Документооборот. Без путевого листа ни туда и ни сюда

840

Многие организации предпочитают не выплачивать своим сотрудникам компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях, а заключать с ними договоры аренды*. Выгода от такого варианта оформления отношений бесспорна.

Арендные платежи можно списать в налоговом учете полностью (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но это не все. На расходы также относится и стоимость горючего (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ), и затраты по страхованию транспорта (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ) и ремонт (п. 2 ст. 260 НК РФ).

Однако небрежное оформление первичных документов может свести на нет всю выгоду. Зачастую бухгалтеры пренебрегают заполнением такого документа, как путевой лист. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

Все поездки под контролем

Вне зависимости от того, какой автотранспорт (свой или арендованный) использует организация, порядок документооборота един. То есть по каждой машине нужно заполнять путевые листы. При его отсутствии экономическая обоснованность, например, тех же расходов на бензин будет поставлена под сомнения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь расход бензина указывается именно в форме путевого листа в разделе «Движение горючего».

Итак, фирма заключила договоры аренды автомобилей. В первую очередь руководитель должен издать приказ о том, какие машины, с какой целью и за какими сотрудниками закреплены. Кроме того, в приказе назначается лицо, ответственное за расчет использования ГСМ. Это может быть механик или другой сотрудник, исполняющий эти функции. После того как все распорядительные документы оформлены, арендованный транспорт можно задействовать.

В начале каждого рабочего дня заполняется путевой лист. Он выписывается в одном экземпляре. С утра в него заносятся все реквизиты, наименование организации, марка и номер машины, Ф. И. О. водителя и данные его водительского удостоверения. В графе «В распоряжение» записывается наименование фирмы, арендовавшей авто.

Кроме того, перед выездом автомашины механик должен зафиксировать показание спидометра, остаток горючего на начало работы, а также время выезда. И не забудьте в верхней части путевого листа поставить штамп организации. Без него документ будет недействительным.

Особое внимание нужно уделить заполнению оборотной стороны путевого листа. Здесь надо очень четко прописывать пункты назначения поездок. С указанием наименования организации и ее адреса. Отсутствие этой информации является основной причиной, по которой налоговики отказываются принимать расходы на ГСМ.

По возвращении автомобиля в организацию в конце рабочего дня механик (или иное назначенное лицо) рассчитывает пробег и потребление ГСМ. На основании установленных нормативов делаются выводы об их соблюдении или превышении. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Минтрансом России и действуют до 1 января 2008 года (руководящий документ от 29.04.03 № Р3112194-0366-03). Но для налога на прибыль эти нормы не учитываются. Такого требования в Налоговом кодексе нет.

«Предпринимательские» нюансы

Если автомобиль использует в своей деятельности индивидуальный предприниматель, для него путевой лист будет иной формы. Она утверждена приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68. Причем предприниматель должен пользоваться ею при эксплуатации как собственного, так и наемного транспорта.

Во многом путевой лист и порядок его заполнения для предпринимателя совпадают с правилами для организаций. Но есть и разница. Например, в отличие от организации Минтранс обязывает предпринимателя проводить предрейсовое медицинское освидетельствование водителей. Для этих целей предназначена строка «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен». Ее заполняет работник органов здравоохранения.

Напрашивается вопрос: неужели для этих целей предприниматель или его наемные водители должны каждый день с утра ходить на осмотр в поликлинику? Оказывается, нет. В порядке заполнения путевого листа Минтранс рекомендует для этих целей привлекать медицинских работников.

И еще одно отличие. В путевом листе предпринимателя отсутствует раздел «Движение горючего». Но зато есть поле для особых отметок. Этот раздел предназначен для фиксации проверок, проведенных сотрудниками милиции и работниками транспортной инспекции.

* Подробнее об этом читайте в «УНП» № 19, 2004, стр. 11.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль