text
Газета

Внеофисное хранение документов – путь к налаженной работе бухгалтерии

  • 12 июня 2007
  • 605

Работа любой бухгалтерии приводит к накоплению огромного количества документации, а значит, к необходимости вести архив. Если вы не хотите утруждать себя еще и этой заботой, можно передать полномочия по хранению и архивированию документов специализированной компании.

В Петербурге уже есть подобные аутсорсинговые фирмы, правда пока их немного. Мы расскажем, какие надежды можно возложить на внеофисное хранение документов и как выбрать того, кому доверить это важное дело.

Хранить, нельзя уничтожить

Как известно, законодательство обязывает компании хранить бухгалтерские документы в течение определенного срока с соблюдением особых условий хранения.

ЦИТИРУЕМ ДОКУМЕНТ. «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации...» (пп. 1–3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Конечно, можно создать архивное хранилище в стенах родной организации, нанять специалистов, которые будут обеспечивать документооборот и над-

лежащее хранение важных бумаг. Но можно привлечь для этого профессионалов. В Санкт-Петербурге работает ряд фирм, занимающихся созданием и ведением доброкачественных архивов. Возложив на такую организацию обязанности по учету, хранению и уничтожению документов, вы позволите себе оптимизировать количество персонала, отказаться от закупок офисной техники и дополнительного оборудования.

VIP-условия создадут профессионалы

В специализированных архивных хранилищах вашим бумагам обеспечат долговечность при помощи правильно подобранных температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов. «Прежде чем поместить документы в архиво-

хранилище, находящееся на закрытой территории, наши специалисты систематизируют бумаги, составят опись, в случае необходимости переведут их на электронные носители, что создаст дополнительную гарантию сохранности документации. Составленная в электронном виде опись позволяет за считанные минуты производить поиск необходимых бухгалтерских регистров и их доставку владельцу», – поясняют в компании «Архив-СПБ».

Спектр услуг компаний-архиваторов достаточно широк. По желанию клиента документы фирмы могут пройти полную процедуру архивации в соответствии с федеральными и международными стандартами:

– комплексное обследование состояния архивного фонда организации;

– экспертизу ценности документов;

– научно-техническую обработку;

– выделение к уничтожению бумаг с истекшими сроками хранения;

– переплет;

– составление номенклатуры дел;

– подготовку к аудиторским и налоговым проверкам.

Вам предоставят возможность воспользоваться одной из нескольких систем хранения. Как правило, в архивохранилищах создают две системы хранения: для неактивных и для постоянно используемых документов. Первая предназначена для бумаг, которыми фирма предполагает пользоваться нечасто. Их упаковывают в архивные коробы, помеченные штрихкодом. Это позволяет занести поступивший короб в компьютерную систему учета и обеспечить легкий поиск нужных документов по требованию клиента. Вторая система рассчитана на регулярную выемку отдельных документов из архивного короба, поэтому штрих-коды наносят на каждую папку (дело, файл). По желанию клиентов для полной конфиденциальности возможна опечатка отдельных дел внутри короба или же опломбирование самих коробов.

Архивохранилища организованы таким образом, что вы сможете в нужное время получить необходимые документы. Чаще всего доставку осуществляет курьерская служба самой аутсорсинговой компании. Передача части архива регистрируется в бумажном и электронном виде. Отметим, что не всякий сотрудник организации вправе заказать документы: этой привилегией могут пользоваться только определенные члены фирмы. Технология кодирования документов позволяет следить за тем, кто и когда заказывал тот или иной документ, какие из них остались в офисе, а какие вернулись в архивное хранилище.

Вы не будете опасаться форс-мажора: подобные архивохранилища оснащены системами автоматического пожаротушения. Кроме того, заключаемые на хранение договоры гарантируют возмещение убытков, связанных с непреднамеренной порчей или потерей документов.

Уничтожать тоже надо уметь

Большинство архивных аутсорсинговых компаний оказывает услуги по профессиональному уничтожению бумаг. Не секрет, что документы даже с истекшим сроком хранения – носители важной и зачастую конфиденциальной информации. Поэтому вам предложат несколько гарантированных способов стопроцентного уничтожения архива под контролем сотрудников аутсорсинговой компании, а при желании – и в присутствии представителей вашей фирмы.

За удобства надо платить

Важно понимать, что обращение к услугам по внеофисному хранению документов должно быть тщательно взвешено и оценено с точки зрения рентабельности. «Аренда офиса класса Б в Санкт-Петербурге обходится в среднем в 500 долларов за 1 кв. метр в год. Отправляя документы на внешнее хранение, компания, расположенная в таком офисе, экономит не менее 50 процентов от этой суммы за счет высвобождения из-под бумаг полезной офисной площади. Сокращаются расходы на персонал, обслуживающий архив, на дорогое оборудование, предназначенное для хранения. Еще более выгодно хранить документы вне офиса, если фирма расположена в офисе класса А с арендными ставками порядка 1000 долларов за 1 кв. метр в год», – считает Виталий Конюхов, председатель совета директоров компании «ОСГ Рекордз Менеджмент».

К выбору поставщика услуг архивного аутсорсинга подойдите ответственно. Один из главных факторов – вопрос безопасности, в частности, противопожарной и конфиденциальной. Не последнюю роль играет возможность параллельного архивирования как в бумажном, так и в электронном виде. До заключения договора необходимо выяснить, какую ответственность принимает на себя поставщик услуг в случае форс-мажорных обстоятельств, как досрочно расторгнуть контракт и прочие нюансы. Большим плюсом при выборе компании служит рекомендация некоммерческой Международной ассоциации поставщиков услуг внеофисного хранения PRISM (Professional Records & Infortion Services Management), куда входят компании из 38 стран мира, в том числе и России.

В заключение отметим, что сторонняя компания хранит ваш архив, а не наводит в нем порядок. Если на этапе создания архива в делопроизводстве вашей организации царил полный хаос, не стоит рассчитывать на то, что сотрудники архивной службы наведут в ваших бумагах идеальный порядок.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.