Как исключить ошибку при вводе данных

2765
Когда приходится вводить повторяющиеся данные (наименование продукции, сырья и материалов, названия контрагентов и т. п.), копировать неудобно, а ручной ввод чреват ошибками, которые потом не позволят работать с информацией.

Когда приходится вводить повторяющиеся данные (наименование продукции, сырья и материалов, названия контрагентов и т. п.), копировать неудобно, а ручной ввод чреват ошибками, которые потом не позволят работать с информацией. Например, отчет о продажах по контрагентам, где каждая строка – одна поставка. Даже небольшая ошибка в названии покупателя не позволит коррект­но отфильтровать данные по наименованиям покупателей и узнать, сколько было продано конкретной компании. Причем распознать погрешность бывает непрос­то – допустим, русскую букву «с» от английской «cи» на глаз не отличить. Избежать всех этих неприятностей поможет инструмент Excel «Проверка» из меню «Данные».

Предположим, нам крайне важно проверить правильность ввода наименований товаров в отчете о продажах. Начать надо будет с создания на том же листе, на котором расположен отчет о продажах (допустим, справа от него), списка правильных наименований товаров – образца, который Excel будет использовать для проверки вводимых данных. Дальше выделяем образец (все ячейки, содержащие корректные наименования товаров), потом идем в меню «Вставка». Там выбираем подменю «Имя» и кликаем опцию «Присвоить». В открывшемся окне вводим название, к примеру «Товары».

Теперь возвращаемся в отчет о продажах и выделяем ту область ячеек, куда будут вноситься названия товаров. Лучше указать диапазон с запасом, особенно если отчет не имеет строго ограниченного количества строк. Затем открываем меню «Данные» и переходим в подменю «Проверка». В открывшемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» выбираем «Список». После этого в появившейся строке «Источник» вводим ссылку на наш образцовый список наименований – «=Товары». После этого останется кликнуть на «Ок».

Перейдя на одну из ячеек в отчете, куда будут вводиться наименования товаров, вы увидите, что рядом с ячейкой появится стрелка. Теперь можно вводить наименования вручную (Excel выдаст предупреждение, если была допущена ошибка) или выбирать из списка, который «вываливается» после клика мышкой по стрелке.

КСТАТИ. При помощи ­«Проверки» можно ограничивать размеры вводимых чисел («Целое») и длину строки («Длина текста»), устанавли­вать диапазоны дат («Дата») или создать собственное ограничение, введя необходимую формулу («Другой»).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль