Сам себе юрист. Изменения в персональных данных сотрудников. Что нужно сделать бухгалтеру

486
Совсем недавно законодатели озаботились защитой персональных данных граждан. С 26 января 2007 года начнет действовать закон «О персональных данных». А у компаний свои заботы. Если вовремя не сообщить об изменении персональных данных контролирующим органам, можно получить штраф. Мы расскажем о том, какие именно персональные данные необходимо отслеживать особенно тщательно, чтобы избежать проблем.

О чем гласит паспорт

Перечень персональных данных, которые должны быть известны работодателю о сотрудниках, отражен в личной карточке формы № Т-2*. Если не считать сведений о трудовой биографии, этот документ включает 20 позиций, содержащих информацию о сотруднике. Жизнь не стоит на месте. И вместе с ней меняются личные сведения о сотрудниках. Но далеко не все из них могут стать причиной для проблем.

Обычно объем персональной информации, которая интересует контролеров, значительно меньше. Как правило, ее объем ограничивается сведениями, которые указывают в паспорте: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и место рождения (п. 4 Положения о паспорте гражданина; утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828).

Также в паспорте делаются отметки о регистрации по месту жительства, об отношении к воинской обязанности, о регистрации и расторжении брака, о детях, не достигших 14-летнего возраста, а также о других выданных документах, удостоверяющих личность. Но из этих сведений контролеров могут заинтересовать сведения о месте жительства и данные по воинскому учету. Информация о месте жительства является одним из признаков индивидуализации гражданина (ст. 20 ГК РФ). Эта информация и интересует всех чиновников. Организация воинского учета в компании может заинтересовать военкомат (раздел IV Положения о воинском учете; утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.98 № 1541). Но следить за изменениями данных в паспорте организация не обязана.

Кроме того, по желанию обладателя документа в паспорт могут, например,вписать такие сведения, как группа крови или ИНН. Кстати, ИНН меняется нечасто. Например, он остается прежним при переезде к новому месту жительства (п. 3.8 приказа МНС России от 03.03.04 № БГ-3-09/178).

Различные нормативные акты, как правило, требуют указывать данные паспорта. Это серия и номер паспорта, а также сведения о том, какой орган и когда выдал документ. Хотя иногда под паспортными данными понимают и сведения о личности гражданина, о которых мы рассказали выше. Данные сведения почти так же важны, как и другая паспортная информация.

Первые лица компании: особое внимание к персональным данным

Больше всего обязанностей по сообщению персональных сведений в контролирующих органах на компании накладывает Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Под действие этого закона подпадают персональные данные руководителя компании (гендиректора) и ее учредителей - физических лиц.

Закон установил, что в госреестре юрлиц должны быть следующие сведения о главе компании: фамилия, имя, отчество и должность, его паспортные данные, а также ИНН (подп. «л» п. 1 ст. 5 закона о госрегистрации). Аналогичная ситуация и с учредителями - физическими лицами (подп. «д» п. 1 ст. 5 закона о госрегистрации).

Что понимать под изменениями сведений? Ситуации могут быть самыми разными. Это может быть плановая замена паспорта по достижении его обладателем 20- или 45-летнего возраста. В этом случае изменятся паспортные данные. Ведь новый паспорт наверняка будет иметь как минимум новую серию и номер. Такие же последствия наступят, если руководитель или учредитель потеряют паспорт. В силу разных причин (например, в связи с заключением брака) могут измениьтся фамилия, имя или отчество обладателя паспорта и т. п.

Во всех подобных случаях компании необходимо в трехдневный срок сообщить об этом налоговикам (п. 5 ст. 5 закона о госрегистрации). Иначе налоговики могут оштрафовать компанию на 5 тыс. рублей (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Для того чтобы выполнить требование закона, нужно воспользоваться формой № Р14001**. По этой форме регистраторам сообщают об изменении сведений в госреестре юрлиц, не связанных с изменениями в учредительных документах.

Но может случиться так, что изменения в персональных данных могут затронуть и учредительные документы. Например, это произойдет, если изменятся фамилия, имя и отчество учредителей. В таком случае известить регистраторов об изменениях надо по форме № Р13001.

Иногда в учредительные документы записывают паспортные данные учредителей. В московском налоговом управлении считают, что сообщать о таких изменениях не обязательно (письмо УМНС России по г. Москве от 15.09.03 № 34-14/50337). И мы согласны с этой точкой зрения.

Иные сотрудники: извещаем Пенсионный фонд

Если новый паспорт получил рядовой сотрудник фирмы, то нужно лишь внести изменения в личную карточку Т-2. Как выяснил корреспондент «УНП», трудовые инспекторы не настроены слишком строго придираться к устаревшим карточкам. В трудовой инспекции по г. Москве нам сообщили, что при проверках инспекторы в основном обращают внимание на то, чтобы не нарушались права работников: своевременно предоставлялись отпуска, соблюдался порядок перевода в другое подразделение и т. п. Поэтому за устаревшую карточку штрафовать компанию по статье 5.27 КоАП РФ скорее всего не будут. Ограничатся рекомендацией внести исправления.

Если работник меняет паспорт в связи со сменой фамилии, имени или отчества, необходимо внести исправления в трудовую книжку (п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»).

Кроме того, при смене данных о личности любого работника необходимо уведомить органы Пенсионного фонда (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ***). Ведь они должны поменять страховое свидетельство (п. 24 постановления Правительства РФ от 15.03.97 № 318). На это отводится две недели. Разумеется, эти положения относятся и к руководителю организации.

А вот другие органы (налоговые, соцстрах, медстрах) уведомлять об изменении персональных данных не надо. Это должны сделать сотрудники паспортного стола (п. 8 ст. 85 НК РФ).

* Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
** Утверждена постановлением Правительства РФ от 19.06.02 № 439.
*** Федеральный закон от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль