Внеофисное хранение документов – путь к налаженной работе бухгалтерии

599
Работа любой бухгалтерии приводит к накоплению огромного количества документации, а значит, к необходимости вести архив. Если вы не хотите утруждать себя еще и этой заботой, можно передать полномочия по хранению и архивированию документов специализированной компании.

В Петербурге уже есть подобные аутсорсинговые фирмы, правда пока их немного. Мы расскажем, какие надежды можно возложить на внеофисное хранение документов и как выбрать того, кому доверить это важное дело.

Хранить, нельзя уничтожить

Как известно, законодательство обязывает компании хранить бухгалтерские документы в течение определенного срока с соблюдением особых условий хранения.

ЦИТИРУЕМ ДОКУМЕНТ. «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации...» (пп. 1–3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Конечно, можно создать архивное хранилище в стенах родной организации, нанять специалистов, которые будут обеспечивать документооборот и над-

лежащее хранение важных бумаг. Но можно привлечь для этого профессионалов. В Санкт-Петербурге работает ряд фирм, занимающихся созданием и ведением доброкачественных архивов. Возложив на такую организацию обязанности по учету, хранению и уничтожению документов, вы позволите себе оптимизировать количество персонала, отказаться от закупок офисной техники и дополнительного оборудования.

VIP-условия создадут профессионалы

В специализированных архивных хранилищах вашим бумагам обеспечат долговечность при помощи правильно подобранных температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов. «Прежде чем поместить документы в архиво-

хранилище, находящееся на закрытой территории, наши специалисты систематизируют бумаги, составят опись, в случае необходимости переведут их на электронные носители, что создаст дополнительную гарантию сохранности документации. Составленная в электронном виде опись позволяет за считанные минуты производить поиск необходимых бухгалтерских регистров и их доставку владельцу», – поясняют в компании «Архив-СПБ».

Спектр услуг компаний-архиваторов достаточно широк. По желанию клиента документы фирмы могут пройти полную процедуру архивации в соответствии с федеральными и международными стандартами:

– комплексное обследование состояния архивного фонда организации;

– экспертизу ценности документов;

– научно-техническую обработку;

– выделение к уничтожению бумаг с истекшими сроками хранения;

– переплет;

– составление номенклатуры дел;

– подготовку к аудиторским и налоговым проверкам.

Вам предоставят возможность воспользоваться одной из нескольких систем хранения. Как правило, в архивохранилищах создают две системы хранения: для неактивных и для постоянно используемых документов. Первая предназначена для бумаг, которыми фирма предполагает пользоваться нечасто. Их упаковывают в архивные коробы, помеченные штрихкодом. Это позволяет занести поступивший короб в компьютерную систему учета и обеспечить легкий поиск нужных документов по требованию клиента. Вторая система рассчитана на регулярную выемку отдельных документов из архивного короба, поэтому штрих-коды наносят на каждую папку (дело, файл). По желанию клиентов для полной конфиденциальности возможна опечатка отдельных дел внутри короба или же опломбирование самих коробов.

Архивохранилища организованы таким образом, что вы сможете в нужное время получить необходимые документы. Чаще всего доставку осуществляет курьерская служба самой аутсорсинговой компании. Передача части архива регистрируется в бумажном и электронном виде. Отметим, что не всякий сотрудник организации вправе заказать документы: этой привилегией могут пользоваться только определенные члены фирмы. Технология кодирования документов позволяет следить за тем, кто и когда заказывал тот или иной документ, какие из них остались в офисе, а какие вернулись в архивное хранилище.

Вы не будете опасаться форс-мажора: подобные архивохранилища оснащены системами автоматического пожаротушения. Кроме того, заключаемые на хранение договоры гарантируют возмещение убытков, связанных с непреднамеренной порчей или потерей документов.

Уничтожать тоже надо уметь

Большинство архивных аутсорсинговых компаний оказывает услуги по профессиональному уничтожению бумаг. Не секрет, что документы даже с истекшим сроком хранения – носители важной и зачастую конфиденциальной информации. Поэтому вам предложат несколько гарантированных способов стопроцентного уничтожения архива под контролем сотрудников аутсорсинговой компании, а при желании – и в присутствии представителей вашей фирмы.

За удобства надо платить

Важно понимать, что обращение к услугам по внеофисному хранению документов должно быть тщательно взвешено и оценено с точки зрения рентабельности. «Аренда офиса класса Б в Санкт-Петербурге обходится в среднем в 500 долларов за 1 кв. метр в год. Отправляя документы на внешнее хранение, компания, расположенная в таком офисе, экономит не менее 50 процентов от этой суммы за счет высвобождения из-под бумаг полезной офисной площади. Сокращаются расходы на персонал, обслуживающий архив, на дорогое оборудование, предназначенное для хранения. Еще более выгодно хранить документы вне офиса, если фирма расположена в офисе класса А с арендными ставками порядка 1000 долларов за 1 кв. метр в год», – считает Виталий Конюхов, председатель совета директоров компании «ОСГ Рекордз Менеджмент».

К выбору поставщика услуг архивного аутсорсинга подойдите ответственно. Один из главных факторов – вопрос безопасности, в частности, противопожарной и конфиденциальной. Не последнюю роль играет возможность параллельного архивирования как в бумажном, так и в электронном виде. До заключения договора необходимо выяснить, какую ответственность принимает на себя поставщик услуг в случае форс-мажорных обстоятельств, как досрочно расторгнуть контракт и прочие нюансы. Большим плюсом при выборе компании служит рекомендация некоммерческой Международной ассоциации поставщиков услуг внеофисного хранения PRISM (Professional Records & Infortion Services Management), куда входят компании из 38 стран мира, в том числе и России.

В заключение отметим, что сторонняя компания хранит ваш архив, а не наводит в нем порядок. Если на этапе создания архива в делопроизводстве вашей организации царил полный хаос, не стоит рассчитывать на то, что сотрудники архивной службы наведут в ваших бумагах идеальный порядок.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль