Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

15393
За время применения новых счетов-фактур компании получили документы с десятками вариантов разных подписей. Контрагенты меняют должности, зачеркивают фамилии или вообще не ставят расшифровки. Обезопасить вычеты НДС помогут наглядные образцы в семи самых распространенных ситуациях.

За время применения новых счетов-фактур компании получили документы с десятками вариантов разных подписей. Контрагенты меняют должности, зачеркивают фамилии или вообще не ставят расшифровки, а иногда вместо двух подписей вписывают четыре, пять и т. д. Обезопасить вычеты НДС помогут наглядные образцы в семи самых распространенных ситуациях.

Ситуация № 1

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, но в расшифровке инициалы и фамилия руководителя

Поставщики в счетах-фактурах не приводят расшифровку подписи сотрудников, которые подписывают счет-фактуру за руководителя. В итоге на счете-фактуре подпись одного сотрудника, а расшифровка другого (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Причин тому две. Во-первых, так настроена программа. При выводе на печать автоматически выскакивают фамилия и инициалы руководителя и главбуха компании. Если требуется поменять сведения, надо вручную удалить одну фамилию и напечатать другую. Во-вторых, вписать данные руководителя просит сам покупатель. По его мнению, фамилия руководителя означает, что автограф ему же и принадлежит. Поэтому компания не сомневается в полномочиях сотрудника, подписавшего документ. Иногда такой довод срабатывает в суде (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.05.10 № А27-12556/2009).

Однако чужая расшифровка, напротив, может вызвать сомнения в подлинности подписи. Как считают в Минфине, после подписи уполномоченного работника должны стоять именно его фамилия и инициалы, а не руководителя или главбуха (письмо от 23.04.12 № 03-07-09/39). Чтобы исключить претензии, можно попросить поставщика в двух экземплярах над неверной расшифровкой дописать ручкой правильные фамилию и инициалы. Также можно дополнить, что за директора документ подписал другой специалист (см. образец с верной подписью). Комбинированный способ заполнения счета-фактуры и две расшифровки подписи чиновники считают допустимыми (письмо Минфина России от 28.04.09 № 03-07-09/23).

Верная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Ситуация № 2

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана вместо руководителя

В счете-фактуре, подписанном не руководителем, а иным сотрудником, некоторые поставщики стирают название «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и меняют на должность того специалиста, который поставил в документе свой автограф. К примеру, «Начальник отдела продаж» (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Безопаснее попросить поставщика переделать такой документ. В старой форме счета-фактуры Минфин не считал ошибкой удаление реквизита «Руководитель организации» и запись вместо него другой должности (письмо от 26.07.06 № 03-04-11/127). Но в этой надписи не было упоминания об уполномоченном сотруднике. Поэтому специалисту требовалось поставить подпись на месте руководителя, хотя он им не является. В новой форме названы и руководитель, и уполномоченное лицо. Поэтому данная запись обязательна и удалять ее нельзя. Как мы выяснили, так считают в Минфине. В счет-фактуру можно вносить дополнительные сведения, но никак не менять наименование обязательных строк.

Должность сотрудника, который подписал счет-фактуру, компания вправе уточнить. Но безопаснее это оформить справочно. К примеру, рядом с фамилией сотрудника или внизу документа после всех реквизитов (см. образец с верной подписью). Рядом с должностью можно также отразить дату и номер доверенности или приказа, на основании которого работник подписал счет-фактуру. Тогда у налоговиков точно не будет вопросов к автографу.

Ситуация № 3

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана отдельной строкой

В некоторых компаниях считают, что зам руководителя или иной сотрудник не вправе расписаться в поле для подписи директора. Поэтому добавляют в счет-фактуру отдельную строку с должностью специалиста, местом для подписи и ее расшифровкой. Саму же строку с надписью «Руководитель или иное уполномоченное лицо» с фамилией и инициалами руководителя оставляют пустой (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Такая запись не критична. Дополнительные реквизиты в счетах-фактурах не запрещены (письмо Минфина России от 27.07.12 № 03-07-09/93). А неточность не мешает налоговикам определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однако на местах инспекторы могут предъявить претензии к тому, что подпись в основном реквизите осталась незаполненной. Поэтому проще переубедить контрагентов использовать другой вариант — подпись сотрудника в той строке, которая изначально есть в форме счета-фактуры (см. образец с верной подписью).

Основной аргумент — в отличие от старой формы счета-фактуры в новой форме в названии реквизита уже есть упоминание об уполномоченном сотруднике. Так что в дополнительных строках нет необходимости. Главное, чтобы у специалиста были полномочия на право подписи. Если поставщик настаивает на том, чтобы в счете-фактуре была конкретная должность, эти сведения можно привести справочно.

Верная подпись в ситуациях № 2 и № 3

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Ситуация № 4

Счет-фактуру подписывает руководитель, но расшифровка подписи отсутствует

Бывает, что поставщики оставляют пустым место для расшифровки подписи в счете-фактуре. Обычно это происходит по невнимательности. К примеру, компания не печатает фамилии, если право подписи счетов-фактур есть у нескольких человек. Однако сотрудники, поставив подпись, забывают расшифровать ее или поставить штамп с фамилией и инициалами (см. образец c неверной подписью).

Неверная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Налоговый кодекс не требует от руководителя и главбуха расшифровывать подпись в счете-фактуре. То есть реквизит не является обязательным (п. 6 ст. 169 НК РФ). Однако форма счета-фактуры (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) включает как саму подпись, так и расшифровку. Так что с пустым полем споры не исключены. И на практике инспекторы этим пользуются, чтобы отказать в вычетах. Причем в одних случаях судьи поддерживают компании ( постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 19.05.11 № КА-А40/4521-11), а в других — налоговиков. Основной аргумент — невозможно определить, кто на самом деле подписал документ и есть ли у сотрудника полномочия на это (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.12 № А53-4199/2011). Само наличие судебной практики говорит о том, что получить вычет по дефектному счету-фактуре без проблем вряд ли получится.

Так что безопаснее попросить поставщика заменить счет-фактуру или дописать расшифровку от руки (см. образец с верной подписью). Причем не стоит откладывать исправление счета-фактуры. За прошедшее время в штате поставщика могут произойти перестановки. И сотрудники просто не опознают подпись бывшего коллеги.

Верная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Так же как и в ситуации № 1, комбинированный способ — частично на компьютере, частично от руки — не является нарушением. Иначе говоря, расшифровку может вписать и сам покупатель. Главное, чтобы записи были идентичны в двух экземплярах счетов-фактур — поставщика и покупателя.

Ситуация № 5

В счете-фактуре только подпись руководителя, а вместо подписи главбуха написано «не предусмотрен»

Небольшие компании, в которых нет главбуха или в штате только обычный бухгалтер, оставляют в счете-фактуре место для подписи главбуха пустым, ставят прочерк или допечатывают «не предусмотрен» (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Формально такое заполнение ошибкой не является. Если главбуха в компании действительно нет, то он и не сможет поставить свою подпись на документе. В подобных ситуациях инспекторы отказывают в вычетах. Однако компаниям удается доказать в суде, что подпись не обязательна. Аргументы следующие. По закону руководитель может учредить бухгалтерскую службу или в зависимости от объема операций лично вести бухучет (ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Если используется второй вариант и руководитель составляет счета-фактуры сам, то одной его подписи достаточно, а в строке для подписи главбуха можно оставить надпись «не предусмотрен» (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.04.10 № А53-3903/2009).

Тем не менее, учитывая сложившуюся судебную практику, нестандартная расшифровка приведет к спорам с инспекторами. Безопаснее использовать другой вариант — раз директор ведет бухучет сам, то он же вправе расписаться и вместо главбуха (см. образец с верной подписью). Как мы выяснили, так же считают в Минфине. Ведь по закону счет-фактуру подписывают два сотрудника — руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные на это специалисты (п. 6 ст. 169 НК РФ). А значит, невыполнение таких требований является основанием для отказа в вычете НДС.

Верная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

При двойной подписи у поставщика безопаснее попросить документы, которые подтверждают полномочия руководителя. В частности, приказ, по которому он возлагает на себя обязанности по ведению бухучета. Либо штатное расписание, из которого видно, что должности главбуха в компании нет.

Кстати, с электронными счетами-фактурами проблем с подписью главбуха нет. В этих документах показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» даже не формируется (п. 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Ситуация № 6

Счет-фактуру, выставленный агентом, подписывает и продавец, и агент

Агент, который закупает товары для принципала, в счете-фактуре должен написать в качестве продавца не себя, а реального поставщика продукции. Его наименование, адрес, ИНН и КПП он заполняет в строках 2, 2а и 2б. Но, чтобы покупатель не запутался, кто есть кто, в счет-фактуру посредник включает еще и свои данные. А дополнительно заполняет строку с подписью руководителя компании-продавца, в которой тот расписывается, хотя это неправильно (см. образец c неверной подписью).

Неверная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Заполнение счета-фактуры с подписями двух компаний прямо не запрещено ни Налоговым кодексом, ни постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137. Тем более о правилах подписания счетов-фактур посредниками в этих документах вообще ничего не сказано. Но, по мнению чиновников, подписать посреднический счет-фактуру должен агент (письма Минфина России от 31.07.12 № 03-07-09/97, от 02.03.12 № 03-07-09/16). Подпись продавца на этом документе не нужна. Получается, это дополнительный реквизит. А он не мешает заявить вычет по НДС.

Однако правила составления счетов-фактур посредниками появились только в этом году. И не исключено, что на практике инспекторы будут предъявлять претензии к счетам-фактурам с множественными подписями. Судебная практика пока не сложилась. Поэтому покупателю, который закупает товары через посредника, безопаснее избавиться от счетов-фактур с лишними подписями. А для этого надо попросить агента переоформить их.

Самый безопасный вариант заполнения — тот, который рекомендуют сами чиновники. То есть посредник должен подписать счет-фактуру сам, но в качестве продавца записать реального поставщика. Чтобы не возникло путаницы, в самом счете-фактуре посредник может дополнительно вписать и себя, но лишь для справки и лучше отдельной строкой в конце документа. Чиновники также допускают, что в счет-фактуру можно включить и сведения об агентском договоре, по которому агент обязуется приобрести товары. Например, номер и дату договора (письмо Минфина России от 21.06.12 № 03-07-15/66). Все дополнительные сведения также безопаснее включить справочно после всей обязательной информации (см. образец с верной подписью).

Верная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Ситуация № 7

Счет-фактуру за предпринимателя подписывают уполномоченный сотрудник и главбух

На практике счета-фактуры предпринимателей часто подписывают представители. Это происходит по объективным причинам. К примеру, у предпринимателя несколько оптовых магазинов в разных регионах. Поэтому в одном регионе счета-фактуры он подписывает сам, а в другом — делегирует сотрудникам. Это слишком рискованно (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

По мнению Минфина, предприниматель все счета-фактуры должен подписывать собственноручно, а передавать право подписи не вправе (письмо от 24.07.12 № 03-07-14/70). Иногда покупателям удается доказать в суде, что счет-фактура действителен, даже если за предпринимателя расписался его сотрудник (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.08 № Ф08-949/08-334А). Ведь бизнесмен вправе участвовать в налоговых отношениях через своего представителя (ст. 26 НК РФ). Но, чтобы не спорить, проще возвратить счет-фактуру и попросить расписаться не представителя, а самого предпринимателя (см. образец с верной подписью).

Верная подпись

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

Предприниматели допускают и иные вольности. Одни передают счета-фактуры как со своей подписью, так и с подписью главбуха, хотя она нужна только для компаний. Другие считают лишними строки для подписи руководителя и главбуха и стирают их. Как мы выяснили в Минфине, такое нестандартное заполнение не лишает покупателя вычетов по НДС. Но во избежание споров пустые строки безопаснее оставить на своих местах и не удалять.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль