследствии документ будет поправлен, в преддверии отчетности можно провести операцию. «Мы учитываем операции, если уверены в окончательной сумме и нет разногласий с контрагентом. Это проще, чем потом подавать «уточненку», – делится своим опытом Наиля Ахметгалиева, заместитель главного бухгалтера ООО «Дорожно-строительная фирма “Айнур и Ко”». – В программе учитываем такие документы до получения «правильных» бумаг как непроведенные».

Конечно, ошибка ошибке рознь. В принципе инспекторы могут придраться к чему угодно, но незначительные огрехи непоправимых неприятностей не сулят. Но главное, чтобы документ позволял идентифицировать товар или оказанные услуги, а также их количество и стоимость (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 11.03.08 № КА-А41/1219-08).

А вот если из документов не ясно, за что именно компания заплатила деньги, претензий точно не избежать. Например, если в актах выполненных работ отсутствует детальное описание, какие именно услуги были оказаны и в каком объеме, компания может лишиться расходов. Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 16.09.08 № А72-1944/08 подчеркнул, что это не позволяет установить, были ли результаты услуг использованы в деятельности организации.

Если необходимо документ поправить, можно его заменить либо внести исправления, заверенные печатью и подписью контрагента. В частности, это относится к накладным, счетам, актам выполненных работ. Такой порядок предусмотрен пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129ФЗ «О бухгалтерском учете». Исключение сделано для кассовых и банковских документов. В них исправления не допускаются.

Конверт подтвердит вычет по опоздавшему счету-фактуре

Особые правила внесения изменений установлены для счетов-фактур. По правилам для этого в документе указываются правильные данные либо делается поясняющая запись. Все это заверяется подписью и печатью контрагента. Он же фиксирует дату исправлений (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914).

Зарегистрировать исправленный счет-фактуру необходимо в дополнительном листе книги покупок за тот же период, в котором был зарегистрирован первоначальный документ. То есть сделать запись об аннулировании ранее полученного документа и сразу же – запись о регистрации исправленного счета-фактуры (п. 7 постановления № 914).

Отметим, что Минфин России резко выступает против выставления дубликатов счетов-фактур взамен ошибочных. По мнению специалистов, такой порядок не предусмотрен в постановлении № 914 (письмо Минфина России от 01.04.09 № 03-07-09/17). Хотя вряд ли налоговики узнают, что компания получила дубликат, если на нем не будет отметки об этом.

На практике также часто бывает, что счет-фактура приходит с опозданием. Налоговики и Минфин считают, что вычет нужно заявлять именно в том периоде, когда был получен документ (письмо Минфина России от 13.06.07 № 03-07-11/160). С этими выводами иногда соглашаются судьи (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 28.10.08 № А55-630/2008). Поскольку важно установить период, в котором был получен документ, компании лучше подстраховаться. «В такой ситуации я всегда к документу прикладываю конверт с почтовым штампом. Это доказывает, что документ поступил позже», – советует Ирина Петрова, главный бухгалтер ОАО «Коми тепловая компания». Также можно попросить сопроводительное письмо от поставщика или доказать дату получения документа записью в журнале входящей почты.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль