Тайм-менеджмент для главбуха, или В поисках потерянного времени

498

Если все вышесказанное про вас – поздравляем, вы организованный и рационально использующий каждую минуту человек! Если же, читая эти строки, вас не покидает ощущение, что это пролог новой утопии, то самое время задуматься об управлении собственным временем.

Как приобрести власть над каждой минутой

Управление собственным временем (тайм-менеджмент) поможет использовать его максимально эффективно. Главное – научиться применять на практике определенные приемы. Как ни странно, но простые и логичные шаги дают поразительные результаты.

Чтобы стать обладателем ценных знаний о том, где искать «пропадающее» время, можно обойтись и без посещения специальных тренингов. Для начала попробуйте несколько классических приемов. Ниже мы рассмотрим наиболее популярные положения тайм-менеджмента, рекомендуемые главбухам, а также поинтересуемся мнением петербургских бухгалтеров, испытавших эти приемы на себе.

Поставить время на счетчик

Бытует ложное мнение что, чем дольше бухгалтер засиживается на работе и берет «хвосты» на дом, тем преданнее этот человек своему делу; чем стремительнее горы документов на его рабочем столе приближаются к высоте Эвереста, тем больший объем работы он выполняет. Увы, скорее это свидетельствует о неумении правильно распределить задачи и концентрировать свое внимание на самом важном.

Для того чтобы узнать, почему времени катастрофически не хватает, воспользуйтесь технологией хронометража. Эта процедура позволит выяснить, куда же пропадают ценные минуты и часы. Сделать это несложно: заведите блокнот и записывайте туда все, чем вы занимаетесь в течение рабочего дня, не забывая указывать время, затраченное на каждую операцию. Незначительные отвлекающие вас от прямых обязанностей моменты, длящиеся 2–3 минуты, просто помечайте галочкой.

После нескольких недель систематических наблюдений вы сможете точно сказать, сколько времени у вас уходит на решение долгосрочных важных вопросов (обычно 20–30 процентов рабочего времени), сколько – на решение вопросов, которые вы могли бы делегировать иным сотрудникам (в идеале – 10 процентов), сколько – на мелкие необязательные дела, отвлекающие моменты (часто доходит до 50 процентов, наша задача – снизить его до 10–20). На последний показатель обратите особое внимание, потому что если на него действительно приходится полдня, то эффективность использования рабочего времени могла бы быть существенно выше.

К такому выводу после проведенного хронометража пришла Ксения Рыбина, бухгалтер сети магазинов строительных материалов: «Когда я услышала о хронометраже рабочего времени, то искренне удивилась: неужели я сама не знаю, на что трачу свое время? Оказалось – не знала. Я попробовала следить за собой в течение месяца и выявила ужасную закономерность. Ежедневно почти половину рабочего дня я тратила на мелочи, не имеющие отношения к делам: чаепития, перекуры, звонки родственникам и подругам, беседы с коллегами, посещения сайтов и форумов в Интернете “на минуточку”. Вот из этих “минуточек” и сложилась такая плачевная картина. А я думала, что начальник завалил меня непосильной работой и времени не хватает потому, что объем моих обязанностей слишком велик!».

Матрица поможет разобраться в приоритетности задач

Планирование – один из непременных инструментов на вооружении бухгалтера, стремящегося подружиться со временем. Об одном из обязательных элементов любого тренинга по тайм-менеджменту рассказывает главный бухгалтер фирмы в сфере туризма Яна Андреевская: «С рабочими авралами, особенно в сезон сдачи отчетности, знаком не понаслышке каждый бухгалтер. Так было и со мной: я постоянно отвлекалась на какие-то второстепенные дела, откладывала важные решения на завтра (и так вплоть до последних дней), находила какие-то поводы для самоубеждения, что ничего страшного, сделаю это завтра, время терпит. Ну а в итоге все заканчивалось судорожными действиями в последний момент, иногда – необдуманными решениями и ошибками.

Все изменилось, когда я узнала о простейшем, но в то же время гениальном в своей простоте методе матрицы Эйзенхауэра. Я планирую свои дела и обязанности, оценивая их по критериям “срочность” и “важность” – таким образом, у меня всегда перед глазами список приоритетных задач, требующих неотлагательного решения. Я обещала себе не отклоняться от разработанной схемы и пока успешно справляюсь. Свободного времени стало действительно больше, а главное – я чувствую удовлетворение от работы и гордость за то, что смогла “победить” время».

Суть матрицы Эйзенхауэра состоит в том, что бухгалтер должен начертить систему координат: по горизонтальной оси располагаем текущие дела по степени срочности, а по вертикальной – по степени важности. Эти две оси разобьют плоскость на четыре квадранта. Если квадрант «Важное и срочное» будет несоразмерно велик, значит, вы не умеете расставлять приоритеты и делегировать обязанности другим сотрудникам бухгалтерии, плохо строите долгосрочные планы и разрабатываете стратегии. Если ваши дела в основном осели в квадранте «Важное, но не срочное» – прекрасно! Вы верно распределяете нагрузку.

Квадрант «Неважное, но срочное» тоже говорит о многом. Как правило, в нем располагаются мелкие обязанности и обращения других сотрудников организации (телефонные звонки, просьбы составить справку, срочно предоставить какую-либо информацию и пр.). Если этот квадрант преобладает, то это вовсе не говорит о том, что все значимое вы уже сделали, вполне может быть, что вы просто боитесь большей ответственности и избегаете выполнения важных дел, предпочитая занимать все рабочее время различными мелкими поручениями, возводя их в ранг срочных дел, не терпящих отлагательства. А если же основная масса ваших дел и обязанностей расположилась в квадранте «Неважное и несрочное», то, скорее всего, вы не бухгалтер! Как бы хорошо вы ни умели распоряжаться временем, добиться таких результатов бухгалтеру вряд ли под силу.

Экономим время – повышаем работоспособность

Не пытайтесь все делать сами! Делегируйте часть обязанностей другим членам коллектива. Не бойтесь говорить «нет» и руководству, и коллегам. Объясните, что ваш график так строго сформирован, что времени на занятие дополнительными делами у вас совершенно нет. По словам бухгалтера торговой фирмы Ирины Сретенко, умение отказывать очень помогло ей в экономии рабочего времени: «Когда я только устроилась на работу, то считала, что должна выполнять все поручения, даже не входящие в мои должностные обязанности, – забирала из химчистки вещи замдиректора. Я боялась отказать. От этого страдала моя работа, я не успевала завершать в срок дела. Посетив тренинг по тайм-менеджменту, я научилась искусству говорить “нет”. Не знаю, овладела ли я им в совершенстве, но шубами коллег я больше не занимаюсь!».

Еще один важный элемент оптимизации практически всех процессов, происходящих в бухгалтерии – это автоматизация. Счетовода с кипами бумаг на столе и деревянными счетами ваш директор должен видеть только в старом кино! Ведя автоматизированный учет, формируя отчетность в электронном виде, отправляя ее в инспекцию через Интернет, вы не только существенно экономите собственное время, но и время и деньги фирмы.

И, наконец, обратите внимание на свое физическое и эмоциональное здоровье. Делайте перерывы в работе. Известно, что работоспособность человека значительно повышается, если каждый час делать перерыв на 5–10 минут. Их можно провести с пользой – выполнить простые физические упражнения, заняться дыхательной гимнастикой. Эти процедуры помогут не только расслабиться, отвлечься от проблем, но и поспособствуют сохранению бодрости и энергии в течение всего рабочего дня.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль