Дебиторская задолженность: вопросы управления и учета

6257
Дебиторская задолженность растет на фоне общей нестабильности. Контрагенты придерживают средства, поэтому сейчас особенно важно найти действенные инструменты, чтобы получить живые деньги.

Начинать работу с дебиторкой надо с первого дня просрочки. Но если вернуть деньги не получится, безнадежную дебиторку можно списать. Главные вопросы управления дебиторской задолженностью, а также учета и списания, рассмотрим в статье.

Управление дебиторской задолженностью

Вероятность возврата долга контрагентом зависит от срока просрочки платежа. Чем дольше клиент не платит по счетам, тем ниже процент возврата. Чтобы получить деньги, начинать работу с дебиторской задолженностью надо с первого дня просрочки. Эту работу можно условно разделить на три этапа в зависимости от периодов просрочки.

Этап № 1

Переговоры о дебиторской задолженности

По опыту финансовых директоров, первые 30 дней считаются рабочей просрочкой в нашей стране. Но критерии компания определяет для себя сама. Срок нормальной просрочки обычно зависит от вида деятельности продавца и длительности его производственного цикла. Так что для некоторых она может составлять нескольких дней, а для других больше года.

В этот период важно наладить контакты с представителем покупателя, чтобы напоминать о задолженности, выяснить причины просрочки и планируемый срок погашения. Порядок действий может выглядеть следующим образом.

Напомнить о предстоящем платеже. Чтобы платеж поступил в срок и контрагент о нем не забыл, можно напоминать о предстоящем платеже за пять-семь дней до его даты по договору. Например, организовать рассылку клиентам электронных писем-уведомлений о предстоящих платежах, связаться лично по телефону или направить сообщение по факсу или в форме sms-сообщения. Выбранный способ зависит от принятого в компании порядка взаимодействия с клиентами.

Сообщить о задолженности. Когда срок платежа по договору истек, покупателю стоит более настойчиво напомнить о необходимости оплатить счет. Связаться с представителем покупателя, который отвечает за выделение средств, можно лично, по телефону или электронной почте. Можно также настроить автоматическую рассылку клиентам электронных уведомлений о возникновении просроченной задолженности.

На оплату обычно дается три дня. В течение этих трех дней сотрудник компании может напоминать покупателю о задолженности повторно. Цель таких звонков и рассылок – уведомить покупателя об образовавшейся задолженности. Общение необходимо строить предельно деликатно и доброжелательно, чтобы дебитор «не обиделся». Например, «Наша компания отгрузила товар в срок, сроки оплаты также подходят (или подошли) — пожалуйста, не забудьте о необходимости своевременно произвести платеж».

Согласовать график платежей. Когда клиент не торопится с оплатой счета, то стоит выходить на руководство должника. В ходе повторных звонков необходимо аргументированно с учетом условий поставок потребовать оплату. Кроме того, надо выяснить причину неисполнения ранее достигнутых договоренностей, получить от покупателя информацию о новом сроке частичного платежа или погашения суммы долга. Имеет смысл запросить гарантийное письмо или график погашения задолженности. То есть перевести договоренности из устной формы в письменную.

Одновременно с этим можно поторговаться о дополнительных условиях, чтобы получить важное для себя, уступив в неважном. Например, предоставив проверенному клиенту незначительную отсрочку платежа. Либо дать дополнительно скидку на товар, интересующий покупателя, но несущественный для продавца или договориться о бонусе за выполнение плана закупки при их своевременной оплате.

Зафиксировать договоренности. В интересах компании получить от покупателя письменное подтверждение того, что он признает сумму возникшей задолженности. То есть, у должника нет оснований снизить сумму задолженности или ее отрицать. Для этого стоит фиксировать все действия, которые сотрудники предпринимали, чтобы получить от покупателя просроченную дебиторскую задолженность (звонки, визиты, графики погашения, акты сверок и пр.).

Если покупатель не согласен с суммой задолженности, то необходимо получить от него подтверждающие бумаги. Это необходимо для последующей работы с дебиторкой, а в случае спора – для подтверждения в суде факта задолженности и ее суммы.

Этап № 2

Претензии и стоп-поставка

Переговоры-уговоры не всегда дают положительный результат. Тогда к работе с такими кредиторами стоит подключить специалистов, специализирующимся на сборе проблемных долгов. Ими могут быть как свои сотрудники по работе с дебиторской задолженностью, так и привлеченные специалисты. Главное, что это должны быть хорошие переговорщики, которые понимают, до какой степени и как нужно построить диалог с дебитором, чтобы он и дальше оставался в числе покупателей. На этом этапе обычно используют следующий порядок действий.

Ежедневный обзвон. Клиенту аргументированно и ежедневно стоит сообщать о необходимости оплатить сумму по условиям договора. При этом называть количество дней просрочки, процентную ставку пеней и штрафы, их сумму и возможные последствия для покупателя, если он не оплатит товар.

Направить письма-требования. По результатам обзвона стоит получить от покупателя график погашения задолженности. Для этого на имя генерального директора компании-должника можно направить письмо-претензию. В нем стоит продублировать устно информацию о штрафах по договору, обозначить сумму долга и набежавших пеней и штрафов по просрочке.

Провести переговоры в офисе должника. Когда срок просрочки стал для компании уже критичным (как правило, через 90 дней), то к звонкам-напоминаниям и письмам с требованиями практики рекомендуют добавить выездные мероприятия в офис или на торговую точку покупателя. Цель – проверить финансово-хозяйственную деятельность и согласовать порядок погашения долга.

При этом в беседе необходимо четко аргументировать сроки, суммы, условия, альтернативы и возможности покупателя заработать больше через своевременную оплату. Или, наоборот, сократить его товарную маржу через увеличение отсрочки платежа. Ключевая фраза: "Заплатите вовремя - заработаете больше или, если удобно, заплатите позже, но товар будет для вас с большей наценкой от нашей компании, и в итоге вы заработаете меньше".

Ограничить отгрузки. Когда покупатель, несмотря на гарантийное письмо, оплатил меньше половины суммы или вообще не начал исполнять график, то можно ограничить поставки в его адрес. Это позволит снизить риски бизнеса и понять, как контрагент выполняет свои обязательства по оплате. Но ограничение отгрузок естественным образом ограничит и рост продаж. Кроме того, стоп-поставку есть смысл обсуждать, когда точно известно, что на рынке у конкурентов нет сопоставимых товарозаменителей.

Этап № 3

Взыскание дебиторской задолженности через суд

Когда ясно, что задолженность вышеописанными способами не вернуть, можно переходить к подготовке искового заявления и подавать его в арбитражный суд. Суд – обычно крайность, при которой компания фактически готова прекратить отношения с покупателем. Но можно и на этом этапе попытаться решить вопрос мирным путем. Алгоритм следующий.

Направить письмо-уведомление. Стоит направить должнику письмо-уведомление, в котором сообщить, что компания подает на покупателя иск в суд. При этом дать в письме три дня для оплаты просроченного долга. По опыту коллег, большую часть долгов (около 80 процентов) возвращают после уведомлений о подаче иска в арбитражный суд. Многие компании оттягивают момент оплаты до последнего. И даже претензионные письма иногда не оказывают на них должного эффекта.

Составить иск. Если никакой реакции на письмо-уведомление не последовало, время переходить к подготовке иска в суд. На этом этапе стоит проверить платежеспособность должника, изучив ситуацию в его бизнесе и состояние дел. Иначе судебные разбирательства могут принести только моральное удовлетворение, так как «взять» с должника будет нечего. Иск обычно инициируют от суммы, которая превышает судебные издержки и затраты на ведение такого дела.

Передать дело в суд. Вероятность взыскать задолженность увеличится, если оперативно передать все требуемые документы в суд. Как правило, это работа юристов. А значит, в систему их мотивации можно включить такой показатель, как размер взысканной просроченной дебиторской задолженности по судебным делам. По опыту коллег, при оперативной передаче бумаг в суд основная часть должников погашает свои долги. Либо заключает мировые соглашения до начала судебных разбирательств.

Работа с дебиторской задолженностью

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на четыре этапа, а начать надо с проверки контрагентов. Действуя шаг за шагом, получится сократить долги.

Шаг №1. Проверить платежеспособность новых контрагентов. Перед тем, как заключить контракт с новым покупателем помимо стандартной проверки (документы, отчетность и первые лица компании) стоит изучить негативные отзывы. Можно также добавить визит в офис будущего контрагента. В реальности картина может выглядеть иначе, чем на бумаге и словах.

Шаг №2. Напоминать о предстоящем платеже. Многие планируют финансовые расчеты на неделю вперед. Если контрагент несвоевременно включит платеж в график, то возможна просрочка платежа до одной недели. Чтобы платеж поступил в срок, можно ввести практику напоминания о предстоящем платеже за пять-семь дней до его даты по договору.

Шаг №3. Мотивировать быструю оплату счетов. Покупатель должен быть заинтересовать в том, чтобы вовремя платить по счетам. Для этого необходимо, чтобы присутствовал реальный экономический интерес. Одним из вариантов такой мотивации может быть предоставление скидки за досрочную оплату.

Шаг №4. Не давать отсрочку всем подряд. Можно предоставлять отсрочку платежа, но только проверенным клиентам. К таковым, обычно относят клиентов с периодом положительного сотрудничества не менее полугода. Для недисциплинированных или финансово слабых контрагентов отсрочки, наоборот, можно отменить.

Учет дебиторской задолженности

На практике инспекторы на местах часто спорят с компаниями в вопросах учета дебиторской задолженности и списания безнадежной дебиторки. А спорные моменты признают за ошибки компаний. Придерживаться позиции инспекторов или нет, решать вам. Приведем три случая, когда с налоговиками точно можно спорить при списании дебиторской задолженности.

Списание дебиторской задолженности раньше положенного

Налоговики считают, что списать дебиторку можно только в периоде, когда она стала безнадежной. Для учета нужны приказ руководителя и акт инвентаризации задолженности.

Мы с этим не согласны. Даже ФНС России подтвердила, что компания вправе включить в расходы безнадежную дебиторку в текущем периоде, даже если срок исковой давности истек раньше (письмо от 20.01.14 № ГД-4-3/526@).

Списание дебиторской задолженности при исключении контрагента из ЕГРЮЛ

По мнению налоговиков, компания не вправе включить в расходы дебиторку, если контрагента исключили из ЕГРЮЛ как недействующего. Инспекторы считают, что это не ликвидация, поэтому долг надо списывать после истечения срока давности.

Изменения в ГК РФ должны прекратить все споры по этому вопросу. Компании, исключенные из госреестра (которые за последние 12 месяцев не сдавали отчетность и не проводили операции хотя бы по одному счету) приравнивают к ликвидированным, но только после 1 сентября 2014 года (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ в новой редакции, п. 3 ст. 3 Федерального закона от 05.05.14 № 99-ФЗ). Порядок списания долгов контрагентов тоже изменился. Он зависит от даты, когда контрагент исключен из реестра.

Как учитывать дебиторскую задолженность смотрите на схеме >>

Подтверждение суммы долга

Налоговики уверены, что для списания дебиторской задолженности нужен полный комплект бумаг: договор, первичка, счета-фактуры. На самом деле компаниям удается подтвердить сумму дебиторки любыми документами, например оборотно-сальдовой ведомостью. Некоторые судьи считают, что этого достаточно (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.08.13 № А21-6633/2012).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль