Путевой лист: бланк, образец заполнения

39178
Путевой лист - важный документ для подтверждения и учета расходов, но в нем больше опасных реквизитов, чем в любых других первичных документах. Приведем образец путевого листа и рассмотрим особенности заполнения путевого листа легкового автомобиля.

Путевой лист - документ, необходимый для подтверждения расходов на ГСМ. Без путевого листа затраты на бензин для уменьшения налогооблагаемого дохода списать нельзя.

Путевой лист: бланк, образец заполнения Путевой лист Бланк 

 Путевой лист: бланк, образец заполненияПутевой лист Образец заполнения

Кодекс не требует нормировать расходы на бензин, поэтому их можно признавать в размере фактических затрат. Но надо подтвердить, что эти траты экономически обоснованы. Компания вправе (а не обязана) списывать расходы на бензин по нормам Минтранса, подтвердил Минфин в письме от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875.

Между тем часто путевые листы либо вообще не составляются, либо содержат много ошибок и вызывают претензии со стороны проверяющих. Разберем подробнее, как избежать этого и составить свой идеальный документ.

Бланк путевого листа

Путевой лист оформляется отдельно на каждый автомобиль, на котором ездят сотрудники компании в служебных целях.

Унифицированный бланк путевого листа утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, например путевой лист легкового автомобиля (Форма № 3). 

Однако с 1 января 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным, поэтому компания вправе сама разработать и утвердить в учетной политике свою форму путевого листа, как и любой другой первички.

Путевой лист легкового автомобиля Форма 3

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.

Путевой лист легкового автомобиля действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе легкового автомобиля обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист: бланк, образец заполнения Путевой лист Бланк 

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Образец путевого листа

Приведем образец путевого листа. Он максимально простой, но отвечает всем требованиям.

 Путевой лист: бланк, образец заполненияПутевой лист Образец заполнения

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Заполнение путевого листа

В путевом листе больше всего реквизитов, от которых нельзя отказаться. Во-первых, в нем должны быть сведения из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Во-вторых - из приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Дефекты в оформлении могут обернуться претензиями как от налоговиков - они снимут расходы на бензин, так и от Гостранснадзора - он оштрафует на 20 тыс. рублей по статье 19.5 КоАП РФ.

Данные о водительском удостоверении можно написать, но если ошибиться, это некритично. Расходы все равно можно списать.

Принципиальным является наличие подробного маршрута и данные о расходе бензина. Формулировки «по городу» проверяющих не устраивают. Они могут снять расходы, а судьи их поддержат (определение ВАС РФ от 30.08.13 № ВАС-11880/13). Сведения о расходе бензина надо заполнить по показаниям из спидометра. Но если он сломан, можно взять данные навигатора.

Проверяющие из Гостранснадзора интересуют отметки о медосмотрах и номер телефона компании.

Кстати, можно потерять часть расходов по прибыли, если назвать документы о расходе ГСМ не путевыми листами, а актами на списание. Отстаивать расходы по актам придется в суде (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). У налоговиков не будет претензий к расходам, если компания присвоит документу привычное название «путевой лист». Но если компания все же хочет оставить акты, безопаснее прописать в учетной политике, что подтверждающим затраты на ГСМ, является именно акт на списание. А в форму стоит включить не только сведения о расходе топлива, но и детализировать маршрут поездки.

Периодичность составления путевого листа

Периодичность составления путевого листа (на день, на декаду, на месяц) определяется самой организацией. Налоговики разрешают выдавать лист и на день, и на месяц. Главное, чтобы данные путевого листа позволяли организовать учет рабочего времени водителя и расхода ГСМ.

Путевой лист и командировочные расходы

После отмены командировочных удостоверений срок деловой поездки подтверждают другие документы, в том числе путевой лист (подп. «в» п. 2 постановления № 1595).

Если сотрудник едет в другой город на своей или служебной машине, то должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. К записке надо приложить документы, подтверждающие использование автомобиля, - путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги) и т. п. 

Путевой лист для освобождения от НДФЛ

Надо удержать НДФЛ с компенсации сотруднику расходов на топливо, если у компании нет путевого листа и других подтверждающих документов. К такому невыгодному выводу пришел Минфин России в письме от 11.06.2014 № 03-04-05/28243. 

Водителям, которые приобретают бензин для служебной машины, компания возмещает расходы на топливо. По общему правилу эти расходы не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Минфин в комментируемом письме сообщил, что для освобождения от НДФЛ необходимы путевой лист и другие документы (кассовые чеки, талоны на бензин и т. п.). Как мы выяснили, в министерстве считают, что выгода у сотрудников возникает также, если чеки на покупку бензина есть, но нет путевого листа. По мнению чиновников, если не оформлен путевой лист, значит, сотрудник ездил по личным делам. А компенсация расходов на топливо - это его доход.

Мы не согласны с Минфином. Отсутствие путевых листов еще не говорит о том, что работник использовал автомобиль для своих нужд. Например, если есть приказ руководителя о направлении в командировку, то этот документ также подтвердит служебный характер поездки. А значит, деньги, выданные на бензин, потрачены в интересах компании. Так считают и судьи (постановление ФАС Московского округа от 08.04.10 № КА-А40/3115-10).

Чтобы избежать споров, безопаснее оформлять путевые листы при любых поездках.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль