Вернуть подотчетные поможет специальное требование

3592
Налоговики могут потребовать исчисления и уплаты НДФЛ, если работник не представляет авансовый отчет и не возвращает неизрасходованные подотчетные суммы. Снизить риск доначислений можно, подготовив требование о возврате подотчетных. Главное, правильно составить документ.

Позиция налоговиков. По мнению проверяющих, если доказательств расходования работником подотчетных сумм и оприходования материальных ценностей нет, то данные денежные средства являются доходом подотчетного лица (п. 8 письма ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Следовательно, компания обязана исчислить, удержать и уплатить НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

При этом налоговики ссылаются на постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и 13510/12. Аналогичные решения в пользу налоговиков принимали и нижестоящие суды (постановления ФАС Западно-Сибирского от 23.12.13 № А27-1862/2013, Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 округов). Указанные споры основаны на толковании положений статей 209 и 210 НК РФ. Однако НК РФ не содержит прямого указания на то, что выданные под отчет деньги являются доходом сотрудника или могут становиться им при наличии определенных обстоятельств.

Судебная практика в пользу компаний. В постановлении ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012 суд отметил, что фискалы не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные работникам под отчет, в доходы, пока не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке. Более того, суд установил, что в настоящее время заявитель предпринимает действия по взысканию с работников средств, расходование которых документально не подтверждено.

По мнению ФАС Восточно-Сибирского округа, средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров, работ, услуг, не являются его доходом по смыслу статьи 209НК РФ (постановление от 19.04.06№ А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1). К аналогичным выводам судьи приходили и во множестве других подобных споров (постановления ФАС Московского от 16.06.10№ КА-А40/5879-10-3, Волго-Вятского от 12.11.08 № А43-3598/2008-6-65 округов).

Невозвращенные подотчетные суммы НДФЛ не облагаются

Позиция Минфина. Чиновники считают, что деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены. И пока существует такая возможность, не являются доходом работника. При этом компания должна принять все предусмотренные законодательством меры по возвращению средств, выданных под отчет (письмо от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Действия, направленные на истребование с подотчетного лица денег, за которые оно не отчиталось в срок, будут свидетельствовать о непризнании выданных подотчетных сумм в качестве дохода физлица.

Снижение налоговых рисков

Компания может письменно обратиться к каждому подотчетнику с требованием о возврате денег и предоставлении авансового отчета с приложением оправдательных документов. Такой документ позволит снизить риск привлечения компании к налоговой ответственности за неудержание и неперечисление НДФЛ в бюджет (ст. 123 НК РФ). Кроме того, указанное требование будет стимулировать сотрудников вернуть неизрасходованные суммы или отчитаться за них. К тому же признание подотчетником суммы долга является обстоятельством, которое может послужить причиной для прерывания срока исковой давности (ст. 196, 203 ГК РФ).

Работник утверждал, что целый год получал подотчетные вместо зарплаты

Составление требования. Требование о предоставлении авансового отчета и о возврате неизрасходованных подотчетных сумм компания вправе составить в произвольной форме. Документ лучше всего заверить печатью и личной подписью руководителя организации. А для подписания главбухом указанного требования необходимо выдать ему соответствующую доверенность либо убедиться в том, что в организации действует локальный акт, обязывающий работников выполнять требования главбуха.

Дополнительные меры безопасности. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель компании, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм. Если срок возврата установлен, то не позже трех рабочих дней после его окончания работник должен отчитаться за полученные деньги (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П).

Для снижения налоговых рисков компания может в приказе руководителя для каждой категории сотрудников установить разумные рамки сроков, на который выдаются подотчетные суммы (п. 3 ст. 53 ГК РФ). Например, «специалистам отдела снабжения - не более 90 рабочих дней». Или же разработать специальное положение, регулирующее порядок выдачи денежных средств под отчет.

Отметим, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то эти деньги удерживаются из его зарплаты (ст. 137, 138 ТК РФ). Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому нужно получить письменное согласие работника о том, что он не возражает против удержаний. Иначе взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 248 ТК РФ).

Скачать образец требования и рекомендации к его составлению можно по ссылке в конце статьи Требование к подотчетнику, которое поможет защититься от доначислений журнала «Практическое налоговое планирование». 

Получить бесплатный гостевой доступ к этой и другим статьям>>

Кстати, с 1 июня действует новый порядок ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). Изменился и порядок выдачи работникам денег под отчет. Чтобы облегчить работу, заявление на подотчет лучше переделать

Сохраните, распечатайте статью, добавьте в закладки или перешлите коллеге.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль