Разъезды по городу

769
Все поездки сотрудников по городу можно разделить на две группы. В первую группу войдут поездки, связанные с выполнением работниками своих трудовых обязанностей. Ко второй же группе будут относиться поездки, не связанные с производственной деятельностью организации и управлением. От характера поездок будут зависеть бухгалтерский учет и налогообложение расходов на них.

Едем по делу...

Если организация оплачивает проезд сотрудников в городском транспорте и эти поездки связаны с производственной деятельностью организации или управлением, то бухгалтер учитывает такие затраты как расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

С налогообложением таких расходов проблем не будет, если они документально подтверждены (п. 1 ст. 253, ст. 252 НК РФ). Но обратите внимание, мы пока говорим о расходах на поездки в рабочее время по делам организации. Расходы до места работы и обратно мы рассмотрим чуть ниже.

Сотрудников организации можно разделить на тех, у кого работа носит разъездной характер, и тех, кто совершает поездки время от времени.

Если работники отправляются в путь каждый день или несколько раз в неделю, их работа носит разъездной характер. Например, должность курьера подразумевает постоянное перемещение по городу с целью отвезти или забрать какие-либо документы, товары и т. д. В этом случае в организации должен быть утвержденный руководителем список сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Кроме того, об этом стоит сказать в должностных инструкциях работников (если таковые имеются на предприятии) или же прописать в трудовом договоре с сотрудником.

В организации могут быть и работники, которые периодически совершают поездки по делам фирмы. При этом их работа не предполагает разъездного характера. Например, секретарь срочно отвозит какие-либо документы или менеджер встречает деловых партнеров из другого города.

И при систематических, и при разовых поездках есть три подхода к оплате проезда сотрудников. Остановимся на них подробнее. В каждом случае будут свои документы, подтверждающие расходы.

Первый вариант. Организация сама приобретает проездные билеты. Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер (согласно отдельному приказу руководителя), они выдаются по списку под роспись. После использования проездные билеты лучше собрать. Они также будут служить документальным подтверждением расходов.

Для разовых поездок проездные билеты могут выдаваться по мере надобности также с последующим их возвратом. Для подтверждения экономической целесообразности поездки понадобится приказ руководителя. Кроме того, для контроля возврата проездных в организации лучше завести журнал учета поездок, в котором необходимо отражать дату выдачи и возврата проездного документа.

Второй вариант предполагает предварительную выдачу денежных средств под отчет с последующим (в конце месяца) составлением авансового отчета об израсходованных на проезд суммах. Согласитесь, такой способ оплаты проезда больше подходит для систематических поездок, нежели разовых. При таком варианте расчетов по оплате за проезд дополнительного приказа руководителя не требуется. Для работников, чья работа носит разъездной характер, деньги выдаются по уже имеющемуся утвержденному списку. Ну а если такой механизм используется и для разовых поездок, подтверждением производственного характера расходов на поездку будет служить авансовый отчет сотрудника с приложением билетов, утвержденный руководителем.

Третий вариант оплаты проезда, как правило, используется при разовых поездках. Сотрудники сначала сами покупают себе проездные документы, а потом организация возмещает им понесенные расходы. Обратите внимание, что в этом случае составлять авансовые отчеты не нужно, поскольку денежные средства под отчет фактически не выдавались, а значит, и отчитываться не за что. Деньги возмещаются сотрудникам из кассы по расходным кассовым ордерам на основании их заявлений (с приложением проездных документов), которые завизированы руководителем организации.

Так как расходы на проезд являются производственными, следовательно, оплату таких расходов не нужно включать в совокупный доход работника и облагать налогом на доходы физических лиц (ст. 209, 41 НК РФ). То же можно сказать о едином социальном налоге: его начислять не нужно (п. 1 ст. 236 НК РФ). Ну а раз ЕСН не начисляется, то не будет и страховых взносов в ПФР (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

...или лишь до работы

Чтобы учесть расходы на оплату поездок, которые непосредственно не связаны с производственной деятельностью организации или управлением (например, до работы и обратно) для налога на прибыль, такая возможность должна быть закреплена в трудовом договоре с сотрудником или в коллективном договоре (п. 25 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ).

В бухгалтерском учете такие затраты относятся на расходы по обычным видам деятельности как вид вознаграждения за труд.

Эти выплаты включаются в совокупный доход сотрудника и облагаются налогом на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НК РФ). Кроме того, на них нужно начислить ЕСН и страховые взносы в ПФР (п. 1 ст. 236 НК РФ). Существует мнение, что если выплата предусмотрена только коллективным договором, а в трудовом не прописана, то она не облагается ЕСН (поскольку в объект обложения этим налогом включаются выплаты по трудовому договору)*. В нашем случае это может произойти с оплатой проезда. Но с таким мнением категорически не согласны налоговые органы. Так что, как уже сложилось, организации нужно самой решать - спорить или начислять ЕСН. Если спорить, то нужно готовиться к судебному спору.

Если же в трудовом или коллективном договоре не закреплена оплата стоимости проезда городским транспортом и проезд не связан с производственной деятельностью, то такие затраты в бухгалтерском учете относятся на внереализационные расходы (п. 12 ПБУ 10/99).

При расчете налога на прибыль расходы на оплату указанных поездок не учитываются. Денежные средства, полученные сотрудниками, включаются в их совокупный доход, с которого удерживается налог на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НК РФ). А вот ЕСН с них организация платить не должна, поскольку они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ). То же и со взносами в Пенсионный фонд.

* - См. "О коллективном договоре и ЕСН" в "УНП" № 13, 2003, стр. 16.

Для информации

В трудовом договоре можно не закреплять компенсацию работнику расходов на проезд, который не связан с выполнением его трудовых обязанностей. Вместо нее можно выплачивать ежемесячную материальную помощь. Конечно, в этом случае выплаченную материальную помощь нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 23, ст. 270 НК РФ).

Но, с другой стороны, с материальной помощи в размере 2000 рублей в год не нужно будет удерживать налог на доходы физических лиц (п. 28 ст. 217 НК РФ). И, что не менее важно, на нее не нужно будет начислять ЕСН и страховые взносы в ПФР, так как она не уменьшает налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль