Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами

5725
В процессе заключения договоров и особенно когда возникают проблемы с их исполнением очень важную роль играет слаженность в работе финансовой и юридической служб. Чтобы предотвратить трения «это должны делать не мы, а вы», равно как и дублирование функций многие компании вводят специальный внутренний стандарт (положение).
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Утвержденные шаблоны договоров всем облегчат работу
Заранее установленные сроки согласования предотвратят конфликты

В процессе заключения договоров и особенно когда возникают проблемы с их исполнением очень важную роль играет слаженность в работе финансовой и юридической служб. Чтобы предотвратить трения «это должны делать не мы, а вы», равно как и дублирование функций многие компании вводят специальный внутренний стандарт (положение).

Предлагаем пример – реальный регламент, действующий в одной крупной компании (см. справа). Главные положения мы снабдили своими комментариями и советами.

Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами Утвержденные заранее шаблоны экономят время и снижают риски

Если у компании много договоров с идентичными условиями (к примеру, поставки), то наличие шаблонного договора сущест­венно снижает нагрузку как на финансовый, так и на юридиче­ский отдел. Все возможные риски, связанные с порядком оплаты и налоговыми последствиями, уже учтены при создании шаблона. В договор просто остается вписать реквизиты сторон и сумму оплаты. Конечно, нетрадиционные для компании сделки оформляются особо, и здесь может быть два пути. Первый: договор разрабатывают юристы по заказу подразделения, которое курирует сделку. Второй: само это подразделение предлагает форму договора и согласовывает ее с юристами, финансовой службой и др.

Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами Почему юридическая служба смотрит договор последней

Согласование договора юридическим отделом целесообразно оставить напоследок, когда с финансовой службой и другими отделами будут урегулированы все практические условия сделки. Тогда появится общая картина договора, и юрист сможет оценить его в целом, с учетом всех обстоятельств. Иначе придется либо показывать договор юристам несколько раз, либо рисковать – если вносить в него корректировки, не одобренные юридической службой.

Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами Как лучше хранить договоры и связанные с ними бумаги

Передача оригиналов договоров в бухгалтерию объясняется тем, что именно она отвечает за хранение первичных документов и в случае необходимости представляет их налоговой. А вот документы, связанные с заключением договора (переписка сторон, протоколы разногласий и т. д.), логичнее передавать в юрслужбу. Хранение этой документации в течение трех лет обусловлено возможностью споров с контрагентом, тогда документы понадобятся юристам. Три года – срок исковой давности, хранить документы дольше нет смысла.

Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами Как сроки согласования предотвратят конфликты между отделами

Удобно, когда установлены конкретные разумные сроки подготовки документов для юридиче­ской службы другими отделами (в том числе финансовым). Исключаются конфликты на тему «это не моя работа», «почему в последний момент?» и авральный режим. Конечно, если документы действительно требуются немедленно, то сроки можно сократить. Но чтобы юристы этой возможностью не злоупотребляли, лучше, чтобы они обосновывали срочность руководству.

Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами Какие споры не стоят того, чтобы идти в суд

Любые судебные споры требуют трат, времени юриста и усложняют бухгалтерский учет множеством мелких операций. Все это неэффективно, если сумма спора очень мала. Конкретные нижние пределы суммы, исключающие работу по спору, каждая компания может оценить сама.

Регламент договорной и претензионно-исковой работы (извлечение)


1. Заключение договора

 Заключение договора включает в себя следующие стадии:

– создание или получение проекта договора от контрагента;
– согласование условий договора с отделами Компании;
– подписание итогового текста договора директором Компании и представителем контрагента. 


2. Порядок разработки и применения типовых договоров

2.1. Разработку форм типовых договоров осуществляет юридический отдел на основании письменного указания директора Компании. Форма типового договора визируется главным бухгалтером и утверждается директором Компании.

2.2. В дальнейшем форма типового договора при ее заполнении не визируется. Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами

2.3. Если какие-либо условия типового договора меняются исполнителями* или контрагентами, он подлежит согласованию в общем порядке, установленном настоящим регламентом. Под изменением условий типового договора понимаются любые отступления от формы или содержания такого договора, в том числе включение в договор новых условий или изменение условий, содержащихся в типовом договоре, а также любые замены или исключения слов и пунктов в тексте договора.

Под исполнителем в регламенте имеется в виду сотрудник, занимающийся заключением договоров (например, менеджер отдела продаж).


3. Согласование проекта договора

3.1. Исполнители, заключающие договор, обязаны:

3.1.1. Использовать типовые договоры при наличии типового договора для заключаемого договора.

3.1.2. Если для данного вида договора типовая форма не утверждена или контрагент настаивает на использовании его формы, то исполнитель представляет проект договора на согласование в отделы (см. таблицу).

Согласование условий договора с контролирующими отделами

Подразделение* Что проверяется и согласовывается Срок согласования
Бухгалтерия Условия, влияющие на порядок бухгалтерского и налогового учета операций по исполнению договора; порядок и сроки оплаты; порядок сверки взаимных расчетов; документооборот В течение рабочего дня поступления (для договоров, поступивших после 15.00, – в течение следующего рабочего дня)
Юридический отдел Соответствие условий и формы заключения договора законодательству; условия об ответственности сторон и порядке разрешения споров; оценка договора с точки зрения внутренней согласованности и структуры

3.1.3. Юридический отдел согласовывает тексты договоров только при наличии отзывов (подписей) остальных контролирующих отделов, то есть в последнюю очередь. Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами


4. Хранение договорной документации

В течение всего срока действия договора и трех лет после истечения данного срока (или прекращения действия договора по иному основанию) у исполнителя должны храниться: все документы, запрашиваемые при заключении договора; копия проекта договора; копии договора с визами контролирующих служб; протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий, дополнительных соглашений, листов согласования; переписка по договору (в оригинале); иные документы по исполнению договора данным подразделением.

Все оригиналы договоров должны быть сданы исполнителем в бухгалтерию на следующий день после подписания договора сторонами. Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами


5. Работа с претензиями и исками

5.1. При необходимости получения дополнительных документов или составления расчета, акта сверки для составления претензии, иска либо ответа на претензию (отзыва на иск) юридический отдел запрашивает их путем направления служебной записки на имя начальника отдела, в котором находятся такие документы.

5.2. Начальник отдела, в который поступила служебная записка юридического отдела, обеспечивает представление в юридический отдел:

– документов в подлинниках – не позднее следующего рабочего дня с момента поступления служебной записки;
– расчета и (или) акта сверки в 3 подлинных экземплярах в течение 5 рабочих дней с момента поступления служебной записки; указанный срок может быть сокращен по указанию директора Компании. Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами

5.3. Поставщику не предъявляются и списываются за счет предприятия штрафные санкции, претензии по браку или недостаче на сумму менее 1 тыс. рублей. Иски к контрагентам на сумму менее 5 тыс. рублей не заявляются. Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами

В зависимости от специфики компании согласование может потребоваться также от других договоров – логистики (в части доставки товаров), производственного или планового (чтобы согласовать объем производимых товаров, работ, услуг) и т. д.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль