С больной головы на здоровую

474
Функцию по оформлению "первички" делегируют менеджерам, которые непосредственно контактируют с контрагентами - заключают договоры, занимаются поставками товара и т.п. Но действительно ли это облегчит бухгалтеру жизнь? Попробуем разобраться в плюсах и минусах такой схемы оптимизации работы бухгалтерии.

Балансы, декларации, отчетность в фонды, расчет зарплаты, больничные, отпуска сотрудников... Вся эта круговерть - ежедневный спутник бухгалтера. Стоит добавить к перечисленным составляющим обязательный ингредиент - оформление первичной документации, и мы получим типичный "гремучий коктейль" для учетного работника. Как употребить этот "напиток" без последствий для себя и для родного предприятия, каждый бухгалтер решает самостоятельно. Однако есть один метод, который в последнее время пользуется популярностью. Функцию по оформлению "первички" делегируют менеджерам, которые непосредственно контактируют с контрагентами - заключают договоры, занимаются поставками товара и т.п. Но действительно ли это облегчит бухгалтеру жизнь? Попробуем разобраться в плюсах и минусах такой схемы оптимизации работы бухгалтерии.

Все гениальное просто?

Популярность идеи делегирования полномочий по оформлению первичных документов менеджерам объяснить легко: кажется, что уж если менеджер непосредственно контактирует с клиентом по поводу продажи товара, то почему бы не оказывать весь комплекс "услуг"? Продал товар - оформи все необходимые документы.

Однако не все так элементарно. Своим опытом с нами поделилась Екатерина Орлова, бухгалтер московской фирмы по торговле канцтоварами: "Когда я задумала передать в нашей организации оформление "первички" менеджерам по продажам, то поставленная задача казалась мне пустяковой. Ну в самом деле, что сложного в оформлении счетов и накладных? На практике оказалось, что я затеяла, в общем-то, мини-революцию. И раз уж я проявила инициативу, то мне и пришлось расхлебывать - решить целый ряд оргвопросов, чтобы все прошло гладко и без эксцессов. Какие полномочия можно делегировать менеджеру, а какие не стоит? Какие нюансы нужно учесть и о чем нужно менеджера предупредить, чтобы мне потом не было мучительно больно за испорченную "первичку"? Наконец, надо было позаботиться о том, как организовать рабочий процесс: объяснить обязательность и правильность выписывания документов, их нумерацию и прочие тонкости. На этот организационный этап я потратила массу сил и времени".

Опыт - сын ошибок трудных...

Нужно воздержаться от излишней горячности и поспешности в решении вопроса делегирования оформления "первички" менеджерам. Это лишний раз доказывает неудачная практика, о которой нам рассказал Алексей Калинин, финансовый директор столичной торговой компании по продаже бытовой техники и электроники: "Для нашей компании тема оформления первичной документации очень актуальна и все из-за большого товарооборота. Поэтому пару лет назад мы свято поверили, что оформлять "первичку" и счета-фактуры смогут менеджеры по продажам. Но наш опыт получился неудачным". По мнению Алексея Сергеевича, причина фиаско была в том, что новые полномочия стали дополнительной нагрузкой для продавцов и им не помогли с ней справиться: "Менеджеры до предела загружены своим участком работы. Отсюда постоянные ошибки в оформлении бухгалтерских документов. То номер на счете-фактуре пропустят или не тот поставят, то счет неправильно оформят... Все это выливается в проблемы с контрагентами, с налоговой да и с нашей собственной бухгалтерией. Возможно, нашей главной ошибкой было отсутствие четкой инструкции по порядку заполнения счетов, накладных, счетов-фактур".

Заметим, что это отнюдь не единственный неудачный опыт. Помимо отсутствия инструкции трудности могут возникнуть и из-за психологии самих менеджеров. "Как не "науськивай" менеджера-продавца - он никогда не будет подходить к оформлению первичных документов с той же тщательностью и аккуратностью, что и бухгалтер, - так считает Лидия Фролова, бухгалтер производственной компании "Мегапласт". - Задача менеджера - продать товар. Все остальное для него - лирика. Добиваться "бумажной дисциплины" денежными штрафами можно, но это малоэффективно и, по-моему, не совсем этично. Ведь это люди, которые приносят компании деньги. У нас каждый менеджер получает определенную премию за проданную партию товара. Мы пробовали штрафовать: не оформил (оформил неправильно) счет - премии по этой проданной партии лишаешься. Но для человека, который продает десяток партий товара в день, потеря премии по одной-двум сделкам в неделю - небольшое горе. В конце концов отказались мы от такой схемы и взяли на этот участок отдельного бухгалтера. Так спокойнее и надежнее".

"Надо, Федя, надо!"

С другой стороны, если практика по оформлению первичной документации менеджерами прижилась, значит, в этом есть смысл. По словам опытных бухгалтеров, главное - внушить менеджерам мысль о важности оформляемых бумаг и составить подробную инструкцию.

"Несомненно, оформление "первички" - это рутина, - говорит Ирина Четверикова, бухгалтер московского торгового предприятия. - Но к этому процессу нельзя подходить спустя рукава. Например, с ошибкой оформил счет - будешь ждать денег от контрагента до умопомрачения. Никто не станет рассчитываться по неправильно оформленным документам. Менеджер должен четко это осознавать. Как добиться такого понимания? Как обычно, то есть штрафами, поощрениями и увещеваниями. Но, к счастью, лично мне все это не понадобилось. Наши менеджеры - люди толковые, и они прекрасно понимают важность каждой бумажки".

Интересно, что сами продавцы не противятся новым обязанностям. Достаточно лишь грамотно организовать процесс. О том, как он может быть организован, рассказал нам Сергей Волков, менеджер по продажам бытовой химии: "Я отвечаю за поставку мелкооптовых партий товара в магазины. То есть собираю заявки, а потом развожу товар. В том, что касается накладных и счетов-фактур, я получаю пустые пронумерованные бланки. Накладные выписываю прямо в магазине, а вечером, согласно накладным, оформляю счета-фактуры. Потом я либо специально завожу счета-фактуры в магазины (если расчет по безналу), либо беру с собой, когда еду получать наличные. Правилам оформления меня учил замдиректора, который выполняет функции бухгалтера. Эти правила я выучил достаточно быстро. Во-первых, в них нет ничего сложного. Во-вторых, у меня мощный стимул - если я допускаю ошибку, магазин не перечисляет деньги вовремя. Моя же зарплата состоит из процентов от сделок, поэтому, пока не придут деньги от наших покупателей, нет и дохода".

Инструкция: шаг за шагом

Итак, взвесив все за и против, бухгалтер решился распрощаться с "первичкой" и взвалить все заботы по ее оформлению на плечи менеджеров. Давайте попробуем составить план перехода на новую систему работы. О моральной подготовке менеджеров мы уже поговорили. Осталось составить инструкцию, в которой надо четко и ясно расписать, какие документы и каким образом нужно заполнять, и оформить передачу полномочий внутренними документами организации. Например, если предприятие осуществляет расчеты за наличные деньги, то в инструкции запишем, что менеджер выдает кассовый чек и заполняет приходный кассовый ордер. Если организация работает по "безналу", то продавец заполняет счет (форму разрабатывает бухгалтерия фирмы).

Указываем в инструкции, что чек, "приходник" и счет - это обязательные документы на оплату. Документом на отгрузку, если предприятие продает товары, является накладная (а возможно, и акт по приемке по количеству и (или) качеству товара). Если выполняются работы или оказываются услуги, то составляется акт оказания услуг (выполнения работ).

Далее нужно решить, будут ли менеджеры составлять счета-фактуры. Если да, то в инструкцию полезно включить выдержки из статьи 169 Налогового кодекса, в которой даны обязательные для счета-фактуры реквизиты, и извлечения из действующей редакции постановления Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. В нем, как известно, содержатся форма счета-фактуры и состав его показателей.

Помимо всего вышеперечисленного менеджер должен знать, что на счете-фактуре печать организации не ставится, в то время как на накладной и счете - в обязательном порядке.

Можно привести в инструкции образец заполнения "первички" и счетов-фактур. Особые пункты надо посвятить нумерации документов и срокам передачи их в бухгалтерию.

Завершающий аккорд - издание внутреннего приказа по предприятию, в котором нужно отразить, кто вправе подписывать первичные документы и счета-фактуры.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль