С больной головы на здоровую

478
Функцию по оформлению "первички" делегируют менеджерам, которые непосредственно контактируют с контрагентами - заключают договоры, занимаются поставками товара и т.п. Но действительно ли это облегчит бухгалтеру жизнь? Попробуем разобраться в плюсах и минусах такой схемы оптимизации работы бухгалтерии.

Балансы, декларации, отчетность в фонды, расчет зарплаты, больничные, отпуска сотрудников... Вся эта круговерть - ежедневный спутник бухгалтера. Стоит добавить к перечисленным составляющим обязательный ингредиент - оформление первичной документации, и мы получим типичный "гремучий коктейль" для учетного работника. Как употребить этот "напиток" без последствий для себя и для родного предприятия, каждый бухгалтер решает самостоятельно. Однако есть один метод, который в последнее время пользуется популярностью. Функцию по оформлению "первички" делегируют менеджерам, которые непосредственно контактируют с контрагентами - заключают договоры, занимаются поставками товара и т.п. Но действительно ли это облегчит бухгалтеру жизнь? Попробуем разобраться в плюсах и минусах такой схемы оптимизации работы бухгалтерии.

Все гениальное просто?

Популярность идеи делегирования полномочий по оформлению первичных документов менеджерам объяснить легко: кажется, что уж если менеджер непосредственно контактирует с клиентом по поводу продажи товара, то почему бы не оказывать весь комплекс "услуг"? Продал товар - оформи все необходимые документы.

Однако не все так элементарно. Своим опытом с нами поделилась Екатерина Орлова, бухгалтер московской фирмы по торговле канцтоварами: "Когда я задумала передать в нашей организации оформление "первички" менеджерам по продажам, то поставленная задача казалась мне пустяковой. Ну в самом деле, что сложного в оформлении счетов и накладных? На практике оказалось, что я затеяла, в общем-то, мини-революцию. И раз уж я проявила инициативу, то мне и пришлось расхлебывать - решить целый ряд оргвопросов, чтобы все прошло гладко и без эксцессов. Какие полномочия можно делегировать менеджеру, а какие не стоит? Какие нюансы нужно учесть и о чем нужно менеджера предупредить, чтобы мне потом не было мучительно больно за испорченную "первичку"? Наконец, надо было позаботиться о том, как организовать рабочий процесс: объяснить обязательность и правильность выписывания документов, их нумерацию и прочие тонкости. На этот организационный этап я потратила массу сил и времени".

Опыт - сын ошибок трудных...

Нужно воздержаться от излишней горячности и поспешности в решении вопроса делегирования оформления "первички" менеджерам. Это лишний раз доказывает неудачная практика, о которой нам рассказал Алексей Калинин, финансовый директор столичной торговой компании по продаже бытовой техники и электроники: "Для нашей компании тема оформления первичной документации очень актуальна и все из-за большого товарооборота. Поэтому пару лет назад мы свято поверили, что оформлять "первичку" и счета-фактуры смогут менеджеры по продажам. Но наш опыт получился неудачным". По мнению Алексея Сергеевича, причина фиаско была в том, что новые полномочия стали дополнительной нагрузкой для продавцов и им не помогли с ней справиться: "Менеджеры до предела загружены своим участком работы. Отсюда постоянные ошибки в оформлении бухгалтерских документов. То номер на счете-фактуре пропустят или не тот поставят, то счет неправильно оформят... Все это выливается в проблемы с контрагентами, с налоговой да и с нашей собственной бухгалтерией. Возможно, нашей главной ошибкой было отсутствие четкой инструкции по порядку заполнения счетов, накладных, счетов-фактур".

Заметим, что это отнюдь не единственный неудачный опыт. Помимо отсутствия инструкции трудности могут возникнуть и из-за психологии самих менеджеров. "Как не "науськивай" менеджера-продавца - он никогда не будет подходить к оформлению первичных документов с той же тщательностью и аккуратностью, что и бухгалтер, - так считает Лидия Фролова, бухгалтер производственной компании "Мегапласт". - Задача менеджера - продать товар. Все остальное для него - лирика. Добиваться "бумажной дисциплины" денежными штрафами можно, но это малоэффективно и, по-моему, не совсем этично. Ведь это люди, которые приносят компании деньги. У нас каждый менеджер получает определенную премию за проданную партию товара. Мы пробовали штрафовать: не оформил (оформил неправильно) счет - премии по этой проданной партии лишаешься. Но для человека, который продает десяток партий товара в день, потеря премии по одной-двум сделкам в неделю - небольшое горе. В конце концов отказались мы от такой схемы и взяли на этот участок отдельного бухгалтера. Так спокойнее и надежнее".

"Надо, Федя, надо!"

С другой стороны, если практика по оформлению первичной документации менеджерами прижилась, значит, в этом есть смысл. По словам опытных бухгалтеров, главное - внушить менеджерам мысль о важности оформляемых бумаг и составить подробную инструкцию.

"Несомненно, оформление "первички" - это рутина, - говорит Ирина Четверикова, бухгалтер московского торгового предприятия. - Но к этому процессу нельзя подходить спустя рукава. Например, с ошибкой оформил счет - будешь ждать денег от контрагента до умопомрачения. Никто не станет рассчитываться по неправильно оформленным документам. Менеджер должен четко это осознавать. Как добиться такого понимания? Как обычно, то есть штрафами, поощрениями и увещеваниями. Но, к счастью, лично мне все это не понадобилось. Наши менеджеры - люди толковые, и они прекрасно понимают важность каждой бумажки".

Интересно, что сами продавцы не противятся новым обязанностям. Достаточно лишь грамотно организовать процесс. О том, как он может быть организован, рассказал нам Сергей Волков, менеджер по продажам бытовой химии: "Я отвечаю за поставку мелкооптовых партий товара в магазины. То есть собираю заявки, а потом развожу товар. В том, что касается накладных и счетов-фактур, я получаю пустые пронумерованные бланки. Накладные выписываю прямо в магазине, а вечером, согласно накладным, оформляю счета-фактуры. Потом я либо специально завожу счета-фактуры в магазины (если расчет по безналу), либо беру с собой, когда еду получать наличные. Правилам оформления меня учил замдиректора, который выполняет функции бухгалтера. Эти правила я выучил достаточно быстро. Во-первых, в них нет ничего сложного. Во-вторых, у меня мощный стимул - если я допускаю ошибку, магазин не перечисляет деньги вовремя. Моя же зарплата состоит из процентов от сделок, поэтому, пока не придут деньги от наших покупателей, нет и дохода".

Инструкция: шаг за шагом

Итак, взвесив все за и против, бухгалтер решился распрощаться с "первичкой" и взвалить все заботы по ее оформлению на плечи менеджеров. Давайте попробуем составить план перехода на новую систему работы. О моральной подготовке менеджеров мы уже поговорили. Осталось составить инструкцию, в которой надо четко и ясно расписать, какие документы и каким образом нужно заполнять, и оформить передачу полномочий внутренними документами организации. Например, если предприятие осуществляет расчеты за наличные деньги, то в инструкции запишем, что менеджер выдает кассовый чек и заполняет приходный кассовый ордер. Если организация работает по "безналу", то продавец заполняет счет (форму разрабатывает бухгалтерия фирмы).

Указываем в инструкции, что чек, "приходник" и счет - это обязательные документы на оплату. Документом на отгрузку, если предприятие продает товары, является накладная (а возможно, и акт по приемке по количеству и (или) качеству товара). Если выполняются работы или оказываются услуги, то составляется акт оказания услуг (выполнения работ).

Далее нужно решить, будут ли менеджеры составлять счета-фактуры. Если да, то в инструкцию полезно включить выдержки из статьи 169 Налогового кодекса, в которой даны обязательные для счета-фактуры реквизиты, и извлечения из действующей редакции постановления Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. В нем, как известно, содержатся форма счета-фактуры и состав его показателей.

Помимо всего вышеперечисленного менеджер должен знать, что на счете-фактуре печать организации не ставится, в то время как на накладной и счете - в обязательном порядке.

Можно привести в инструкции образец заполнения "первички" и счетов-фактур. Особые пункты надо посвятить нумерации документов и срокам передачи их в бухгалтерию.

Завершающий аккорд - издание внутреннего приказа по предприятию, в котором нужно отразить, кто вправе подписывать первичные документы и счета-фактуры.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль