Время нахождения работника в командировке можно оплачивать двумя способами: исходя из среднего заработка или начисляя оклад. В последнем случае возможны претензии со стороны налоговых органов Петербурга, поэтому решение, каким образом вознаграждать сотрудника, должен принимать работодатель. Важно – не ущемить командировочного в заработной плате.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Но, с другой стороны, есть Налоговый кодекс, где перечень выплат в пользу работников, уменьшающих базу по налогу на прибыль, открыт.
Рассмотрим два варианта расчета заработной платы.
Варианты расчета
Рассчитываем по окладу. Здесь проблем не возникает. Как плюс – это самый простой удобный способ расчета. Как минус – такой расчет часто вызывает нарекания со стороны проверяющих органов Санкт-Петербурга. Они ссылаются на статью 167 Трудового кодекса.
Считаем исходя из среднего заработка. Здесь возможны две ситуации: 1) когда работнику значительно повышают заработную плату в течение года или выплачивают регулярные премии, 2) когда такого не происходит.
Если зарплата сотрудника растет или ему выплачиваются различные премии, то, безусловно, оплаченные дни командировки по среднему заработку будут выше, чем просто отработанные дни по окладу. Следовательно, работнику выгоднее ездить в командировки, чем работать на месте. Если же сотрудник получает только оклад, то рассчитанный исходя из среднего уровень его заработной платы в командировке будет ниже, чем если бы он работал на месте. В таком случае ездить в командировки работнику невыгодно. Тем более что в статье 9 Трудового кодекса оговорено, что коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то их нельзя применять. Иными словами, если сотруднику установлен определенный уровень заработной платы, то во время выполнения им своих трудовых обязанностей этот уровень не должен снижаться (ст. 132 ТК РФ).
КСТАТИ. Средний заработок определяется в порядке, установленном статьей 139 Трудового кодекса, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922), которое вступило в силу 6 января 2008 года.
Как сохранить командировочному его зарплату
Напрашивается вывод: зарплата во время командировки сотрудника по уровню должна быть такой же, как и во время нахождения на рабочем месте. Не мудрствуя лукаво, на многих предприятиях поступают просто: в табеле учета рабочего времени фиксируют, что сотрудник находился на рабочем месте. Это неправильно, поскольку одновременно находиться в командировке и на рабочем месте сотрудник не может и таким образом искажаются данные первичных бухгалтерских и кадровых документов. Да и при проверке это легко выявит даже малоопытный проверяющий.
Лучше поступить следующим образом. Издать локальный нормативный акт организации (положение о командировках, приказ руководителя), в котором предусмотреть, что за командированным работником сохраняется обычный порядок оплаты труда (т.е. оклад и возможные доплаты). Это не противоречит статье 255 Налогового кодекса, в которой перечень выплат в пользу работника открыт – ее пункт 25 позволяет включать в расходы на оплату труда для уменьшения налога на прибыль «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором». Следовательно, порядок оплаты дней в командировке необходимо прописать в трудовом договоре с сотрудником во избежание возможных споров как с налоговыми органами, так и с работником.
Есть еще одна немаловажная деталь – понятие служебной командировки. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ; постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.10.05 № А42-92/2005-20).
КСТАТИ. В письме Управления ФНС России по Санкт-Петербургу от 03.04.06 № 02-05/07859@ указано, что включение в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, транспортных расходов в связи с местными командировками менеджеров, на поездки бухгалтера в банки и т.п. напрямую Налоговым кодексом не предусмотрено. Но подобные расходы можно принимать к уменьшению налоговой базы в организациях, имеющих технологические особенности производства, либо в случаях, когда расходы на оплату проезда предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Работодатель может давать сотруднику различного рода поручения, иногда и не имеющие прямого отношения к выполняемым функциям. Но все равно по документам будет видно, что данная командировка необходима для нужд организации. Расчет заработка командированного сотрудника будет аналогичным. А вот при составлении трудового договора и издании локальных нормативных актов необходимо быть корректными в формулировках. Если указать, что сотруднику выплачивается оклад за время нахождения в командировке при выполнении им трудовой функции, указанной в договоре или положении о командировках, то при выполнении обязанностей во время командировки, выходящих за пределы трудовых рамок (не указанных нигде), обосновать начисление по окладу будет сложно. В данном случае следует писать фразу о том, что за сотрудником в период нахождения в командировке сохраняются оклад и все возможные выплаты. Таким образом, предполагается, что все функции, выполняемые работником в командировке, будут считаться его должностными или производственными обязанностями. Это также позволит избежать недоразумений с налоговыми органами.
Подведем итоги
В законодательстве существует коллизия относительно оплаты дней работнику, находящемуся в командировке. С одной стороны, рассчитав по среднему заработку, в некоторых случаях можно недоплатить, что может послужить поводом для конфликта с работником или с трудовой инспекцией. С другой стороны, начисляя оклад, можно не найти общего языка с питерской налоговой инспекцией. Здесь работодатель должен сам принять решение. Но оно должно быть таким, чтобы в первую очередь не ущемлять интересы работника. А для контролирующих органов в организации должны быть четко установлены правила оплаты командировок (в трудовом договоре и положении о командировках).