Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

7486
Оформление командировок обычно сопровождается большим числом документов, и любая ошибка в них может привести к доначислениям налога на прибыль, страховых взносов и НДФЛ. Мы расскажем, как подготовить идеальные командировочные документы.

Главное, о чем важно помнить, - оформить командировку можно только для работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе для совместителей, надомников, иностранцев. В случае с гражданско-правовым договором командировки не оформляются. 

Документы для командировки

Чтобы оформить командировку, можно использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные бланки. Причем важно не только наличие самих документов, но и порядок их составления. Подробнее об этом рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

Перечень документов для командировки одинаков для всех работников, в том числе и при направлении в служебную поездку руководителя организации.

Итак, перед поездкой надо подготовить:

  • служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении. При этом «Краткий отчет о выполнении задания» работник заполняет только после возвращения из командировки;
  • приказ руководителя о направлении работника в командировку;
  • командировочное удостоверение. При направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п. 7, 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). 

Образцы заполнения командировочных документов вы найдете в сервисе Ваш кадровый секретарь > Командировки

После поездки необходимо завершить оформление следующих документов:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания);
  • авансовый отчет (сдается в течение трех дней после поездки вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы, - билетами на проезд, счетами гостиниц и пр.). 

Ошибки в командировочных документах и последствия

Страховые взносы

Если компания допустила ошибки в оформлении документов для командировки, например не подготовила командировочное удостоверение либо авансовый отчет составлен с нарушением, необходимо начислить взносы с суточных и других выплат за служебную поездку (письмо Минтруда России от 07.10.13 № 17-4/1647).

После возвращения из служебной поездки сотрудник должен подать авансовый отчет и приложить к нему командировочное удостоверение (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Тогда суточные и другие командировочные расходы освобождены от взносов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Фонды на местах считают, что без удостоверения со всех командировочных надо начислить взносы. В комментируемом письме Минтруд подтвердил позицию фондов. Чиновники напомнили, что удостоверение обязательно для любых служебных поездок, кроме зарубежных (п. 7 Положения № 749). Если документа нет, то компания не может подтвердить, что сотрудник ездил по делам. А значит, все выплаты облагаются взносами.

С этим, конечно, можно поспорить. Доказать, что сотрудник находился в командировке, можно не только удостоверением, но и иными документами - приказом, служебным заданием и т. д. Так уже давно считает Минфин (письмо от 16.08.11 № 03-03-06/3/7). А суммы расходов компания подтверждает билетом и другой первичкой. Но, чтобы не спорить с фондами, безопаснее составить удостоверение.

Из комментируемого письма также следует, что командировочные облагаются взносами, если к авансовому отчету работник не приложил чеки и другие подтверждающие документы. По логике чиновников, любые расходы без документов - это иные выплаты в пользу работника и от взносов они не освобождены. Аналогичную позицию высказал Президиум ВАС РФ в отношении НДФЛ. Без первички подотчетные средства признаются экономической выгодой работника и облагаются НДФЛ (постановление от 05.03.13 № 14376/12).

Совет 
Если первички не будет совсем, то доказать, что командировочные освобождены от взносов, будет проблематично. Поэтому безопаснее восстановить хотя бы часть бумаг. Например, получить справку от авиакомпании, что сотрудник летал в другой город, запросить в отеле копию квитанции и т. д. Так компания сможет документами подтвердить сам факт поездки. И это можно использовать как аргумент в пользу того, что все командировочные не облагаются взносами. Правда, не исключено, что эту позицию получится защитить только в суде.

Что касается самого авансового отчета, безопаснее его составлять после каждой поездки. Но оформить отчет можно и позже срока. Формально на составление документа у работника есть три рабочих дня после возвращения из поездки. Но, если нарушить срок, это некритично и взносы можно не платить. С этим, как мы выяснили, согласны и в фондах.

НДФЛ

Судьи считают, что с суточных не надо удерживать НДФЛ, даже если сотрудник потерял все командировочные документы. К такому выводу недавно пришел суд (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013). 

На проверке инспекторы потребовали НДФЛ с суточных, потому что сотрудник во время поездки потерял командировочное удостоверение, служебное задание и все другие подтверждающие документы. Судьи же обратили внимание, что, несмотря на потерю документов, работодатель, признал служебное задание выполненным. Приказ о командировке и табель учета рабочего времени доказывали, что работник действительно ездил по поручению компании. А единственные командировочные выплаты, которые получил сотрудник, были суточные. Поэтому суд отменил доначисления по НДФЛ. 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль