Сотрудница сменила фамилию. Памятка о том, как правильно переоформить документы

1086
Когда сотрудница меняет фамилию, компании нужно внести изменения в массу трудовой документации. Конкретный порядок действий в законодательстве не прописан. Поэтому немудрено и забыть об исправлении какого-нибудь документа. Предлагаем подробную памятку о том, как и что менять.

Сразу отметим, что независимо от того, кем работает сотрудница, порядок исправлений в документах будет одинаковым. В случаях с директором или главбухом появятся лишь несколько дополнительных нюансов.

ОБЩИЙ ПОРЯДОКПО ЛЮБОЙ ИЗ СОТРУДНИЦ

Для начала нужно будет взять у женщины копии нового паспорта и свидетельства о браке или о его расторжении. И уже на основании них делать исправления или замену.

Трудовая книжка.

Внесение изменений в трудовую книжку - самый ясный момент из всей процедуры переоформления. Он подробно прописан в пункте 2.3 Инструкции Минтруда России от 10.10.03 № 69. Прежнюю фамилию сотрудника, указанную на титульном листе, нужно аккуратно зачеркнуть и рядом написать новую. На внутренней стороне обложки трудовой книжки следует сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении, заверить ее подписью уполномоченного лица и печатью компании или кадровой службы, поставить дату исправлений.

Трудовой договор.

Как изменять фамилию и паспортные данные в трудовом договоре, Трудовой кодекс не говорит, и официальных разъяснений чиновников по этому вопросу тоже нет. Поэтому компания вправе выбрать один из двух вариантов.

Первый - заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о внесении изменений в части фамилии и паспортных данных.

Второй - исправить фамилию и паспортные данные так же, как в случае с трудовой книжкой.

Личная карточка работника (форма № Т-2).

Изменения в нее можно вносить точно так же, как в трудовую книжку. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты* не содержат никаких особенностей и оговорок.

Документы по учету расчетов с персоналом.

Новую фамилию нужно будет зафиксировать в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12), расчетно-платежных ведомостях (формы № Т-49, Т-51, Т-53), форме № Т-54 или Т-54а «Лицевой счет». Исправить фамилию нужно также в карточке по форме 1-НДФЛ и индивидуальной карточке учета сумм начисленного ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Обычно компании ведут все перечисленные документы в электронном виде, поэтому сложностей с исправлениями не возникнет.

Страховой полис.

При смене фамилии сотрудницы компания должна уведомить об этом соответствующее отделение ПФР. Заявление об обмене страхового свидетельства подписывает сам работник, а вот передать его в отделение фонда должен работодатель. Это следует из пункта 4 статьи 7 Федерального закона от 01.01.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

В законодательстве об обязательном медицинском страховании аналогичной обязанности работодателя нет. Но, как правило, кадровые службы компаний сами обращаются в фонд за заменой медицинского полиса.

Если компания заключила в отношении своих сотрудников договоры добровольного медицинского или пенсионного страхования (негосударственного пенсионного обеспечения), нужно также передать страховой компании или в НПФ данные о смене фамилии застрахованных сотрудников. А в случае с ДМС обменять полис.

Зарплатная карта.

О смене фамилии женщины нужно успеть сообщить банку до зарплаты. Иначе банк просто не перечислит ее на пластиковую карточку, поскольку фамилия в реестре зачислений не будет соответствовать той, которая содержится в базе данных банка. До оформления новой карты зарплату сотруднице придется выплачивать через кассу компании.

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ПОРЯДОКПО ДИРЕКТОРУ

Когда фамилию меняет руководитель компании (директор, генеральный директор, президент), помимо уже перечисленных придется соблюсти еще несколько формальностей.

Во-первых, подать в налоговую инспекцию заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме № Р14001 (утверждена постановлением Правительства РФ 19.06.02 № 439). Сделать это нужно будет очень оперативно - в течение трех дней с момента выдачи паспорта с новой фамилией (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ). Иначе самого директора могут оштрафовать на сумму до 5000 рублей (ч. 3 ст. 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Во-вторых, оформить в обслуживающем банке новую карточку с образцами подписей и оттиска печати (п. 7.14 инструкции Банка России от 14.09.06 № 28-И).

В-третьих, уведомить существующих контрагентов в том случае, если в договоре зафиксирована такая обязанность.

КСТАТИ.

Несоответствие новой фамилии директора той, которая указана в протоколе (приказе) о его назначении на должность, может вызвать опасения у потенциальных контрагентов. На этот случай на переговорах и при заключении договоров директору лучше всегда иметь под рукой выписку из ЕГРЮЛ.

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ПОРЯДОК ПО ГЛАВБУХУ

В случае смены фамилии главного бухгалтера, имеющего право второй подписи, карточку в обслуживающем банке тоже нужно заменить. А вот уведомлять налоговую инспекцию о новой фамилии главбуха компания не обязана. Но поскольку главбух подписывает налоговую и статистическую отчетность, после изменения фамилии нужно выдать ей новую доверенность на представление отчетности.

* -Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль