Отпуск за свой счет: предоставление, оформление и оплата

9152
Кроме ежегодного оплачиваемого или дополнительного отпуска сотрудники могут взять отпуск за свой счет. Расскажем, в каких случаях предоставляется такой отпуск, как составить заявление и приказ на отдых.

Отпуск за свой счет может быть только добровольным и предоставляется по письменному заявлению сотрудника (ст. 128 ТК РФ). То есть по распоряжению компании отправить в такой отпуск нельзя.

Нередко работников отправляют в отпуск без оплаты, чтобы избежать расходов при простое (ст. 157 ТК РФ). Это является нарушением трудового законодательства, возможны судебное разбирательство и административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Вероятность проигрыша такого дела очень велика.

В каких случаях предоставляется отпуск за свой счет

Неоплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Все обязательные случаи предоставления отпуска за свой счет установлены в Трудовом кодексе (ст. 128, 174, 286, 322 ТК РФ).

Отпуск за свой счет - максимальный срок по Трудовому кодексу 2016

Работодатель на основании заявления обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 128 ТК РФ) сроком:

  • работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - 5 календарных дней в году;
  • участникам ВОВ - 35 дней;
  • работающим пенсионерам по старости - 14 дней;
  • родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), - 14 дней;
  • работающим инвалидам - 60 дней.

Если право на отпуск закреплено нормативно, работодатель обязан отпустить сотрудника. Если в случае отказа работник уйдет в отпуск за свой счет самовольно, то уволить его за прогул или наказать невозможно.

Время использования отпуска и его продолжительность не зависят от работодателя. Перенести или изменить его продолжительность он не вправе. 

Большинство отпусков за свой счет сотрудники берут на личные цели. В таком случае работодатель не обязан отпускать его. Но всегда можно согласовать такой отпуск. Если работодатель посчитает причину предстоящего отпуска недостаточно важной, то он вправе отказать работнику.

Заявление на отпуск за свой счет

Унифицированной формы заявления на неоплачиваемый отпуск не установлено, поэтому работник может составить его в произвольном виде.

В заявлении следует написать дату начала отпуска и его продолжительность в календарных днях. Если речь идет об отпуске, который компания предоставить обязана, то в заявлении должно быть отражено соответствующее основание (свадьба, рождение ребенка, похороны близкого родственника). Кроме того, сотрудники, относящиеся к льготным категориям (ветераны, пенсионеры и др.), должны будут приложить к заявлению подтверждающие право на льготу документы, если у работодателя их нет.

Если же компания может выбрать, предоставлять отпуск или нет, то на заявлении необходимо проставить визу непосредственного начальника работника, чтобы руководитель компании, издавая приказ об отпуске, был уверен, что производственному процессу это не помешает.

Образец заявления на отпуск за свой счет

Генеральному директору ООО «Компания»

                                              Иванову И.И.

                                              от бухгалтера 
                                                  Павловой Валентины Павловны

Не возражаю.

Сергеевой С.С. подготовить

приказ о предоставлении отпуска

Павловой В.П. к 07.11.2016

06.11.2016

ЗАЯВЛЕНИЕ
 

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью пять календарных дней с 10.11.2016 по 14.11.2016 в связи с регистрацией брака.

6 ноября 2016 г.                                                                             В.П. Павлова

Документы для отпуска за свой счет

Зачастую все необходимые документы для предоставления сотруднику отпуска у работодателя уже есть. Требовать предоставить их снова ни к чему. Однако иногда работники не сообщают о своем особом статусе. Тогда работодатели отказывают в оформлении отпуска. В случае самовольного ухода в отпуск увольнение за прогул удается оспорить.

Но в некоторых случаях работники просто не могут передать подтверждающие документы. Например, не удастся заранее предоставить бумаги о предстоящей регистрации брака или экзаменах в вуз. Тем не менее неоплачиваемый отпуск на эти цели положен (ст. 128, 173 ТК РФ).  Работнику только надо написать заявление и указать причину отпуска. 

Приказ на отпуск за свой счет

Для оформления отпуска за свой счет надо зарегистрировать заявление работника и издать соответствующий приказ. До регистрации заявления нужно проверить, указана ли причина отпуска и его срок. Если работодатель не видит препятствий для отпуска, можно издавать приказ.

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения содержания оформляется по унифицированной форме № Т-6 (или № Т-6а, если в отпуск уходят несколько работников), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С приказом необходимо ознакомить сотрудника под роспись, а затем сделать отметку об отпуске в его личной карточке (форма № Т-2 "Личная карточка работника", утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Отпуск за свой счет: предоставление, оформление и оплата

Больничный в отпуске без оплаты

Сотрудник может заболеть в любой момент, в том числе во время отпуска за свой счет. Следует помнить, что если дни болезни и отпуска без сохранения заработной платы совпали, то пособие сотруднику не положено (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255- ФЗ). Ведь пособие должно компенсировать утраченный заработок, а он во время отпуска за свой счет не сохраняется.

Пример

Сотрудник взял отпуск без сохранения заработной платы с 28 июля по 7 августа. Во время отпуска он заболел. Первые четыре дня болезни попали на время отдыха.

За время освобождения сотрудника от работы, в том числе и во время отпуска без содержания, пособие не положено. Оплатить период болезни надо только с того дня, когда сотрудник должен был приступить к работе, а именно с 8 августа. Из них первые три дня оплачивает работодатель. Оставшиеся дни - фонд.

Иная ситуация, если нетрудоспособность начнется во время отпуска за свой счет и продолжится после его завершения. Чтобы получить пособие, работник должен представить листок нетрудоспособности. Врач вправе выписать больничный только со дня окончания отпуска. Поскольку врачи и работники могут не знать об этом, работодателю надо либо оплатить дни болезни, не совпадающие с отпуском за свой счет, либо вернуть больничный работнику с требованием переоформить его. Из подсчета исключают дни нетрудоспособности, которые пришлись на отпуск без оплаты, а остальные оплачивают как положено. Не помешает приложить к больничному приказ о представлении отпуска без сохранения заработной платы. Он объяснит расхождения в количестве оплаченных дней. Но лучше отправить работника оформить дубликат листка нетрудоспособности. В качестве даты начала болезни должна стоять дата, следующая за окончанием отпуска за свой счет.

Отпуск за свой счет и стаж работы

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, можно включить только 14 дней отпуска за свой счет за один рабочий год (ст. 121 ТК РФ). Но иногда учитывают весь отпуск, даже если он превышает 14 дней, а еще путают рабочий год с календарным. Рабочий и календарный годы составляют по 12 месяцев. Но календарный считают с 1 января, а рабочий с момента приема сотрудника.

Пример

Сотрудник устроился в компанию 1 апреля 2015 года. Его первый рабочий год истекает 31 марта 2016 года. И если он взял 13 дней отпуска без оплаты труда в июне 2015 года и 5 дней в январе 2016 года, то за рабочий год у него будет 18 дней такого отпуска. Четыре дня из них не войдут в стаж для расчета ежегодного отпуска. 

Если отпуск за свой счет превысил 14 дней, окончание рабочего года нужно отодвинуть на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1).

Таким образом, рабочий год будет считаться периодом со дня приема сотрудника на работу по день окончания данного рабочего года, смещенного на количество дней, не включенных в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Эти же правила распространяются и на отпуска за свой счет, которые являются обязательными для работодателя (ст. 128 ТК РФ). 

Правильно определить рабочий год важно и в случае увольнения работника. Надо рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.

Кстати, следует помнить, что из отпуска за свой счет исключают нерабочие праздничные дни, в которые трудиться запрещено (ст. 113 ТК РФ). Хотя на практике об этом часто забывают, что может привести к неверному расчету заработка.

Отпуск за свой счет. Ответы на вопросы

Сотрудник в феврале взял отпуск за свой счет, а потом уволился. Через неделю после увольнения он принес справку-вызов из института за те дни, когда был в отпуске без содержания. Работник утверждает, что сдавал экзамены, и теперь требует оплатить учебный отпуск. Надо ли считать и выдать отпускные?

Компания не обязана предоставлять и оплачивать учебный отпуск.

Работодатель оплачивает сотруднику-студенту учебный отпуск на основании справки-вызова. Форма документа утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368. А по окончании экзаменов работник приносит отрывную часть справки. В ней вуз фиксирует, что в определенный период времени студент был на сессии.

Работник обязан предоставить справку-вызов перед началом сессии. Если он принес справку за уже истекший период, то он не имеет права на учебный отпуск. Кроме того, еще до экзаменов сотрудник взял отпуск за свой счет. А в ТК РФ нет обязанности работодателя отменить отпуск без сохранения, который совпал с учебным.

Сотрудник написал заявление на увольнение. С 11 по 29 января он был в отпуске за свой счет. Остальные дни января - выходные, поэтому фактически сотрудник не работал весь месяц. Надо ли компенсировать отпускные за этот месяц?

Да, надо. При увольнении работник вправе получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). За каждый отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска (письмо Роструда от 23.06.06 № 944–6). При этом месяц учитывайте как полный, если работник трудился не менее половины дней. 14 календарных дней отпуска за свой счет входят в период, который дает право на ежегодный отдых (ст. 121 ТК РФ). С 1 по 10 января этого года - праздники и выходные. Но в эти дни с работником действовал трудовой договор, поэтому период будет отработанным. Значит, в стаж для отпуска входят 24 дня - 10 выходных и 14 дней отпуска. А это более половины месяца.

Директор уходит в отпуск с 25 июля. Весь февраль он был в отпуске за свой счет. Надо ли учитывать при расчете отпускных этот период?

Нет, не надо. Отпуск за свой счет не входит в расчетный период для отпускных (п. 5Положения № 922).

С 11 по 15 апреля директор был в командировке. Этот период тоже исключить?

Да, при расчете отпускных исключите его и выплаты за это время (п. 5 Положения № 922, письмо Минтруда России от 13.08.2015 № 14-1/В-608).

Пример

25 июля сотрудник уходит в отпуск на 14 дней. 29 дней работник был в отпуске за свой счет и 4 дня в командировке. Заработок за расчетный период - 650 тыс. руб. Февраль исключите. За апрель учтите 25,39 дн. (29,3 : 30 × (30 – 4)). Средний дневной заработок - 2041,52 руб. (650 000 руб. : (29,3 дн. × 10 мес. + 25,39 дн.)). Отпускные - 28 581,28 руб. (2041,52 руб. × 14 дн.).

Как оплачивают внезапный отпуск сотрудника

Трудинспекция может оштрафовать компанию, если она не успела оплатить отпуск в течение трех календарных дней, даже если отдых внеплановый. Такой вывод следует из письма Минтруда России от  26.08.2015 № 14-2/ В-644. Мы решили выяснить у коллег, как они оплачивают отпуск, о котором неожиданно попросил сотрудник.

Способ № 1
В первый день отпуска

Так же делают 25 процентов коллег (согласно опросу на нашем сайте).

«Выдаем деньги в день отпуска, - говорит Оксана Гурьева, главный бухгалтер ООО „Хобия“, г. Пермь. - Руководитель обычно идет навстречу и отпускает работников отдыхать, когда они попросят. Нашей вины нет в том, что мы не оплатили отпуск за три дня. А значит, трудинспекция не вправе нас оштрафовать».

Способ № 2
За три дня до отдыха

Так же делают 62 процента коллег.

«Если работник уходит в отпуск внезапно, то просим его переписать заявление: одно за свой счет на три дня, второе - на очередной отпуск, - рассказывает Светлана Озерская, главный бухгалтер ООО „МТК Трейд“, г. Москва. - Так мы успеем выдать деньги за три календарных дня и ничего не нарушим».

Способ № 3
Никак, у нас отпуска только по графику

Так же делают 13 процентов коллег.

«У нас в компании не принято неожиданно уходить в отпуск, - говорит Евгения Зимина, главный бухгалтер ООО «Пульс+», г. Санкт-Петербург. - В декабре прошлого года утвердили график отпусков. Он обязателен и для нас, и для работников. Если сотруднику необходим отдых вне графика, он берет отпуск за свой счет». 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Заявление на отпуск за свой счет Образец.doc
  • Приказ на отпуск за свой счет Образец.doc


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


    Рассылка




    Топ-10 главных тем номера

    Главные изменения в работе главбуха с 1 июля 2017 года

    Новые счета-фактуры с 1 июля 2017 года

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам с 25 апреля 2017 года

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    Статьи к отчетности

    Отчетность за 2 квартал 2017 года: таблица сроков сдачи отчетности

    СЗВ-М за май 2017 года: бланк, образец заполнения

    Сроки сдачи СЗВ-М за май 2017 года

    Уточненный расчет по страховым взносам 2017

    Нулевой расчет по страховым взносам в ФНС в 2017 году: форма, образец

    Расчет по страховым взносам: не найден СНИЛС

    Читайте также

    Сроки уплаты налога на имущество в 2017 году юридическими лицами

    Образцы платежных поручений по страховым взносам в 2017 году

    Электронные больничные в 2017 году

    НДФЛ с аванса: когда платить в 2017 году

    МРОТ в России с 1 июля 2017 года

    Календарь бухгалтера на май 2017 года

    Отпуск в мае 2017: как считать дни

    Как отдыхаем на Новый год 2018: выходные и праздничные дни

    Производственный календарь 2018

    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011

    

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль