Сам себе архивариус

693
"...В нашу фирму пришло письмо, в котором настойчиво предлагается заключить договор с архивным учреждением и сдать им на хранение документы: по кадрам, по зарплате. Причем в письме сказано, что мы должны это сделать, так как организация существует уже более трех лет. А если мы откажемся от заключения договора, то должны выделить помещение у нас в офисе специально для хранения документов и обеспечить его безопасность. Мы позвонили в архив, и там сказали, что эта услуга платная. Что же нам делать? Действительно ли мы должны сдавать в архив документы, да еще и платить за это из своего кармана?" Такое письмо прислала в редакцию бухгалтер из Москвы Елизавета Крюкова. Чтобы помочь читательнице, корреспондент "УНП" получил задание: разобраться в проблеме, ответить на вопросы Елизаветы и по возможности ее успокоить. Как выяснилось, волноваться действительно не стоит.

"...В нашу фирму пришло письмо, в котором настойчиво предлагается заключить договор с архивным учреждением и сдать им на хранение документы: по кадрам, по зарплате. Причем в письме сказано, что мы должны это сделать, так как организация существует уже более трех лет. А если мы откажемся от заключения договора, то должны выделить помещение у нас в офисе специально для хранения документов и обеспечить его безопасность. Мы позвонили в архив, и там сказали, что эта услуга платная. Что же нам делать? Действительно ли мы должны сдавать в архив документы, да еще и платить за это из своего кармана?" Такое письмо прислала в редакцию бухгалтер из Москвы Елизавета Крюкова. Чтобы помочь читательнице, корреспондент "УНП" получил задание: разобраться в проблеме, ответить на вопросы Елизаветы и по возможности ее успокоить. Как выяснилось, волноваться действительно не стоит.

По закону

Начнем с теории. Законом установлены различные сроки хранения документации предприятия. Например, расчетно-платежные ведомости по зарплате сотрудников должны храниться не менее 75 лет. Такие требования содержатся в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). А первичные учетные документы бухгалтерского учета должны оставаться неприкосновенными не менее пяти лет (ст. 17 закона "О бухгалтерском учете")*. Но в нормативных актах нигде нет указаний на то, что документы организаций подлежат обязательной передаче в архив. Единственное исключение из этого - это обязанность каждой ликвидирующейся фирмы сдать документы по персоналу в архив кадровой документации. Как пояснили корреспонденту "УНП" в Главном архивном управлении города Москвы, "порядок передачи документов по кадрам в архив должен быть прописан в уставе организации".

О навязчивых предложениях

А как быть, если вам поступило письменное предложение из архивной организации, подобное тому, о котором рассказала Елизавета Крюкова? Надо заметить, что в Главархиве Москвы очень удивились, узнав, что некто рассылает такие письма, и посоветовали обратиться с нашим вопросом в одно из подразделений архива, которые созданы в каждом административном округе столицы.

Реакция работников окружных отделов была аналогичной: "Зачем вам сдавать документы на хранение? Храните их у себя!" И пояснили: "Мы берем на хранение документы по количественному составу организаций "первого списка", к которому относятся только крупные московские предприятия. Крупными считаются заводы, фабрики. Они сдают документы в архив по определенному плану, причем у каждой крупной организации есть свой архивный куратор". Все остальные организации "второго списка" должны вести свои архивы по местонахождению, то есть в офисе. Таким образом, небольшое коммерческое предприятие хранит документы, в том числе и по кадрам, скажем так, в частном порядке.

По поводу происхождения писем с навязчивыми предложениями в окружном отделе предположили: "Есть такие организации, которые зарабатывают тем, что за вознаграждение приводят документы фирм в идеальный порядок. Обычно это частные фирмы... Или архив торговли может так поступать".

Но в архиве торговли при департаменте потребительского рынка и услуг правительства Москвы корреспонденту "УНП" подтвердили, что организация может хранить свои кадровые документы самостоятельно. И подчеркнули, что при этом "домашний" архив должен соответствовать архивным требованиям: бумаги переплетены, составлена опись дел, которая должна быть согласована с архивом.

Как себя обезопасить

Для уверенности в том, что никто и никогда не обвинит вас в безалаберном отношении к важным архивным документам, можно создать мини-архив у себя в офисе. Как это сделать, нам посоветовали все в том же окружном отделении Главархива.

Для начала в организации нужно создать инструкцию о делопроизводстве и архивном деле, если ее нет. Сделать это не сложно: достаточно взять типовую инструкцию о делопроизводстве (утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68) и "подставить" в нее свои данные. Следующий документ, который хорошо бы иметь для подстраховки, - положение об экспертной комиссии, которая будет вести работу по отбору документов на хранение и уничтожение (о том, как создать экспертную комиссию, изложено в пункте 3.1 упомянутого выше Перечня типовых управленческих документов). Кроме того, можно обратиться в окружной архив и пригласить архивариусов в состав вашей экспертной комиссии. Если вся работа по отбору документов для хранения или уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей бояться не стоит.

Затем нужно создать номенклатуру дел со сроками хранения документов: систематизировать все имеющиеся документы по видам и датам. Например, готовим к архивному хранению ведомости по зарплате сотрудников. Для этого нужно разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке (с января по декабрь). Предварительно с документов нужно убрать все металлические скрепки. После этого все страницы пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 сантиметров. Когда все документы систематизированы и прошиты, составьте их опись и заверительный лист: "В деле прошито такое-то количество листов".

Когда подготовка документов к архивному хранению успешно завершена, остается только поставить составленные дела на полочки. В идеале хорошо было бы выделить под архив отдельную комнату, но если организация небольшая, то достаточно и запирающегося шкафа. В итоге должно получиться мини-хранилище с защищенным доступом от посторонних.

Таким образом, можно соблюсти все нормы о надлежащем хранении документов и оградить себя от навязчивых предложений вольных архивариусов, желающих за вознаграждение "помочь" систематизировать и вести ваш архив. Но, конечно, их услуги придутся весьма кстати, если ни у кого в организации нет ни времени, ни сил на всю эту архивную возню.

Красиво жить не запретишь

Предположим, хранить документы у себя вам уже надоело или в офисе для этого просто нет места, но при этом деньги вашей фирме прямо-таки девать некуда. Тогда кипы бумаг можно на добровольной основе сдать в архив. По московскому закону "Об архивном фонде Москвы и архивах" такое право есть у любой организации. Оформляется передача дел договором о депозитарном или постоянном хранении документов. Можно воспользоваться услугами Главархива, специализированного архива (например, торговли) или частной архивной фирмы. Стоимость будет определяться в зависимости от условий договора и сопутствующих услуг по приведению документов в надлежащий для передачи в архив вид. Конкретную сумму корреспонденту "УНП" в архивах не назвали, но всякий раз при упоминании об услугах депозитария или постоянном хранилище уверенно заявляли - "это очень дорогое удовольствие".

* - Подробнее о сроках хранения документов см. "УНП" № 11, 2002, стр. 7 московской вкладки.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль