Аспекты. Трудовые книжки требуют строгого учета

462
ПРОБЛЕМА. При приеме на работу молодых специалистов, которые только начинают трудовую деятельность, работодатель обязан выдать им трудовые книжки. Причем новый работник должен возместить стоимость документа. Из-за возмездного характера этой операции у бухгалтера возникают вопросы. В качестве какого актива следует оприходовать новые бланки? Какие налоги начислить при выдаче трудовой книжки работнику? Какие отчеты должны быть составлены?

ПРАВО

Трудовые книжки законодательство относит к документам строгой отчетности (п. 42 постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее - постановление № 225). И поэтому для них установлены весьма строгие правила хранения и учета.

Так, в каждой организации должно быть назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Назначение производится приказом директора. Ответственное лицо имеет право по предварительной заявке получить в бухгалтерии нужное количество бланков трудовых книжек. При этом по окончании каждого месяца ответственное лицо должно отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков трудовых книжек, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки.

Кроме того, организации обязаны вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек* - ведется бухгалтерией организации. В этот документ вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. При этом положено указывать серию и номер каждого бланка.

Вторая книга - учета движения трудовых книжек* - ведется кадровой службой или подразделением, отвечающим за оформление приема и увольнения сотрудников. В этой книге положено регистрировать как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от работников при поступлении на работу. При этом также указываются серия и номер каждого документа.

Испорченные же трудовые книжки постановление № 225 предписывает уничтожать. При этом положено составить акт уничтожения книжки. В этом акте указываются серия и номер уничтоженного бланка, а также причина уничтожения.

УЧЕТ

Новые бланки трудовых книжек учитываются как товар, поскольку сотрудник должен возместить фирме стоимость бланка (п. 47 постановления № 225). При оформлении трудовой книжки собственность на нее переходит к сотруднику. Значит, организация приобретает бланки для перепродажи их работникам (п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). Для учета таких активов предназначен счет 41 «Товары». Покупка новых трудовых книжек отражается в бухгалтерском учете организации следующими записями:
Дебет 60 Кредит 51 (50)
- оплачен счет поставщику;
Дебет 41 Кредит 60
- оприходованы бланки трудовых книжек;
Дебет 19 Кредит 60
- учтен НДС по приобретенным бланкам;
Дебет 68 Кредит 19
- принят НДС к вычету.

Доходы и расходы, связанные с передачей трудовой книжки в собственность сотруднику, отражаются на счете 90 «Продажи» в качестве доходов и расходов от обычной деятельности (п. 5 ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Выдача книжки сотруднику отражается следующими проводками:
Дебет 73 Кредит 90
- отражена выручка от реализации сотрудникам трудовых книжек;
Дебет 90 Кредит 41
- списана стоимость выданных бланков;
Дебет 90 Кредит 68
- начислен НДС к уплате со стоимости выданных бланков;
Дебет 70 Кредит 73
- удержана из зарплаты по заявлению сотрудника плата за трудовую книжку.

Но многие организации принимают решение не удерживать с сотрудников плату за трудовые книжки. Тогда себестоимость бланка будет учтена в составе операционных расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Такое решение отразится в следующих бухгалтерских записях:
Дебет 91 Кредит 41
- списана стоимость выданных бланков;
Дебет 91 Кредит 68
- начислен НДС к уплате со стоимости выданных бланков;
Дебет 70 Кредит 68
- начислен НДФЛ.

Напомним, что за счет организации выдаются дубликаты, если трудовые книжки утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств, неправильного заполнения или порчи книжки не по вине работника (п. 34, 47, 48 постановления № 225).

НАЛОГИ

Плата, полученная организацией от сотрудников за бланки трудовых книжек, является доходом от реализации (ст. 249 НК РФ). Соответственно затраты на приобретение этих бланков представляют собой прямые расходы, связанные с приобретением и реализацией товаров (ст. 320 НК РФ).

Если организация примет решение не удерживать с работника стоимость бланка, то в этом случае расходы нельзя принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ). При безвозмездной передаче возникает объект обложения НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ). Его следует начислить со стоимости бланка и перечислить в бюджет. С дохода сотрудника, полученного от организации в виде стоимости бланка трудовой книжки, следует удержать НДФЛ (ст. 211 НК РФ). А вот начислять ЕСН и взносы в ПФР не надо (п. 3 ст. 236 НК РФ, ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

* Форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль