Сам себе архивариус

703
"...В нашу фирму пришло письмо, в котором настойчиво предлагается заключить договор с архивным учреждением и сдать им на хранение документы: по кадрам, по зарплате. Причем в письме сказано, что мы должны это сделать, так как организация существует уже более трех лет. А если мы откажемся от заключения договора, то должны выделить помещение у нас в офисе специально для хранения документов и обеспечить его безопасность. Мы позвонили в архив, и там сказали, что эта услуга платная. Что же нам делать? Действительно ли мы должны сдавать в архив документы, да еще и платить за это из своего кармана?" Такое письмо прислала в редакцию бухгалтер из Москвы Елизавета Крюкова. Чтобы помочь читательнице, корреспондент "УНП" получил задание: разобраться в проблеме, ответить на вопросы Елизаветы и по возможности ее успокоить. Как выяснилось, волноваться действительно не стоит.

"...В нашу фирму пришло письмо, в котором настойчиво предлагается заключить договор с архивным учреждением и сдать им на хранение документы: по кадрам, по зарплате. Причем в письме сказано, что мы должны это сделать, так как организация существует уже более трех лет. А если мы откажемся от заключения договора, то должны выделить помещение у нас в офисе специально для хранения документов и обеспечить его безопасность. Мы позвонили в архив, и там сказали, что эта услуга платная. Что же нам делать? Действительно ли мы должны сдавать в архив документы, да еще и платить за это из своего кармана?" Такое письмо прислала в редакцию бухгалтер из Москвы Елизавета Крюкова. Чтобы помочь читательнице, корреспондент "УНП" получил задание: разобраться в проблеме, ответить на вопросы Елизаветы и по возможности ее успокоить. Как выяснилось, волноваться действительно не стоит.

По закону

Начнем с теории. Законом установлены различные сроки хранения документации предприятия. Например, расчетно-платежные ведомости по зарплате сотрудников должны храниться не менее 75 лет. Такие требования содержатся в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). А первичные учетные документы бухгалтерского учета должны оставаться неприкосновенными не менее пяти лет (ст. 17 закона "О бухгалтерском учете")*. Но в нормативных актах нигде нет указаний на то, что документы организаций подлежат обязательной передаче в архив. Единственное исключение из этого - это обязанность каждой ликвидирующейся фирмы сдать документы по персоналу в архив кадровой документации. Как пояснили корреспонденту "УНП" в Главном архивном управлении города Москвы, "порядок передачи документов по кадрам в архив должен быть прописан в уставе организации".

О навязчивых предложениях

А как быть, если вам поступило письменное предложение из архивной организации, подобное тому, о котором рассказала Елизавета Крюкова? Надо заметить, что в Главархиве Москвы очень удивились, узнав, что некто рассылает такие письма, и посоветовали обратиться с нашим вопросом в одно из подразделений архива, которые созданы в каждом административном округе столицы.

Реакция работников окружных отделов была аналогичной: "Зачем вам сдавать документы на хранение? Храните их у себя!" И пояснили: "Мы берем на хранение документы по количественному составу организаций "первого списка", к которому относятся только крупные московские предприятия. Крупными считаются заводы, фабрики. Они сдают документы в архив по определенному плану, причем у каждой крупной организации есть свой архивный куратор". Все остальные организации "второго списка" должны вести свои архивы по местонахождению, то есть в офисе. Таким образом, небольшое коммерческое предприятие хранит документы, в том числе и по кадрам, скажем так, в частном порядке.

По поводу происхождения писем с навязчивыми предложениями в окружном отделе предположили: "Есть такие организации, которые зарабатывают тем, что за вознаграждение приводят документы фирм в идеальный порядок. Обычно это частные фирмы... Или архив торговли может так поступать".

Но в архиве торговли при департаменте потребительского рынка и услуг правительства Москвы корреспонденту "УНП" подтвердили, что организация может хранить свои кадровые документы самостоятельно. И подчеркнули, что при этом "домашний" архив должен соответствовать архивным требованиям: бумаги переплетены, составлена опись дел, которая должна быть согласована с архивом.

Как себя обезопасить

Для уверенности в том, что никто и никогда не обвинит вас в безалаберном отношении к важным архивным документам, можно создать мини-архив у себя в офисе. Как это сделать, нам посоветовали все в том же окружном отделении Главархива.

Для начала в организации нужно создать инструкцию о делопроизводстве и архивном деле, если ее нет. Сделать это не сложно: достаточно взять типовую инструкцию о делопроизводстве (утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68) и "подставить" в нее свои данные. Следующий документ, который хорошо бы иметь для подстраховки, - положение об экспертной комиссии, которая будет вести работу по отбору документов на хранение и уничтожение (о том, как создать экспертную комиссию, изложено в пункте 3.1 упомянутого выше Перечня типовых управленческих документов). Кроме того, можно обратиться в окружной архив и пригласить архивариусов в состав вашей экспертной комиссии. Если вся работа по отбору документов для хранения или уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей бояться не стоит.

Затем нужно создать номенклатуру дел со сроками хранения документов: систематизировать все имеющиеся документы по видам и датам. Например, готовим к архивному хранению ведомости по зарплате сотрудников. Для этого нужно разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке (с января по декабрь). Предварительно с документов нужно убрать все металлические скрепки. После этого все страницы пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 сантиметров. Когда все документы систематизированы и прошиты, составьте их опись и заверительный лист: "В деле прошито такое-то количество листов".

Когда подготовка документов к архивному хранению успешно завершена, остается только поставить составленные дела на полочки. В идеале хорошо было бы выделить под архив отдельную комнату, но если организация небольшая, то достаточно и запирающегося шкафа. В итоге должно получиться мини-хранилище с защищенным доступом от посторонних.

Таким образом, можно соблюсти все нормы о надлежащем хранении документов и оградить себя от навязчивых предложений вольных архивариусов, желающих за вознаграждение "помочь" систематизировать и вести ваш архив. Но, конечно, их услуги придутся весьма кстати, если ни у кого в организации нет ни времени, ни сил на всю эту архивную возню.

Красиво жить не запретишь

Предположим, хранить документы у себя вам уже надоело или в офисе для этого просто нет места, но при этом деньги вашей фирме прямо-таки девать некуда. Тогда кипы бумаг можно на добровольной основе сдать в архив. По московскому закону "Об архивном фонде Москвы и архивах" такое право есть у любой организации. Оформляется передача дел договором о депозитарном или постоянном хранении документов. Можно воспользоваться услугами Главархива, специализированного архива (например, торговли) или частной архивной фирмы. Стоимость будет определяться в зависимости от условий договора и сопутствующих услуг по приведению документов в надлежащий для передачи в архив вид. Конкретную сумму корреспонденту "УНП" в архивах не назвали, но всякий раз при упоминании об услугах депозитария или постоянном хранилище уверенно заявляли - "это очень дорогое удовольствие".

* - Подробнее о сроках хранения документов см. "УНП" № 11, 2002, стр. 7 московской вкладки.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль