Аспекты В командировку без гостиницы

474
ПРОБЛЕМА. Поскольку гостиницы обходятся дорого, часто для проживания своих сотрудников во время командировки фирмы арендуют квартиры у физических лиц. Можно ли включить такие арендные платежи в расходы при расчете налога на прибыль? Следует ли платить НДФЛ? Вправе ли организация учесть плату за те периоды, в которых квартира пустует?

ПРАВО

Организация должна в рассматриваемом случае заключить договор аренды квартиры (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Договор найма она заключить не сможет. Ведь нанимателем по такому договору может быть только гражданин (п. 1 ст. 667 ГК РФ).

Работник направляется в командировку в другой город и договор аренды будет подписывать именно он. Для этого ему потребуется доверенность от организации с подписью ее руководителя и приложением печати (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Возможно и заключение работником договора найма жилого помещения от собственного имени. Но если арендовать квартиру вы планируете на длительный срок, то предпочтительнее первый вариант.

Если одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, то договор должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). А для найма вообще допустима только письменная форма (ст. 674 ГК РФ). Тем более что только с помощью правильно оформленного договора вы сможете документально подтвердить расходы на аренду помещения (ст. 252 НК РФ). В договоре аренды (или найма) помещения должны быть указаны дата его заключения, срок аренды, размер арендной платы, сведения об объекте аренды (квартире), а также об арендодателе и арендаторе. Помните, что юридические лица могут использовать жилое помещение только для проживания граждан (п. 1 ст. 667 ГК РФ). Например, своих работников.

Кроме договора необходимо оформить акт приема-передачи помещения. При оплате пользования помещением работник должен взять у арендодателя расписку, свидетельствующую о получении последним арендной платы. В расписке должны быть указаны данные арендодателя, полученная им сумма и основания получения денег. На этом этапе также желательно удержать НДФЛ у арендодателя-гражданина. В противном случае удержать налог не получится. И организация как налоговый агент будет вынуждена в месячный срок сообщить в налоговую о невозможности удержания и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).

УЧЕТ

Если во время командировки работник арендовал квартиру, то организация обязана возместить ему такие расходы (ст. 168 ТК РФ). Для этого сотрудник должен представить договор найма и документы, подтверждающие оплату (например, расписку наймодателя о получении денег). После утверждения руководителем авансового отчета командировочные расходы относятся на счета затрат:
Дебет 71 Кредит 50
- отражена сумма, выданная сотруднику под отчет на командировочные расходы;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 71
- учтены командировочные расходы по найму жилого помещения.

Если же договор аренды заключен самой фирмой, то арендованное имущество следует принять к учету на забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Стоимость принимаемого имущества должна быть согласована в договоре аренды:
Дебет 001
- отражена стоимость арендованной квартиры;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 76
- начислена арендная плата;
Дебет 76 Кредит 68
- удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 51
- перечислена арендная плата за минусом НДФЛ;
Кредит 001
- списана стоимость арендованной квартиры после окончания срока аренды.

Напомним, что независимо от того, когда оплачивается аренда, расходы принимаются к учету по мере их осуществления (п. 18 ПБУ 10/99). Поэтому бухгалтерская запись об отнесении расходов по найму делается в конце каждого месяца аренды.

НАЛОГИ

С этого года решена проблема с учетом расходов на наем жилого помещения для сотрудника, отправленного в командировку, для налога на прибыль. Дело в том, что до 2006 года при аренде жилья у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, налоговые органы не разрешали списывать такие затраты. Основанием для этого служило отсутствие первичных документов. Теперь же расход можно подтвердить и косвенными документами (приказом о командировке, проездными документами, договором аренды). Поэтому арендную плату можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: Минфин России считает, что учесть арендную плату за квартиру в то время, когда она пустовала, нельзя. Расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира используется для проживания в ней командированных работников (письмо Минфина России от 01.08.05 № 03-03-04/1/112).

При выплате организацией доходов физическому лицу-арендодателю следует исчислить и удержать НДФЛ, поскольку юридическое лицо в этом случае признается налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). Удержать налог следует при фактической оплате аренды (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль