Нужны ли документы?

454
Стремление бухгалтера "обложиться" оправдательными документами понятно. Но иногда получить такой документ невозможно: или контрагент отказывается его выдать, или работник уже уволился. Да мало ли может быть таких ситуаций?! Именно в таких случаях надо проверить: а можно ли учесть расход без такого документа?

Услуги

Больше всего вопросов возникает у бухгалтеров по документальному оформлению полученных услуг. Загвоздка здесь в том, что услуга в отличие от работы не имеет материально выраженного результата. Она, согласно статье 38 НК РФ, оказывается и потребляется одновременно. К примеру, результат от посещения работником семинара (который является услугой) останется только в голове у работника. Тогда как при строительстве здания организация в качестве результата получит вполне материальное помещение.

В результате стандартные акты выполненных работ, подтверждающие, что исполнитель выполнил для заказчика ту или иную работу и передает ее результат заказчику, а последний ее принимает, здесь не подходят.

Согласитесь, сложно говорить о том, что сотрудник бухгалтерии, посетивший тот же консультационный семинар, может не принять оказанную услугу. Ведь услуга в данном случае как раз в самом семинаре и заключается. И после прослушивания семинара она в любом случае будет считаться оказанной.

Таким образом, акт, составленный после оказания услуги, будет подтверждать лишь то, что исполнитель выполнил свою обязанность по договору, и дату оказания услуги, а не ее качество и уж тем более не факт принятия ее заказчиком.

В результате получается, что в большинстве случаев подтвердить свои расходы организация может и без акта выполненных услуг. Например, подтвердить расходы на тот же консультационный семинар можно договором, счетом, платежными документами, счетом-фактурой. А уж если руководитель оформит приказ о направлении бухгалтера на семинар, то учесть расходы для целей налогообложения можно без проблем.

Но в то же время, если организаторы семинара оформляют участникам акты оказанных услуг, то отказываться от получения такого документа не надо. Ведь он лишний раз будет подтверждать и производственный характер услуги, и тот факт, что услуга реально оказана. А это не будет лишним ни для применения вычета по НДС, ни для учета расходов для целей налогообложения прибыли.

Аренда

Не меньше вопросов вызывает и документальное оформление арендной платы. Здесь сложности связаны с тем, что гражданское законодательство не признает аренду услугой, а при исчислении некоторых налогов (например, НДС) аренда по сути приравнена к услугам. В результате у бухгалтеров возникает вопрос: надо ли от арендодателя помимо подписания акта приема-передачи самого помещения требовать еще и составления ежемесячного акта об оказанных услугах.

На наш взгляд, составление такого акта не только не обязательно, но и будет противоречить сути аренды. Ведь аренда не является услугой ни с точки зрения ГК РФ, ни с точки зрения НК РФ. Дело в том, что, согласно Гражданскому кодексу, договоры возмездного оказания услуг и аренды являются самостоятельными и подчиняются разным правилам.

С точки же зрения Налогового кодекса аренда не является услугой, так как не соответствует определению, данному в статье 38 НК РФ. Напомним, что НК РФ признает услугой деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются уже в процессе осуществления этой деятельности. Аренда же как возможность на законных основаниях владеть и пользоваться чужой вещью не представляет собой деятельности.

Это означает, что арендная плата является платой не за услугу, а за пользование арендованным помещением. Поэтому и подтверждать факт уплаты арендной платы будет не акт оказанных услуг, а договор аренды, акт приема-передачи помещения, счет на оплату, выставленный арендодателем, и платежные документы, подтверждающие оплату этого счета. А для зачета НДС арендатору потребуется еще и счет-фактура.

Подотчетники

Но и со своими работниками у бухгалтера порой возникает не меньше проблем, чем с контрагентами. Ведь довольно часто работники получают в бухгалтерии деньги под отчет. Обязательны ли в таком случае заявление работника и виза руководителя? Или, может быть, обязательно должен быть приказ о выдаче денег под отчет?

Решение этого вопроса будет зависеть от внутренних документов организации. Дело в том, что законодательство допускает выдачу наличных денег из кассы на основании одного лишь расходного кассового ордера (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Правда, в таком случае этот документ должен подписывать руководитель организации. А вот если в бухгалтерию представлен другой документ, содержащий разрешение руководителя на выдачу денег работнику (заявление, приказ, счет и т. п.), то подписывать сам ордер руководитель не обязан.

Поэтому если правила документооборота, установленные в организации, предусматривают при получении денег под отчет обязательную подачу заявления (служебной записки и т. п.) на имя руководителя или издание приказа, то такой документ в бухгалтерии должен быть. Если же подобных правил в организации не установлено, то деньги можно выдать и без заявления, но при этом руководитель должен будет подписать расходный кассовый ордер.

А вот авансовый отчет по суммам, полученным под отчет, в организации должен быть обязательно. Не забудьте, что утверждает такой отчет руководитель организации (постановление Госкомстата России от 01.08.01 № 55).

Командировки

Расходы на командировки сотрудников также можно учесть при налогообложении прибыли только если они правильно оформлены. Оформление же в этом случае начинается с составления документов, обосновывающих командировку сотрудника. И вопреки распространенному мнению приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку вовсе не является обязательным документом. Дело в том, что действующая до сих пор инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" устанавливает, что приказ о направлении сотрудника в командировку оформляется по усмотрению руководителя организации (п. 2). А вот командировочное удостоверение работнику должно выписываться в обязательном порядке. Поэтому именно этот документ будет подтверждать факт направления работника в служебную командировку. Заметим, что унифицированная форма такого удостоверения утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль