Документы любят счет

372

Не секрет, что деятельность любой организации сопровождается большим количеством бумаг, которые она в силу закона вынуждена хранить долгие годы. Существует также категория документов, которые юридические лица в случае своей ликвидации обязаны сдать на хранение в архив. О том, как справиться с документооборотом и какие проблемы чаще всего возникают при передаче документов в государственные архивы, говорилось на семинаре Санкт-Петербургской международной бизнес-ассоциации (СПИБА).

«Чаще всего при приеме документов по личному составу, а именно их в основном и сдают в архив ликвидируемые организации, мы сталкиваемся с крайне неаккуратным ведением делопроизводства на предприятиях, – сетовал в своем выступлении главный архивист Центрального Государственного архива документов по личному составу Илья Рожков. – Документы сдаются в беспорядке, в комплекте зачастую присутствует много лишних бумаг. Встречаются даже приглашения на свадьбу и справки из вытрезвителя», – заметил Илья Михайлович. Кроме того, при формировании документов сотрудники организаций нередко используют канцелярский клей, ржавеющие скрепки, которые оставляют следы на бумаге, на состоянии документов сказывается и ненадлежащее их хранение на самом предприятии. Все это приводит к утрате важных данных, а ведь именно к ним обращаются граждане, чтобы подтвердить стаж работы, доказать свое право на пенсию, проживание в квартире, награды и т. д.

Что же делать организациям, у которых в бумагах «сам черт ногу сломит»? Ведь принять у них документы в таком состоянии архив не сможет. Ответ прост – за определенную плату архивисты упорядочат ваши бумаги или хотя бы проконсультируют, как правильно это сделать. Сложнее обстоит дело с предприятиями, на руках у которых оказались бумаги по личному составу других организаций. К ним Илья Рожков адресовал убедительную просьбу обязательно информировать о таких документах архив.

Однако не только ликвидируемые предприятия сталкиваются с проблемой хранения своих документов. Бумаги работающих организаций не менее важны, их количество и ценность вынуждает руководителей предприятий также задумываться о правильном и безопасном хранении. К государственным архивам в такой ситуации не обратишься: из-за нехватки свободных площадей и перегруженности своих сотрудников принять документы временного хранения у действующих организаций они не могут. Вот и приходится предприятиям формировать свои собственные архивы, затрачивая при этом немало средств. Ведь для надлежащего хранения документов нужны дополнительные помещения, специальные условия (температура, оборудование), отдельный штат сотрудников и т. д.

Выходом из положения может послужить обращение к так называемым частным архивам. Представитель одной такой компании, профессионально занимающейся хранением документов, рассказал участникам семинара об услугах, которые его организация может предоставить предпринимателям, а именно, обеспечить надлежащее хранение их документов, облегчить и ускорить доступ к ним сотрудников предприятия, составить опись документов, а также осуществить их надлежащее уничтожение. Сотрудники Архивного комитета Санкт-Петербурга, присутствовавшие на встрече, деятельность платных архивов одобрили.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль