Как проще и выгоднее оформить выплату сотруднику за пользование его машиной

716
Есть два способа оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях: выплата компенсации и договор аренды. Выбор оптимального варианта зависит от того, кто именно ездит на автомобиле, как оформлено владение, а также от размера расходов, которые несет сам работник или компания
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Компенсация подходит, если расходы на авто укладываются в лимиты
Аренда выгоднее, если машиной пользуются и другие сотрудники

Есть два способа оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях: выплата компенсации и договор аренды. Выбор оптимального варианта зависит от того, кто именно ездит на автомобиле, как оформлено владение, а также от размера расходов, которые несет сам работник или компания (см. схему).

Если выплачивать сотруднику компенсацию

Для выплаты компенсации достаточно заявления сотрудника и копии свидетельства о регистрации транспортного средства. Если работник владеет автомобилем на основании доверенности, понадобится ее копия (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.08 № 21-18/44-1). Еще в должностной инструкции сотрудника безопаснее прописать, что его работа носит разъездной характер.

Расходы на выплату компенсации списать можно, но в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Предельный размер расходов на один автомобиль – от 1200 до 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя машины (постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Сверхнормативную компенсацию придется платить за счет чистой прибыли. ЕСН начислять не придется в любом случае. НДФЛ на компенсацию в пределах норм также не начисляется. Со сверхлимитной частью все не так однозначно. Чиновники требуют налог удерживать – мол, в установленных нормах уже учтены все затраты (письмо Минфина России от 01.06.07 № 03-04-06-01/171). Арбитражные судьи считают, что налогооблагаемого дохода здесь нет, ведь компания лишь компенсирует расходы работника, причем реальные, которые определены соглашением сторон (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.07 № 10627/06).

Когда возникают проблемы. Трудности со списанием расходов на компенсацию могут возникнуть, если автомобилем пользуется не сам владелец, а другой работник компании. Чиновники считают, что именно деятельность самого получателя компенсации должна носить разъездной характер (это отражается в должностной инструкции), иначе расходы не учитываются. Кроме того, могут придраться к расходам на компенсацию, выплаченную во время отпуска или болезни работника (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776).

Если заключить договор аренды

Если с работником заключен договор аренды автомобиля, компания может списать в расходы не только арендную плату, но и дополнительные затраты по эксплуатации машины (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Без всяких норм.

Но у аренды есть налоговые недостатки. Арендная плата будет полностью облагаться НДФЛ. Если работник сам водит машину, то можно заключить дополнительный договор на оказание услуг (или аренды автомобиля с экипажем). Тогда НДФЛ удастся снизить за счет профессионального налогового вычета (ст. 221 НК РФ). Арендная плата не будет облагаться ЕСН в полном объеме (п. 1 ст. 236 НК РФ). А вот плата за сами услуги по вождению требует начисления этого налога. Поэтому в договоре важно эти две суммы разделить, а то инспекторы могут потребовать начисления ЕСН на всю сумму договора.

Когда возникают проблемы. Договор аренды очень неудобен, если работник предоставляет автомобиль, которым пользуется по доверенности. В такой ситуации договор аренды должен заключать либо сам собственник, либо работник, но от имени собственника (если доверенность генеральная). Но в любом случае арендная плата – это доход собственника, а не фактического владельца машины. Смысл возмещения расходов тогда теряется. Чтобы платить именно сотруднику, нужно будет тогда еще заключать договор субаренды. Это значительно усложнит документооборот.

КСТАТИ. Независимо от того, как оформлено использование автомобиля сотрудника, на поездки лучше оформлять путевой лист. Этого требует Минфин России (см. письмо от 13.04.07 № 14-05-07/6). Той же позиции придерживаются некоторые суды (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.02.06 № А66-7112/2005).

Какой вариант больше подходит в вашей ситуации

Как проще и выгоднее оформить выплату сотруднику за пользование его машиной

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль