Прошу совета: Избавляемся от ошибок в счетах-фактурах

353
Евгения Волжанская, главный бухгалтер из города Алексина Тульской области, делится назревшей в компании проблемой: «Наши менеджеры очень часто приносят неправильно заполненные счета-фактуры. Приходится самостоятельно просить контрагента исправить документы, но это занимает очень много времени. Мы хотим так организовать работу, чтобы все счета-фактуры, приходящие в бухгалтерию, были заполнены правильно. Коллеги, подскажите, как вы поступаете?»

Евгения Волжанская, главный бухгалтер из города Алексина Тульской области, делится назревшей в компании проблемой: «Наши менеджеры очень часто приносят неправильно заполненные счета-фактуры. Приходится самостоятельно просить контрагента исправить документы, но это занимает очень много времени. Мы хотим так организовать работу, чтобы все счета-фактуры, приходящие в бухгалтерию, были заполнены правильно. Коллеги, подскажите, как вы поступаете?»

Мнение 1: учите сотрудников

Валентина Степанова, главный бухгалтер московского ОАО ТД «ГУМ», поступает следующим образом: «Мы систематически проводим разъяснительную работу с менеджерами, которые привозят счета-фактуры. Организуем как коллективные семинары, так и индивидуальные занятия. Также раз или два в течение года раза практикуем издание приказа «О повышении персональной ответственности и контроле за своевременным оформлением оправдательных первичных документов». Каждый сотрудник знакомится с этим приказом под роспись. Такая форма агитации особенно действенна».

Мнение 2: переложите ответственность на контрагентов

Сергей Зинькович, руководитель налогового управления компании «Северсталь-ресурс» из Москвы, делится опытом: «Во-первых, выдаем всем нашим сотрудникам памятку по заполнению счетов-фактур. Она разработана в соответствии со структурой унифицированной формы самого счета-фактуры. Такая памятка помогает менеджеру уже в момент получения документа оценить правильность его составления и оперативно исправить ошибку. Во-вторых, мы часто включаем в договоры с поставщиками условие об ответственности за представление счетов-фактур, которые заполнены ненадлежащим образом. В этом случае у контрагента появляется заинтересованность в том, чтобы выдать нам правильно оформленные документы».

Мнение 3: используйте материальное стимулирование

Максим Домуховский, главный бухгалтер ООО «СмолКартон» из Смоленска, советует поступать так: «Менеджер вряд ли будет выполнять ваши просьбы, пока его не заинтересовать в этом материально. Впишите в должностную инструкцию, что работник обязан проверить получаемые документы на корректность заполнения. Не забудьте получить от сотрудника подписку об ознакомлении с должностной инструкцией, а также с инструкцией по заполнению первичных документов (их не так уж и много). Такие меры позволят вам использовать прием депремирования (частично лишить премии) сотрудника, если он сдал в бухгалтерию неправильно заполненный счет-фактуру. Обратите внимание, что ни в коем случае нельзя использовать систему штрафов, так как такие меры воздействия на сотрудников незаконны.

Советую также всех контрагентов закрепить за конкретными менеджерами. Дело в том, что зачастую ошибки обнаруживаются намного позже прихода документов. Поэтому без такого закрепления очень трудно определить, кто же из менеджеров виноват».

Мнение 4: объясняйте менеджеру на его языке

Нелля Ерохина, главный бухгалтер группы компаний «Кофе-Центр» из Москвы, решила для себя эту проблему таким образом: «Конечно, мы проводили и семинары для менеджеров, и раздавали памятки, но еще одним действенным способом оказался разговор на понятном для менеджера языке. Однажды, объясняя важность для бухгалтерии этого документа, я заметила, что для нашей компании неправильно оформленный счет-фактура - это все равно что фальшивая купюра для банка. И вот тогда-то меня и услышали! Теперь я всегда использую это удачное сравнение, действует убедительно как на бухгалтера, так и на сотрудников, далеких от бухучета».

Выбор читателя. Евгения Волжанская решила разработать памятки для сотрудников и ввести систему депремирования. Без материальной заинтересованности менеджеры, учитывая их загруженность, вряд ли будут проверять получаемые счета-фактуры. Впоследствии Евгения планирует настоять на том, чтобы в договоры с поставщиками было включено условие об ответственности за ошибки в первичных документах.

Выбор редакции. Мы считаем, что в первую очередь следует предусмотреть ответственность контрагента за представление неправильно заполненного счета-фактуры. Поставщик в первую очередь должен быть заинтересован в отсутствии ошибок. А в качестве второй ступени контроля компания может обязать менеджеров проверять получаемые документы с помощью памятки.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль