Вас рано сдавать в архив

522
Руководитель юридической службы московской компании - оператора связи Алла Гореева обратилась в редакцию с просьбой разобраться в странной истории. В октябре фирма получила письмо из Центрального объединенного архива Минэкономразвития России. К изумлению связистов авторы письма требовали, во-первых, представить им опись документов о личном составе по 2001 году, а во-вторых, до конца текущего года сдать в архив кадровую документацию на хранение, если в компании отсутствуют «условия для хранения документов». Насколько правомерны требования архивариусов?

Руководитель юридической службы московской компании - оператора связи Алла Гореева обратилась в редакцию с просьбой разобраться в странной истории. В октябре фирма получила письмо из Центрального объединенного архива Минэкономразвития России. К изумлению связистов авторы письма требовали, во-первых, представить им опись документов о личном составе по 2001 году, а во-вторых, до конца текущего года сдать в архив кадровую документацию на хранение, если в компании отсутствуют «условия для хранения документов». Насколько правомерны требования архивариусов?

Обратимся к законодательству. Кстати, совсем недавно оно обновилось: 27 октября вступил в силу Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Поэтому мы изучим ситуацию уже в контексте нового закона и не будем углубляться в дебри прежде действовавшей «нормативки».

Из 22-й статьи закона следует, что организации должны хранить бумаги по личному составу 75 лет, после чего передавать их на постоянное хранение государству. К тому же в организации непременно должны быть бухгалтерские документы за последние пять лет деятельности, как того требует статья 17 закона о бухучете (от 21.11.96 № 129-ФЗ). А Налоговый кодекс требует сохранять данные по бухучету и налогам в течение четырех лет (п.1 ст. 23). Но закон не обязывает сдавать документы в архив до истечения срока их временного хранения! Исключение составляют только ликвидирующиеся компании. «В остальных случаях организация обязана сама обеспечить сохранность документов, создав определенные условия для хранения», - подтвердили нам в комитете по делам архивов администрации губернатора Нижегородской области. И подсказали, что эти условия надо искать в инструкциях, утвержденных Росархивом, а за консультацией можно обратиться в местные архивные ведомства. Специалисты считают, что хранить документы в офисе несложно: «Держать бумаги можно и в обычном несгораемом шкафу с замком», - говорит заведующая архивным отделом администрации г. Березники Пермской области Фаина Шишкина.

Получается, что требования, предъявленные в письме, которое получила наша читательница, неправомерны. В беседе с корреспондентом «УНП» это признал и представитель ведомства, отправившего письмо, главный консультант Центрального объединенного архива Минэкономразвития Вадим Соколов: «Закон никого не обязывает передавать архивные документы досрочно на хранение государству. И мы тем более никого обязать не можем. Это дело порядочности организаций!» Дескать, рассылать письма, подобные тем, что получила Алла Гореева, чиновников побуждает исключительно забота о будущих пенсиях трудящихся. «Если фирма умрет "по-тихому" и не сдаст документы о персонале, работа в этой компании в стаж не войдет», - пояснил Вадим Владимирович.

Предположим, что некая организация, хотя и не собирается сворачивать деятельность, но не может или не хочет хранить документы в офисе. Закон № 125-ФЗ не запрещает прибегать к услугам специализированных архивных организаций. Но услуги эти отнюдь не бесплатны: и опись документов для постановки на госучет, и досрочная сдача в госархив обойдутся в кругленькую сумму. «Очень дорого» - так туманно говорили об этом чиновники региональных архивов. Государство-то хранит документацию бесплатно, но архивные ведомства напрямую с обычными коммерческими организациями, как правило, не работают, так что сдавать ваши бумаги все-таки будет архивное учреждение, с которым заключен договор. «Советуем сначала согласовать с нами архивную службу. Мы подскажем, кто должным образом обработает документы, чтобы их приняли на хранение без заминок», - предложил Вадим Соколов.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль