Что поможет сократить командировочные расходы компании

6415
Чтобы добиться существенной экономии на служебных поездках сотрудников, затраты нужно планировать по каждому работнику с учетом города, клиента, причин и количества поездок и т. п. Такой анализ позволит исключить неэффективные и нерациональные командировочные расходы. Однако тревел-политика компании будет работать только при строгом контроле за ее соблюдением.

Действенный способ оптимизации командировочных расходов - введение лимитов на стоимость проживания в отелях, классы обслуживания, трансфер, представительские расходы и т. д. Лимиты могут меняться как от должности сотрудника, так и от направления и длительности поездки. Указать  все виды расходов, которые лимитируются, нужно в тревел-политике компании, лучше - в отдельном приложении к ней. 

Что поможет сократить командировочные расходы компании

Авиабилеты. В тревел-политике обычно устанавливаются ограничения по тарифу авиабилетов. Однако, указывая, что это должен быть, к примеру, экономичный тариф, не раскрывают самого понятия. На практике эконом-тарифы разных авиакомпаний могут сильно различаться, не существует стандартного набора услуг и опций. У одной авиакомпании может быть несколько видов эконом-тарифов, которые в свою очередь делятся на классы бронирования. Все это сказывается на стоимости билетов. В рамках эконом-тарифов стоимость билета может отличаться на 10-30 процентов.

Программы поощрения авиакомпаний порой подталкивают сотрудника на неоптимальный выбор при планировании деловой поездки. Например, он формально не нарушит тревел-политику компании, покупая наиболее дорогой билет по экономичному тарифу, за который авиакомпания начислит ему бонусы в размере 200 процентов.

Есть и другая сторона вопроса. Авиабилеты по промотарифам либо ограниченным эконом-тарифам являются невозвратными. Компания должна оценить эти риски, изучить статистику по предыдущим периодам и выбрать подходящий для себя вариант. В большинстве случаев выгоднее выкупать билеты по наименьшей цене, не переплачивая за возможность отмены и возврата билета, так как это, скорее, исключение из правил. Лучше прописать в тревел-политике, что неоправданные возвраты и отмены командировок компенсируются за счет сотрудника.

Дополнительной экономии можно достичь, заключив прямые договоры с авиаперевозчиками. В этом случае компания может рассчитывать на:

  • льготные тарифы уже при заключении договора, если объем перевозок достаточно большой (например, от 5 млн рублей в год);
  • накопительную систему скидок, при которой скидка устанавливается при достижении пороговой величины (один из крупнейших российских перевозчиков предоставляет скидку 3% при достижении 300 тыс. рублей);
  • бонусную программу, которая позволяет обменивать накопленные компанией баллы на бесплатные полеты в тех же командировках.

Проживание. Компания может ограничить категорию отеля вне зависимости от того, проходит он по лимиту или нет. В политике также необходимо указать тип номера, в котором может размещаться сотрудник. Например, это может быть стандартный одноместный номер, двухместный номер, люкс и т. д. Анализ стоимости проживания в отелях показывает, что выбор типа номера значительно влияет на бюджет командировки. Уменьшить расходы на проживание в гостиницах можно также путем заключения прямых договоров с отелями, в которых чаще всего останавливаются сотрудники. В этом случае в политике указывается, что сотрудники должны останавливаться в отелях, рекомендуемых компанией.

Суточные. Компенсировать расходы на питание можно одним из двух способов:

  • выплачивать суточные, которые не требуют подтверждающих документов для обоснования размера компенсации;
  • компенсировать фактически произведенные расходы на питание, обоснованные документально.

В обоих случаях устанавливаются лимиты. В некоторых компаниях есть дополнительные ограничения по употреблению спиртных напитков во время командировки. Подобные расходы либо компенсируются в ограниченном размере, либо полностью исключаются из возмещаемой суммы. Второй вариант будет иметь экономический эффект в случае, когда принимающая сторона обеспечивает сотрудников питанием. Чаще всего это происходит при поездках в филиалы и дочерние предприятия. Особенно экономия ощущается при загранкомандировках, где размер суточных выше.

Тревел-агентства. Какие бы изменения ни вносились в тревел-политику с целью сокращения расходов, она не будет работать, пока компания не обеспечит должный контроль за соблюдением ее положений. Для организации деловых поездок и обеспечения контроля за тревел-политикой компаниям приходится отвлекать сотрудников от основной работы либо нанимать дополнительный персонал. Если сотрудники самостоятельно бронируют билеты, возникают трудности с оценкой эффективности использования ресурсов компании. Невозможно понять, какова была ситуация на момент покупки билетов, действительно ли сотруднику пришлось купить билет в бизнес-классе или заселиться в студию, потому что поездка «горела», а билетов нужной категории не было. Исключить подобные ситуации, а также усилить контроль над расходами можно, передав эти функции в тревел-агентство.

При выборе агентства нужно ориентироваться не только на размер комиссий и сборов, но и на его масштаб: достаточный ли у него штат сотрудников для выполнения заявок в бесперебойном режиме, обеспечения выгодных контрактов с поставщиками услуг, предлагающих низкие цены на билеты и отели, какие технологии используются.

Кроме оформления и авторизации деловых поездок, формирования детализированных отчетов по видам расходов и направлениям поездок, тревел-агентство может взять на себя контроль за тревел-политикой, проверяя каждый заказ на соответствие установленным лимитам. В заявке на командировку сотрудник указывает перечень необходимых услуг (бронирование билетов, отеля, трансфера, оформления визы и т. д.). Заявка поступает в агентство моментально. В течение оговоренного времени менеджер пересылает сотруднику три варианта по билетам и отелям с указанием стоимости, которые соответствуют политике компании. Далее сотрудник указывает подходящие ему варианты и утверждает заявку. Затем она попадает к руководителю, который видит предложенные варианты и выбор сотрудника. Он авторизует заявку, уведомление о чем приходит менеджеру агентства, который выкупает билеты и пересылает их на электронную почту сотруднику.

Еще одним плюсом в работе с агентством является помощь в оптимизации расходов клиента. Агентство таким образом повышает уровень сервиса и удовлетворенность клиента. Это не идет вразрез с финансовыми интересами, так как чаще всего стоимость услуг агентства фиксированна и не зависит от стоимости поездки либо комиссия выплачивается отелями и авиаперевозчиками (при комиссионной схеме работы агентства и поставщика услуг).

Дополнительным инструментом оптимизации расходов служат отчеты онлайн-системы, позволяющие проанализировать информацию о поездках сотрудников в такой степени детализации, которая нецелесообразна при ведении учета в ERP-системах. Так, можно сформировать отчеты «Структура расходов компании», «Сотрудники, совершившие наибольшее количество поездок», «Отчет по отелям» и т. д. Они предлагаются в графическом и табличном виде. Анализ позволяет выявить и вовремя скорректировать слабые стороны тревел-политики, которые ведут к необоснованному увеличению расходов компании.

Командировочные расходы становятся прозрачными и управляемыми. Это именно то, к чему стремится любая компания.

Читайте также:

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль