Как получить данные об исполнении бюджета из бухгалтерского учета

463
Как правило, существующая аналитика плана счетов бухгалтерского учета не подходит для целей бюджетирования. В итоге, чтобы собрать данные в нужных аналитических разрезах, приходится перелопачивать чуть ли не все проводки.
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Как адаптировать план счетов под нужды бюджетирования
Что поможет быстрее готовить управленческие отчеты

Как правило, существующая аналитика плана счетов бухгалтерского учета не подходит для целей бюджетирования. В итоге, чтобы собрать данные в нужных аналитических разрезах, приходится перелопачивать чуть ли не все проводки.

Разрешить эту проблему можно, если подстроить рабочий план счетов для целей бюджетирования.

Как перестроить план счетов

Прежде чем начинать дорабатывать план счетов, стоит определиться с тем, какая информация и в каких аналитических разрезах потребуется. Для этого понадобится формы управленческой (бюджетной) отчетности сопоставить со счетами. Например, данные об исполнении бюджета продаж – это счет 90 «Продажи». Бюджет производства – счета 20 «Основное производство», 40 «Выпуск готовой продукции», 43 «Готовая продукция». Инвестиционный бюджет – счета 07 «Оборудование к установке», 08 «Незавершенное производство», 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы».

Дальше предстоит решить, как будут структурироваться данные в разрезе центров ответственности – подразделений компании. Как правило, за каждый конкретный бюджет отвечает руководитель той или ной службы, его вознаграждение завязано на выполнение плановых показателей. Значит, практически к каждому счету надо открывать аналитику в разрезе центров финансовой ответственности. Например, у компании два склада – в Москве и Санкт-Петербурге, которые являются центрами финансовой ответственности. Соответственно к счету 41 «Товары» могут быть открыты субсчета 1 и 2 – Москва и Санкт-Петербург.

И наконец, для каждого счета понадобится аналитика, соответствующая структуре статей конкретного бюджета. Например, затраты собственного автопарка компании учитываются на счете 23 «Вспомогательное производство». В бюджете автопарка выделены следующие статьи расходов: ГСМ, материалы, заработная плата, налоги, содержание помещения, амортизация, прочие расходы. Именно такую аналитику придется предусмотреть на счете.

Приведенные примеры – это самый распространенный набор аналитик, создаваемых для целей подготовки данных об исполнении бюджетов. В зависимости от специфики бизнеса может потребоваться аналитика по видам выпускаемой продукции, разбивка дебиторской задолженности по контрагентам, данные о продажах в разрезе регионов, если филиалы компании представлены в нескольких городах и т. д.

Возможные решения

Как структурировать данные на счетах? Создавать субсчета? Это не единственное решение.

Транзитные счета. Один из возможных вариантов – создание транзитных счетов. Для этого выбираются свободные коды счетов, например 30, 31, 32 и т. д., которые используют для бюджетирования. К примеру, чтобы не перегружать основные счета бухгалтерского учета, счет 30 можно использовать для учета расходов в разрезе подразделений. На нем открыты субсчета, соответствующие отделам и службам компании. Допустим, мы открываем к счету 30 субсчет 1 для производственного цеха. Тогда списание материалов в производство будет оформляться двумя проводками:

ДЕБЕТ 30 «Подразделения» субсчет 1 КРЕДИТ 10 «Материалы»
ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 30 «Подразделения» субсчет 1
– материалы списаны в производство.

Многоуровневые субсчета. Самое распространенное решение – открыть большое количество субсчетов к уже существующим счетам. Допустим, компания привлекла для подбора персонала стороннюю организацию. Сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 44.8.6.7 «Набор персонала для коммерческой дирекции» КРЕДИТ 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 10 тыс. рублей – отражена задолженность компании за подбор персонала для коммерческой дирекции;

ДЕБЕТ 44.8.6.8 «Набор персонала для департамента маркетинга» КРЕДИТ 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 5 тыс. рублей – отражена задолженность компании за подбор персонала для департамента маркетинга;

ДЕБЕТ 44.8.6.9 «Набор персонала для транспортного отдела» КРЕДИТ 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 6 тыс. рублей – отражена задолженность компании за подбор персонала для транспортного отдела.

В данном случае затраты сгруппированы по подразделениям (последний субсчет), по типу расходов – «услуги сторонних организаций» (предпоследний субсчет), по статьям затрат – «прочие расходы» (второй субсчет).

Аналитические признаки. У большого количества субсчетов есть одно «но». Вернемся к предыдущему примеру и предположим, что сотрудники маркетинга и транспортного отдела набирались для участия в одной маркетинговой акции, которая заложена в бюджете. Стоимость подбора персонала для этого проекта составит 11 тыс. рублей. Но, чтобы узнать это, придется сделать выборку по субсчетам, а потом суммировать.

Разрешить затруднение с выборкой по субсчетам позволяет использование аналитических признаков. В «1С» аналитические признаки называются субконто. Их количество зависит от возможностей информационной системы, но они позволяют делать практически любые выборки данных. Правильно созданных субконто в «1С» будет более чем достаточно, чтобы собрать все данные об исполнении бюджетов.

КСТАТИ. Факт исполнения бюджета, как правило, собирается ежемесячно, а вот подтверждающих документов, на основе которых можно было бы сделать проводку, может и не быть. Чтобы решить эту проблему, можно взять на вооружение опыт фабрики «Фаворит». В ней для документально не подтвержденных расходов используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов». На нем отражаются плановые расходы, по которым пока нет документов. После поступления бумаг делается проводка на сумму, названную в «первичке», с указанием дебета счета 96 и кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Разница между сформированным резервом и суммой, подтвержденной первичным документом, списывается в соответст­вии с правилами бухучета.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль