Был чек, а стала бумажка

1611

Хочу поделиться с коллегами опытом решения проблемы, связанной с ПОДОТЧЕТНИКАМИ. Сразу скажу, что метод, придуманный нами, уже выдержал выездную налоговую проверку.

Итак, ситуация складывалась следующим образом. Наша организация через подотчетных лиц закупала запасные части, расходные материалы и прочие товары, необходимые для производственной деятельности. Причем большинство покупок делалось в розничной сети и за наличный расчет.

Соответственно к авансовому отчету наши работники, делавшие покупки, прилагали кассовый чек со всеми необходимыми реквизитами. Кроме того, если в чеках нет расшифровки, на что именно потрачены деньги, то прилагался еще и товарный чек. Отчеты утверждались руководством и передавались ко мне в бухгалтерию. Я их подшивала в папочку и убирала на хранение. То есть делали мы все строго по правилам.

Однако недавно мне потребовались сведения по одному из авансовых отчетов. И каково же было мое удивление, когда, открыв папку, я обнаружила, что некоторые кассовые ЧЕКИ ВЫЦВЕЛИ! Получалось, что к авансовым отчетам мы подшили не оправдательные документы, а белые листочки бумаги. И это произошло всего за один год. А ведь авансовые отчеты по правилам бухгалтерского учета положено хранить в течение пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Выходило, что если к нам вдруг нагрянет проверка, то подтвердить правильность оформления операций с подотчетниками мы не сможем. И мы оказывались без вины виноватыми.

Пришлось искать выход из сложившейся ситуации. Первым делом я отобрала те отчеты, по которым кассовые чеки выцвели. Таковых, надо заметить, оказалось немало - 53 штуки. Потом среди них я отобрала те отчеты, к которым помимо кассового чека были приложены и другие оправдательные документы - товарные чеки, спецификации и т. п. Ведь на основании этих документов в случае спора можно будет доказать, что работник действительно потратил выданные ему под отчет деньги на те цели, которые указывал работодатель. Так, если товары, указанные в авансовом отчете, совпадали с товарами, указанными в товарном чеке, то говорить о неподтвержденности отчета уже нельзя. То же самое и по суммам: совпадение выданных, сданных и истраченных сумм подтверждает достоверность отчета.

В результате у меня осталось всего три отчета, где кассовые чеки превратились в чистый лист бумаги, а других подтверждающих документов не было. Но так как суммы по этим отчетам проходили небольшие (в пределах 100 рублей), то решено было все оставить как есть и в случае возникновения претензий со стороны налоговых органов заплатить штраф.

Но таким образом мы решили только половину проблемы. Ведь с течением времени чеки могут выцвести и на остальных авансовых отчетах. И тогда проверка может обернуться для нас уже не копеечными штрафами. Но как сохранить информацию на чеках, как уберечь их от выцветания?

Я разыскала организацию, занимающуюся продажей лент для кассовых аппаратов. Но там меня заверили, что никаких специальных правил хранения для лент ККМ нет. Тогда решено было ДЕЛАТЬ КОПИИ С ЧЕКОВ и прилагать их к авансовым отчетам. В таком случае даже если чек выцветет, то у нас останется его копия, в которой есть все необходимые реквизиты. На основании этой копии можно установить, сколько денег и на что именно было истрачено подотченым лицом.

Но практически сразу возник и другой вопрос - как при проверке подтвердить верность копии? Здесь мы решили действовать следующим образом. КОПИИ чеков мы ЗАВЕРЯЛИ САМОСТОЯТЕЛЬНО: просто писали на листке с копией чека: "Копия верна, с оригиналом сверено", ставили число, подпись руководителя и печать организации. Если же сумма покупки по чеку проходила внушительная, то верность копии подтверждали еще и подписью главного бухгалтера.

Недавно у нас прошла выездная проверка. Проверяли в том числе и НДФЛ. И, как я уже говорила, никаких претензий у инспектора такой порядок оформления авансовых отчетов не вызвал. Причем уже после получения решения по проверке мы спросили у инспектора, действительно ли достаточно того, что копии заверены нашей печатью, и не надо ли заверять их у нотариуса? И инспектор пояснил, что ходить к нотариусу не обязательно, ведь инспекция всегда может провести встречную проверку у предприятия торговли и найти копию нужного чека.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль