Расходы на проживание командированного сотрудника надо обязательно подтверждать документально

1371
Если сотрудник компании не представил документов, подтверждающих его расходы на проживание во время служебной поездки, то такие затраты компания не вправе учесть при расчете налога на прибыль. С такой суммы работодатель обязан удержать и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц в качестве налогового агента.

Письмо Минфина России от 28.04.10 № 03-03-06/4/51 <Об учете расходов на проживание сотрудника во время командировки>

Вопрос: Работник организации вернулся из служебной командировки на территории РФ. Командировка была осуществлена в рамках коммерческой деятельности организации.

По возвращении из командировки работник потребовал возмещения расходов за оплату жилого помещения, но не представил документы, подтверждающие его расходы по найму жилого помещения.

Какую сумму, не подтвержденную документально, организация может компенсировать работнику за оплату жилого помещения за каждый день нахождения в командировке на территории РФ?

Какая сумма затрат на оплату жилого помещения в командировке, не подтвержденная документально, но возмещенная работнику, освобождается от налогообложения НДФЛ?

Какая сумма затрат на оплату жилого помещения в командировке, не подтвержденная документально, но возмещенная работнику, может быть отнесена на затраты в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета затрат на оплату жилого помещения для работника, находившегося в командировке, и сообщает следующее.

В части налога на доходы физических лиц. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Абзацем 10 данного пункта предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Таким образом, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Суммы возмещения организацией расходов сотрудника по найму жилья, превышающие размеры, установленные абз. 10 п. 3 ст. 217 Кодекса, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

В части налога на прибыль. Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель возмещает работнику, направленному в командировку, расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы.

При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 Кодекса.

Согласно п. 1 ст. 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 Кодекса такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.

Таким образом, если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

 

Заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики
Минфина России
С. В. Разгулин

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль