Пять правил действенной инструкции для сотрудников бухгалтерии

384
Как показал наш опрос (стр. 7), большинство главбухов перед отпуском инструктируют своих подчиненных. Но если составить такую инструкцию заранее и не спеша, трудозатрат в итоге понадобится куда меньше, а эффективность будет выше. Опытный психолог и бизнес-тренер поделился приемами, которые должны сделать инструкцию работающим инструментом, а не формальной бумажкой.

1. Составляет инструкцию тот, кто ее выполняет

Конечно, главбух и сам может составить подробную инструкцию своим подчиненным. Однако тогда велик риск какую-то тонкость упустить, да и загруженность главного бухгалтера чаще всего не позволяет заняться прописыванием для каждого сотрудника регламента работы. Гораздо лучше, если изначально свою работу задокументирует сам бухгалтер. Например, специалист, работающий на участке ТМЦ, начнет с того, что напишет: «Не позднее 4-го числа каждого месяца забрать у логистика накладные на приход товара». И так далее. А главный бухгалтер потом проверит, дополнит и утвердит.

2. Инструкция составляется задолго до отпуска

Важно, чтобы составление инструкции было растянуто во времени: за один день вспомнить все ситуации и потенциальные накладки невозможно. Например, логист из правила № 1 может не предоставить накладные. Поэтому в инструкции специалиста по ТМЦ появится следующий пункт: «Если накладные поступили в период с 5-го по 7?е число, то приходовать товар нужно прошлым месяцем. Если накладные поступили позже 7-го числа, то приходовать текущим месяцем». Остальные нестандартные ситуации также добавят записей в инструкции и сделают ее по-настоящему практичной.

3. Инструкции хранятся на сервере в свободном доступе

Лучше всего поместить инструкции на сервере компании и обеспечить свободный доступ к ним для каждого сотрудника. Тогда работники других отделов смогут в любой момент посмотреть, с кем из бухгалтерии им нужно решать тот или иной вопрос. Все тот же логист, недавно принятый на работу, прочтет, что передавать накладные нужно бухгалтеру на участке ТМЦ (имя, фамилия, внутренний номер). И не станет понапрасну отвлекать кассира или расчетчика зарплаты. К тому же представители других отделов наглядно увидят из инструкций, за что отвечают и, наоборот, не отвечают бухгалтеры.

4. Бухгалтеры понимают важность составления инструкций

Если бухгалтеры будут воспринимать написание инструкций как дополнительную нагрузку, то создадут не рабочий документ, а отписку. Поэтому придется потратить время и энергию, чтобы объяснить подчиненным важность этого процесса. Можно провести внутренний конкурс – небольшую премию, дополнительный выходной или другое поощрение тому, кто справится лучше всех. Необходимо, чтобы сотрудники понимали: наличие хорошей инструкции значительно облегчит жизнь прежде всего им самим. В частности, они смогут нормально заменять друг друга в период отпусков.

5. В инструкции есть ответ на вопрос «кто виноват?»

Кроме подробного алгоритма, что делать в непростой ситуации, в инструкцию полезно включить ответ на вопрос «кто виноват?». Допустим, приходные накладные не поступили в бухгалтерию до 5?го числа. За это ответственность несет логист. Но если документы, попавшие в бухгалтерию до 7-го числа включительно, проведены вопреки инструкции текущим месяцем, то спрос с ответственного за эту процедуру бухгалтера. На случай, когда подвели коллеги из других отделов, в инструкции стоит предусмотреть обязанность бухгалтера в такой-то срок составить служебную записку с описанием проблемы.

Можете ли вы позволить себе беззаботный отпуск?

Пять правил действенной инструкции для сотрудников бухгалтерии

Источник: опрос на сайтах www.gazeta-unp.ru и www.glavbukh.ru

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль