Как оформить образцовые справки № 2-НДФЛ, не делая лишней работы

676
К справкам № 2-НДФЛ, как и к любой другой налоговой отчетности, у инспекторов есть свои особые требования. Зачастую выясняются они уже при непосредственной сдаче: не в ту инспекцию представили, не так написали адрес работника, не тот код дохода выбрали. А то и вовсе показатели, по мнению инспекторов, «ненормальные» - не такие, как у других. Наша главная тема номера о том, как предотвратить подобные сложности. Благо на это у компаний есть еще почти полтора месяца.

Чтобы ускорить и облегчить процесс заполнения отчетности по НДФЛ, стоит заранее позаботиться о решении ряда принципиальных моментов. Это не так-то просто - чиновники дают противоречивые разъяснения и установки инспекторам.

НАПОМНИМ. До 1 апреля 2008 года все компании, которые выплачивали в прошлом году доходы работникам и другим физическим лицам, должны сдать по ним справки по форме № 2-НДФЛ. Такая обязанность возложена на налоговых агентов положениями пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса. Причем нужно составить отдельные справки на доходы, которые облагались по разным ставкам (Рекомендации по заполнению сведений по форме № 2-НДФЛ, утвержденные приказом ФНС России от 13.10.06 № САЭ-3-04/706@).

Заполнять ли справку по доходам, которые не облагаются НДФЛ?

Все зависит от того, полностью или частично выплаты освобождены от НДФЛ.

Доходы, полностью освобожденные от налога (например, компенсации, предусмотренные законодательством, пособия по беременности и родам и т. п.), не нужно отражать в справке № 2-НДФЛ. Ведь при выплате этих сумм компания не является налоговым агентом. По этому поводу у чиновников разногласий нет (письма Минфина России от 04.04.07 № 03-04-06-01/109, ФНС России от 26.02.06 № 04-1-03/105).

А вот по доходам, с которых НДФЛ взимается только при условии превышения лимита, в письменных разъяснениях финансового министерства и налоговой службы единство отсутствует. Речь идет исключительно о доходах, предусмотренных пунктами 28 и 33 статьи 217 Налогового кодекса. Это, например, материальная помощь и подарки работникам, не превышающие 4000 рублей.

Если подобная выплата за 2007 год не вышла за рамки, значит, она в полной сумме не облагается налогом на доходы физических лиц. Надо ли ее тогда отражать в справке?

Минфин России считает, что не надо, потому что в такой ситуации компания не является налоговым агентом (письма Минфина России от 09.02.07 № 03-04-06-01/31, от 15.12.06 № 03-05-01-04/332).

Налоговики же разъясняли все наоборот - суммы такого дохода должны быть в справке (письмо ФНС России от 17.11.06 № 04-2-02/688@). Но актуальность такой позиции в ФНС нам не подтвердили. Как стало известно «УНП», налоговики сейчас считают, что указывать доходы, с полной суммы которых не удерживался НДФЛ, не нужно. В том числе и по тем, которые не облагаются в соответствии с пунктами 28 и 33 статьи 217 НК РФ. Правда, поскольку это только устные разъяснения ФНС России, есть вероятность, что на местах инспекторы будут считать иначе. На такой случай можно при проверке сослаться на упомянутые письма Минфина и судебную практику в пользу компаний (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 12.04.07 № КА-А40/2260-07, Центрального округа от 08.06.06 № А35-1803/05-С3).

Если же в течение 2007 года подобная выплата превысила предел, то отразить ее в справке № 2-НДФЛ необходимо. Порядок такой: всю выплаченную сумму надо поставить в доход, а необлагаемую - отразить в составе вычетов. Допустим, компания выдала материальную помощь в размере 10 000 рублей. Значит, в доходах бухгалтерия отразит именно ее, а в вычеты поставит 4000 рублей. Такой порядок прописан в Рекомендациях по заполнению сведений по форме № 2-НДФЛ.

Отчитываться ли по доходам, начисленным в прошлом году, но выплаченным в этом?

Нет, не нужно. В справке № 2-НДФЛ указывают только фактически полученные доходы. Дата получения доходов в денежной форме - это день их выплаты, доходов в натуральной форме - день получения, а доходов в виде материальной выгоды - день погашения процентов по займу (ст. 223 НК РФ). Так что если эти дни приходятся на 2008 год, то в справке № 2-НДФЛ за 2007 год по таким доходам отчитываться не надо. Подобная ситуация может сложиться с отпускными, непроизводственными премиями, дивидендами, выплатами по гражданско-правовым договорам и др.

Единственным исключением является заработная плата. Датой ее получения в целях НДФЛ является не день фактической выплаты, а последний день месяца, за который она начислена. Это прямо указано в пункте 2 статьи 223 Налогового кодекса. Поэтому зарплату, рассчитанную в декабре прошлого года, но выданную работнику в январе 2008 года, нужно отражать в справке 2-НДФЛ за 2007 год. Это «УНП» подтвердили и в ФНС России.

По какой ставке отражать доход иностранца, который в 2007 году стал резидентом?

Все зависит от того, пересчитала ли компания в 2007 году по ставке 13 процентов НДФЛ, удержанный с нерезидента по ставке 30 процентов, или нет.

НАПОМНИМ. Если в середине года работник приобрел статус налогового резидента, то со всех вознаграждений, выплаченных с начала года, налог пересчитывают по ставке 13 процентов (письма Минфина России от 22.11.07 № 03-04-06-01/406, от 13.11.07 № 03-03-06-01/385). В ФНС России считают, что такой перерасчет компания вправе сделать, только если получит заявление об этом от работника. После перерасчета излишнюю сумму налога можно зачесть в счет будущего НДФЛ. Но тут опять же потребуется от работника заявление, но уже на зачет, которое компания вместе со своим заявлением должна представить в инспекцию.

Итак, если НДФЛ компания пересчитала, тогда надо будет подать только одну справку 2-НДФЛ по ставке 13 процентов. В ней отразить все доходы, полученные иностранным работником в 2007 году как до, так и после приобретения статуса налогового резидента. Это «УНП» подтвердили и в Минфине России. Если при этом сумма переплаты не была полностью засчитана в 2007 году в счет дальнейших удержаний по НДФЛ, то остаток долга бюджета перед работником нужно показать в пункте 5.9 справки.

Если перерасчета не было, то подаются две справки. Одна - по доходам, облагаемым по ставке 30 процентов, то есть по тем, которые получены до приобретения статуса налогового резидента. Вторая - по доходам, с которых взимается налог в размере 13 процентов, то есть по доходам, выплаченным после того, как статус работника изменился.

Как избежать проблем из-за улицы

Бывают ситуации, когда в программе составления отчетности по форме № 2-НДФЛ, а именно в Классификаторе адресов России (КЛАДР), нет улицы, на которой проживает работник. А без этого реквизита отчетность в электронной форме по этому сотруднику не загрузится в программу инспекции. Значит, налоговики могут посчитать, что справки не сданы.

На практике иногда в таком случае указывают другую улицу, как правило соседнюю. Но мы не рекомендуем так поступать, потому что может случиться нестыковка с карточкой расчетов с бюджетом.

Поэтому лучше вручную внести правильное название улицы в справку. При открытии отчетности в инспекции может выйти ошибка по проблемному налогоплательщику. Поэтому в подтверждение того, что это на самом деле не ошибка и адрес действительно верный, надо приложить к отчетности копию паспорта.

С чем инспектор сравнит представленные вами справки

1 С декларацией по страховым взносам в ПФР

Что с чем сопоставляется. Количество сданных компанией справок с кодом дохода 2000 или 2530 (денежная и натуральная зарплата) и численность работников по данным декларации по взносам в ПФР за 2007 год (разд. 2.2 стр. 402 гр. 6).

Если обнаружится расхождение. Инспектор заподозрит, что компания отчиталась о НДФЛ не всех своих сотрудников. Если выяснится, что справок действительно не хватает, компании грозит штраф (ст. 126 НК РФ).

Возможное объяснение. В декларации по взносам в ПФР могут быть учтены не только работники, но и физические лица, выполнившие работы (оказавшие услуги) по гражданско-правовому договору. А их доходы отражаются в справках с кодом 2010.

2 Снова с декларацией по страховым взносам в ПФР

Что с чем сопоставляется. Сумма налога, удержанного по ставке 13 процентов, по всем сданным компанией справкам сравнивается с облагаемой базой по взносам на обязательное пенсионное страхование за 2007 год, умноженной на 13 процентов.

Если обнаружится расхождение. Если удержанный налог существенно меньше его расчетной суммы исходя из базы по страховым взносам (существенность - на усмотрение инспектора), налоговая может потребовать объяснений.

Возможное объяснение. В базу по взносам в ПФР могли попасть суммы (помимо зарплаты), которые были начислены в 2007 году, а выплачены в 2008 году. К примеру, отпускные, выплата которых была задержана.

3 Со справками других компаний той же отрасли

Что с чем сопоставляется. Среднемесячная зарплата в компании (сумма доходов с кодом 2000 и 2530 во всех справках, деленная на число таких справок и число месяцев работы компании в 2007 году) сравнивается со среднеотраслевым показателем (во многих регионах эти данные публикуются на сайте местного УФНС).

Если обнаружится расхождение. Руководителя и главного бухгалтера ждет вызов на зарплатную комиссию.

Возможное объяснение. Тяжелое финансовое положение, неполный рабочий день, малые объемы работ и прочее (см. «УНП» № 20, 2007, стр. 6 «Какие аргументы работают (и не работают) на зарплатой комиссии»).

4 С декларацией по налогу на прибыль

Что с чем сопоставляется. Сумма дивидендов, выплаченных физлицам-резидентам, по данным декларации по налогу на прибыль за 2007 год (лист 03 разд. А стр. 120) сопоставляется с суммой доходов, облагаемых по ставке 9 процентов, во всех сданных компанией справках.

Если обнаружится расхождение. Если по декларации будет видно распределение дивидендов физлицам, а в справках это не найдет отражения, то инспектор потребует пояснений.

Возможное объяснение. Решение о распределении дивидендов, на основании которого заполняется годовая декларация по налогу на прибыль, было принято в 2007 году. Но фактически участники получили денежные средства только в 2008 году.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль