Прошу совета. Как сохранить информацию по выцветающим чекам?

1143
В советах коллег нуждается Елена Максимовская, главный бухгалтер из Нижнего Новгорода:

«У нашей организации большой автопарк, и водители из каждого рейса привозят множество кассовых чеков с автозаправок. Кроме того, некоторые запчасти мы покупаем через подотчетных лиц. Недавно я обнаружила, что кассовые чеки сильно выцветают и на них ничего невозможно прочитать. Я обзвонила нескольких контрагентов. Они меня перенаправили в компании, которые занимаются обслуживанием кассовых аппаратов. Оказалось, что в большинстве ККМ используется термопечать, при которой информация на документе может сохраняться максимум один год. Как же я смогу подтвердить расходы в налоговом учете, когда ко мне придет проверка? Посоветуйте, как быть?»

Мнение 1: делайте ксерокопии всех чеков

Александр Меновщиков, заместитель главного бухгалтера Краснокамской бумажной фабрики филиала ФГУП «Гознак», делится опытом: «Термопечать боится тепла и солнечного света, а светокопии документа менее подвержены таким воздействиям. Поэтому мы делаем ксерокопии со всех кассовых чеков и заверяем их подписью руководителя и печатью организации. К копии обязательно прикладываем и сам чек, пусть даже уже выцветший. Этот способ сохранения информации посоветовали нам наши налоговые инспекторы».

Мнение 2: выборочно копируйте чеки

Наталья Ермолаева, главный бухгалтер ООО «Партнер», поступает несколько иначе: «В отношении чеков на небольшие для нас суммы мы ничего особого не предпринимаем. Бухгалтер просто убирает их вместе с авансовыми отчетами в архив и достает только в случае проверки. Поскольку чеки находятся в темноте, то надписи сохраняются необходимое время. Когда подотчетные лица сдают чеки на большие суммы, мы, согласно приказу руководителя, делаем копии таких документов и заверяем их подписью уполномоченного лица, а также печатью. Считаем, что это не противоречит действующему законодательству».

Мнение 3: пишите на обратной стороне

Нетривиальный способ предлагает Ольга Кривоносова, главный бухгалтер из Воронежа: «Не у каждой организации получится делать копии чеков, поэтому, на мой взгляд, бухгалтер может просто переписать основные реквизиты чека на его оборотную сторону. Данные записи заверяются подписью уполномоченных лиц, а также печатью организации. Это та же самая копия, только сделанная без применения технических средств. Я считаю, что такой документ может служить документальным подтверждением расходов в налоговом учете».

Мнение 4: переводите на безналичный расчет

Не раз сталкивалась с такой ситуацией и Нелля Ерохина, главный бухгалтер группы компаний «Семейный доктор» из Москвы: «У нас был большой автотранспортный парк. Помимо проблем с хранением чеков сложность доставляло то, что на многих заправках изначально чеки выдавались очень бледные, едва читаемые. Бухгалтер, работающий с подотчетными лицами, своевременно предупреждала водителей, чтобы они обращали на это серьезное внимание и больше на таких заправках не заправлялись. А чтобы полностью решить проблему, основную часть автотранспорта мы стали заправлять за безналичный расчет. В результате сократилась работа бухгалтера и кассира, а также объем документооборота».

Принимаем решение

Выбор читателя. Елена Максимовская выбрала третий вариант, при котором бухгалтер будет указывать основные реквизиты на оборотной стороне кассового чека. Количество чеков, поступающих в бухгалтерию, настолько велико, что для их ксерокопирования придется потратить слишком много времени.

Выбор редакции.

Мы полагаем, что выбранный читательницей способ может обернуться налоговыми спорами. Рациональнее, на наш взгляд, хотя бы выборочно, но копировать чеки. Кстати, когда этот материал уже был готов, мы узнали о том, что вариант с копированием чеков одобряет Минфин России (письмо от 03.04.07 № 03-03-06/1/209; опубликовано в приложении «Официальные документы» № 15, 2007). Это письмо добавляет компании уверенности в том, что копии чеков помогут избежать претензий налоговиков.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль