Хранить вечно?

839
Работодатель должен документировать практически каждое свое действие. Так, документ нужен и при приеме на работу, и при переводе, и при увольнении, и при согласовании действий с профсоюзом, и во многих других случаях. Однако в большинстве случаев вопросы о том, как долго работодатель должен хранить всю эту документацию, Трудовой кодекс обходит стороной.

"Вековые" книжки

Сразу заметим, что для некоторых документов Трудовой кодекс все же установил сроки хранения. Именно с них мы и начнем.

Первый документ, в отношении которого Трудовой кодекс вводит нормы хранения, - трудовые книжки работников. Правда, в статье 66 ТК РФ этот срок установлен не прямо, там сделана ссылка на правительственный документ. А вот уже в постановлении Правительства РФ от 16.04.03 № 225 установлены конкретные сроки хранения трудовых книжек.

Очевидно, что трудовая книжка должна храниться у работодателя все время, пока сотрудник у него работает. При прекращении трудового договора книжка обязательно выдается работнику (ст. 62 ТК РФ). Но даже если уволившийся (или уволенный) работник не забирает свою трудовую книжку, работодатель обязан ее хранить.

В первые два года книжка хранится в кадровой службе, причем отдельно от других трудовых книжек. По прошествии двух лет "забытые" книжки положено передать в архив организации и хранить их там еще 50 лет. И только через полвека такой документ можно выбросить. Точнее, уничтожить "в установленном порядке", то есть комиссией с обязательным составлением акта.

Акты о несчастье

Вторая категория документов, для которой Трудовой кодекс устанавливает сроки хранения, - это акты о несчастных случаях на производстве. Напомним, что если во время работы с сотрудником случается несчастье, то работодатель должен организовать расследование происшествия. Результаты расследования оформляются актом о несчастном случае на производстве, который работодатель обязан хранить в течение 45 лет.

Точно такой же срок установлен статьей 230 кодекса и для хранения актов расследования несчастных случаев, не связанных с производством*.

Остальные - по перечню

В отношении же остальных документов Трудовой кодекс не устанавливает никаких временных рамок для хранения. Поэтому остается неясным - в течение какого срока работодатель должен хранить приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, наложении взыскания и т. п.

Нет, не значит. Дело в том, что сроки хранения таких документов все же установлены. Сделано это Росархивом еще в 2000 году. Именно тогда был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения (утв. 06.10.2000). Именно в нем детально прописано, сколько времени какой документ необходимо хранить в архиве организации. Причем этот перечень распространяется на все организации независимо от их ведомственной принадлежности.

Таким образом, ни одна организация не имеет права хранить тот или иной документ меньше срока, установленного в перечне. За нарушение этого порядка руководитель организации вполне может заплатить штраф в размере до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ.

Так что же и как долго надо хранить, чтобы избежать штрафа? Обо всем по порядку.

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет.

Три четверти века положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка положено хранить даже после замены их новыми. Срок хранения - 1 год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Другие правила и инструкции, разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Столько же положено хранить проекты таких документов, в том числе и тех, которые направлялись на согласование в профсоюз. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Таким образом, практически для каждого кадрового документа перечень установил свой срок хранения. Подробная таблица хранения таких документов приведена на стр. 14 этого номера "УНП"

* - Подробнее о расследовании и оформлении несчастных случаев, происшедших в организации, см. "Несчастный случай", "УНП" № 9, 2003, стр. 12, "Следствие ведет работодатель", "УНП" № 10, 2003, стр. 12 и "Расследовал - оформи", "УНП" № 12, 2003, стр. 12.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль