Контролю видно все, ты так и знай

396
В прошлом выпуске рубрики "Работа" мы начали разговор о проблеме внутреннего контроля в организациях. Материя сложная, поэтому мы много рассуждали о том, как подготовить внедрение новой системы самопроверок и "разложили по полочкам" нормативные и теоретические условия для работы внутреннего контроля. Сегодня мы расскажем о том, как на практике создать структуру контроля и как предотвратить воровство внутри фирмы.

В прошлом выпуске рубрики "Работа" мы начали разговор о проблеме внутреннего контроля в организациях. Материя сложная, поэтому мы много рассуждали о том, как подготовить внедрение новой системы самопроверок и "разложили по полочкам" нормативные и теоретические условия для работы внутреннего контроля. Сегодня мы расскажем о том, как на практике создать структуру контроля и как предотвратить воровство внутри фирмы.

Обогащаем внутренний мир организации

Какой может быть организационная структура внутреннего контроля? Конечно, если предприятие крошечное, то достаточна простейшая система, организованная собственником и поддерживаемая только главбухом.

Но мы рассмотрим модель посложнее-структуру контролирующих органов для акционерных обществ, которую при желании можно трансформировать с учетом потребностей организации.

Речь пойдет о взаимодействии совета директоров и отдела (или департамента) внутреннего аудита. В составе совета директоров компании можно создать комитет по аудиту. Он будет постоянно анализировать систему внутреннего контроля, подготовки отчетности, контроля рисков. Комитет выступает в роли рефери между интересами организации и интересами топ-менеджеров. Так, за рубежом я не раз сталкивалась с тем, что система внутреннего контроля образно представляется как "тренога", которая обеспечивает устойчивость компании. Эта "тренога" выглядит так: совет директоров с комитетом по аудиту, менеджмент со службой внутреннего аудита и внешний аудитор.

Как же работает комитет по аудиту? Он действует на основании устава, утвержденного советом директоров. В уставе указывается состав комитета, полномочия и обязанности, а также способ регулярной отчетности совету директоров. В комитет по аудиту должны входить по крайней мере три члена совета директоров, которые не являются менеджерами старшего звена. Как минимум один член комитета должен иметь профессиональный опыт в бухучете или аудите.

Комитет утверждает план аудита, получает отчеты о деятельности и краткое изложение рекомендаций внутреннего аудитора и планы менеджмента по их осуществлению. Комитет может запросить доступ к любым данным или записям и заказать проведение расследования.

Что отслеживает комитет? Функционирование системы внутреннего контроля; деятельность отдела внутреннего аудита; области риска в операциях компании, которые в текущем году необходимо подвергнуть внутреннему и внешнему аудиту; достоверность и точность финансовой информации; недостатки в бухучете или внутреннем аудите; соблюдение в компании норм законодательства и внутренних правил и положений организации.

Комитет по аудиту рекомендует совету директоров кандидатуру внешнего аудитора, определяет и проверяет условия его найма. Внешний аудитор представляет комитету план работы, свои заключения и рекомендации.

А что же при этом остается отделу внутреннего аудита? Он не устанавливает политику внутреннего контроля организации, однако реагирует и уведомляет совет директоров или комитет по аудиту о принятии в организации решений, которые противоречат законодательству или существующим в организации методикам и процедурам.

Основные функции отдела внутреннего аудита заключаются в многогранной оценке деятельности предприятия. Это в первую очередь надежность системы бухучета, финансовых отчетов. Плюс оценка качества работы менеджмента в подходе к экономическим рискам и контролю.

У бухгалтерии-особая миссия

Но как быть, если предприятие не настолько большое, чтобы тратиться на внутренних аудиторов? Прежде всего сосредоточиться на внутреннем контроле в бухгалтерии и финансовом отделе.

Чтобы организовать контроль на уровне бухучета, потребуется разработать несколько регламентов.

Начнем с Положения о материальной ответственности. В нем надо указать перечень должностей материально ответственных лиц, виды и пределы ответственности, контрольные процедуры по сохранности имущества и денег.

Положение о документообороте, в том числе и электронном. Это порядок создания первичных документов и форм отчетности, порядок проверки, обработки и передачи в архив с указанием сроков оформления, представления и хранения документов. Надо определить порядок подписи документов (кто что уполномочен санкционировать) с приложением удостоверенных образцов подписей.

Положение о контроле компьютерной обработки данных бухгалтерского, управленческого и налогового учета. В этом документе укажите, как контролируется ввод данных, у кого из сотрудников какой доступ к программам, файлам и истекшим учетным периодам, а также другие меры защиты информации.

Необходимо разработать положения о персонале и требования к квалификации работников бухгалтерии и финансовой службы и порядке найма на работу.

Конечно, любая организация разрабатывает учетную политику в соответствии с ПБУ 1/98, а также учетную политику в целях налогообложения. Необходимо постоянно следить, соблюдаются ли положения учетных политик на практике в бухгалтерии. Кроме того, надо проверять, применяются ли те стандарты учета материалов, основных средств, расходов на производство и других областей учета, которые разработаны и приняты в организации, или же бухгалтер отошел от этих правил.

И конечно же, надо разработать процедуры сверки регистров учета и контроля записей в бухучете - их полноты, точности, реальности, санкционирования, периодизации и классификации.

Ну и финальный аккорд - регламент контроля управленческой, налоговой, финансовой отчетности. Главная цель этих проверок-оценить надежность и достоверность отчетности.

Перекрываем кислород воровству

Сколько бы мы ни рассуждали о всеобъемлющем внутреннем контроле, одна из главных проблем в любой российской организации-это воровство. Именно его надо искоренить прежде всего.

Основные каналы хищения денег, материалов и других активов можно условно разделить на прямые и косвенные. Каналы прямых хищений-это те, которыми могут воспользоваться все работники-от руководителей до подсобных рабочих. Это, например, воровство товаров и продукции в связи с отсутствием контроля производства, выпуска и хранения товаров. В строительстве за счет завышения смет или ухудшения качества работ растаскиваются материалы. Если в организации нет норм и нормативов расходов материалов, то их крадут и списывают на расходы. При больших наличных оборотах благоденствует воровство наличности. А в организациях, где расход материалов, продукции или товара показывается с помощью измерительных приборов, процветает их "усовершенствование". К примеру, перенастроил топливо-раздаточную колонку при торговле ГСМ-и подставляй карман для денег.

Что сделать, чтобы закрыть прямые каналы хищения?

Мы уже говорили о важном документе-Положении о материальной ответственности. Напомним еще раз: в нем надо четко указать, какой сотрудник и в каком объеме отвечает своим кровным рублем за деньги, материалы, продукцию и товары.

Необходимо проводить не только плановые, но и внезапные инвентаризации. Причем особое внимание уделить "привлекательному" имуществу. Где-то таким имуществом будет дорогой компьютер, а где-то и банальный спирт.

Конечно, хорошо бы брать на должности кассира или кладовщика только кристально честных людей, но будем реалистами. Все-таки правильнее строить внутренний контроль не на 200-процентном доверии к каждому работнику, а на разделении функций персонала. То есть необходимо разграничить всю работу по хранению, учету, распоряжению имуществом между разными людьми и закрепить такое разделение в должностных инструкциях и организационной структуре предприятия.

Важный вопрос-охрана и пропускной режим. Их надо ввести для касс, складов, стройплощадок, производственных территорий и помещений, где хранятся ценности предприятия.

Что касается производства, то не грех позаимствовать из социалистического прошлого нормы, нормативы и лимиты по выпуску продукции или производству работ. Даже на малом предприятии введение нормативов поможет четко отследить работу производственных мощностей, а уж на большом производстве нормы и лимиты - это жизненная необходимость.

Ну и последний нюанс-измерительные приборы. Доступ к ним должен быть строго ограничен, а показания "счетчиков" надо держать под неусыпным контролем.

Намного сложнее бороться с косвенными хищениями, поскольку ими грешат руководители и специалисты, имеющие право распоряжения активами и санкционирования операций. К таким хищениям относятся, например, договоры на услуги, которые фактически не предоставляются; договоры аренды по заниженным ставкам для "своих" арендаторов; необоснованные или незаконные скидки на товары, работы и услуги, дисконты по ценным бумагам. Или, наоборот, при заключении договоров на работы и услуги сторонних организаций предъявляются завышенные цены. Это лишь верхушка айсберга изощренных способов. К примеру, нередко случается, что продукция продается заведомо недобросовестному покупателю, с тем чтобы вывести активы, списать дебиторскую задолженность без законных оснований.

Как перекрыть косвенные каналы хищений? Конечно, "пропускным режимом" и "доступом к счетчикам" тут не обойдешься. Но не стоит брезговать как минимум двумя методами борьбы.

Во-первых, не сочтите за назойливость, но опять вернемся к "нормотворчеству". Именно в должностных инструкциях целесообразно определить права, ответственность и контрольные функции руководителей и специалистов, в распоряжении которых находятся ресурсы организации, именно в нормативных документах организации надо задать правила ограничения доступа к активам.

Во-вторых, необходим контроль за ценовой политикой в договорах закупок и продаж. Данные о договорных ценах и обязательствах необходимо постоянно отслеживать и систематизировать. Тогда любое "отклонение от нормы", принятой в организации, сразу же бросится в глаза внутреннему ревизору и заставит обратить пристальное внимание на причины и следствия необычной сделки.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль