Проблема: для оформления поступления материалов на склад по общему правилу необходимо выписать приходный ордер по форме М-4. Ежедневное составление и распечатка этих документов, процедура их подписания у материально ответственных лиц, доставка их в бухгалтерию отнимает значительное время у сотрудников склада и бухгалтеров компании.Решение: вместо распечатки ордера по форме М-4 ставить штамп на накладной от поставщика.
Документ по типовой форме «приходный ордер М-4» применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. О необходимости его составления говорит постановление Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. В этом постановлении сказано, что приходный ордер составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Документ выписывают в одном экземпляре на фактически принятое количество ценностей.
При этом приходный ордер М?4 оформляют только при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными по количеству и качеству (постановление № 71а, п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н). В противном случае положено составлять акт о приемке материалов.
Если нет приходного ордера по форме М-4, налоговики могут не признать расходы на приобретение материалов и отказать компании в вычетах по НДС.
Однако вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться и другим способом. Достаточно на документе поставщика (счет, накладная и т. п.) поставить штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставят номер. Нумеруется он так же, как приходный ордер.
Екатерина Серегина, консультант отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина, подтвердила нам, что такой штамп приравнивается к приходному ордеру: «Об этом прямо говорится в пункте 49 Методических указаний. Единственное – порядок такого документального оформления приемки и оприходования материалов должен быть закреплен в учетной политике организации».