Прошу совета: Избавляемся от ошибок в счетах-фактурах

359
Евгения Волжанская, главный бухгалтер из города Алексина Тульской области, делится назревшей в компании проблемой: «Наши менеджеры очень часто приносят неправильно заполненные счета-фактуры. Приходится самостоятельно просить контрагента исправить документы, но это занимает очень много времени. Мы хотим так организовать работу, чтобы все счета-фактуры, приходящие в бухгалтерию, были заполнены правильно. Коллеги, подскажите, как вы поступаете?»

Евгения Волжанская, главный бухгалтер из города Алексина Тульской области, делится назревшей в компании проблемой: «Наши менеджеры очень часто приносят неправильно заполненные счета-фактуры. Приходится самостоятельно просить контрагента исправить документы, но это занимает очень много времени. Мы хотим так организовать работу, чтобы все счета-фактуры, приходящие в бухгалтерию, были заполнены правильно. Коллеги, подскажите, как вы поступаете?»

Мнение 1: учите сотрудников

Валентина Степанова, главный бухгалтер московского ОАО ТД «ГУМ», поступает следующим образом: «Мы систематически проводим разъяснительную работу с менеджерами, которые привозят счета-фактуры. Организуем как коллективные семинары, так и индивидуальные занятия. Также раз или два в течение года раза практикуем издание приказа «О повышении персональной ответственности и контроле за своевременным оформлением оправдательных первичных документов». Каждый сотрудник знакомится с этим приказом под роспись. Такая форма агитации особенно действенна».

Мнение 2: переложите ответственность на контрагентов

Сергей Зинькович, руководитель налогового управления компании «Северсталь-ресурс» из Москвы, делится опытом: «Во-первых, выдаем всем нашим сотрудникам памятку по заполнению счетов-фактур. Она разработана в соответствии со структурой унифицированной формы самого счета-фактуры. Такая памятка помогает менеджеру уже в момент получения документа оценить правильность его составления и оперативно исправить ошибку. Во-вторых, мы часто включаем в договоры с поставщиками условие об ответственности за представление счетов-фактур, которые заполнены ненадлежащим образом. В этом случае у контрагента появляется заинтересованность в том, чтобы выдать нам правильно оформленные документы».

Мнение 3: используйте материальное стимулирование

Максим Домуховский, главный бухгалтер ООО «СмолКартон» из Смоленска, советует поступать так: «Менеджер вряд ли будет выполнять ваши просьбы, пока его не заинтересовать в этом материально. Впишите в должностную инструкцию, что работник обязан проверить получаемые документы на корректность заполнения. Не забудьте получить от сотрудника подписку об ознакомлении с должностной инструкцией, а также с инструкцией по заполнению первичных документов (их не так уж и много). Такие меры позволят вам использовать прием депремирования (частично лишить премии) сотрудника, если он сдал в бухгалтерию неправильно заполненный счет-фактуру. Обратите внимание, что ни в коем случае нельзя использовать систему штрафов, так как такие меры воздействия на сотрудников незаконны.

Советую также всех контрагентов закрепить за конкретными менеджерами. Дело в том, что зачастую ошибки обнаруживаются намного позже прихода документов. Поэтому без такого закрепления очень трудно определить, кто же из менеджеров виноват».

Мнение 4: объясняйте менеджеру на его языке

Нелля Ерохина, главный бухгалтер группы компаний «Кофе-Центр» из Москвы, решила для себя эту проблему таким образом: «Конечно, мы проводили и семинары для менеджеров, и раздавали памятки, но еще одним действенным способом оказался разговор на понятном для менеджера языке. Однажды, объясняя важность для бухгалтерии этого документа, я заметила, что для нашей компании неправильно оформленный счет-фактура - это все равно что фальшивая купюра для банка. И вот тогда-то меня и услышали! Теперь я всегда использую это удачное сравнение, действует убедительно как на бухгалтера, так и на сотрудников, далеких от бухучета».

Выбор читателя. Евгения Волжанская решила разработать памятки для сотрудников и ввести систему депремирования. Без материальной заинтересованности менеджеры, учитывая их загруженность, вряд ли будут проверять получаемые счета-фактуры. Впоследствии Евгения планирует настоять на том, чтобы в договоры с поставщиками было включено условие об ответственности за ошибки в первичных документах.

Выбор редакции. Мы считаем, что в первую очередь следует предусмотреть ответственность контрагента за представление неправильно заполненного счета-фактуры. Поставщик в первую очередь должен быть заинтересован в отсутствии ошибок. А в качестве второй ступени контроля компания может обязать менеджеров проверять получаемые документы с помощью памятки.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль