Смена главного бухгалтера – кадровое событие, требующее тщательной подготовки и оформления. Расскажем, как передать дела, кого уведомить и какие документы оформить при смене главного бухгалтера в 2025 году.
Главный бухгалтер может уволиться по общим основаниям: по собственному желанию или инициативе руководства. Также увольнение главного бухгалтера возможно при смене собственника, если новые владельцы хотят поставить своего специалиста. Смена главного бухгалтера производится и при смене руководителя (директора). Во всех случаях выполняются одни и те же шаги: уходящий специалист сдает, а новый принимает дела, расскажем, как оформить прием-передачу.
Порядок смены главного бухгалтера в 2025 году: пошаговая инструкция
При увольнении главный бухгалтер обязан передать все дела своему преемнику. В законодательстве не регламентируется механизм приема – передачи, его определяет руководитель предприятия. Обычно процедура включает следующие шаги.
Шаг 1. Утвердить приказ на смену главного бухгалтера
В приказе определите сроки приема-передачи дел и участников процесса. Укажите, кто сдает, кто принимает дела, и кто контролирует данный процесс. Документ не имеет стандартизированной формы, составьте его на бланке предприятия или воспользуйтесь образцом:
Шаг 2. Отменить право подписи
Обычно главбуха наделяют правом подписи важных финансовых, распорядительных и прочих организационных документов. Право подписи оформляют доверенностью или приказом руководителя, данные документы необходимо аннулировать в таком порядке:
|
Доверенности на право подписи |
Приказы на право подписи |
|
Издать новый приказ о прекращении действия предыдущего приказа о праве подписи. Одновременно можно наделить правом подписи нового главбуха |
Образец приказа об отзыве доверенности смотрите ниже.
Шаг 3. Уведомить банк о смене главного бухгалтера
Отправьте уведомление о смене главного бухгалтера в двух случаях:
- Если оформили на бухгалтера право подписи банковских документов, то есть внесли образец его подписи в карточку образцов подписи и печати или получили на главбуха банковскую ЭЦП.
- Если обязательное уведомление предусмотрено в договоре банковского обслуживания.
Форму и сроки уведомления уточните в банке, в каждой кредитной организации действуют собственные правила.
Шаг 4. Провести инвентаризацию
Данный шаг является обязательным, если в трудовом договоре было предусмотрено условие о полной материальной ответственности. Если такого условия нет, инвентаризация не обязательна и проводится по решению руководителя. Обоснование читайте в комментарии эксперта:
Шаг 5. Проверить состояние учета и отчетности
В зависимости от масштаба организации данная задача может занять немало времени и потребовать участия специалистов. В небольшом ООО при смене главного бухгалтера обычно нет возможности провести полноценную аудиторскую проверку. Необходимо, по крайней мере, убедиться в том, что:
- Бухгалтерский и налоговый учет ведется,
- Отчетность за последний отчетный период составлена и сдана,
- Есть приказ об утверждении учетной политики в целях бухгалтерского и налогового учета,
- Есть документы первичного учета, составлены бухгалтерские и налоговые регистры,
- Сохранена переписка с ФНС и другими государственными ведомствами.
Шаг 6. Составить документы передачи дел при смене главного бухгалтера
Перечень передаваемых дел можно оформить актом или описью – на выбор руководителя. Документ не унифицирован, составьте его самостоятельно или воспользуйтесь образцом:
Шаг 7. Оформить увольнение главного бухгалтера
Оформите стандартные документы при увольнении. В последний день выдайте главбуху трудовую книжку, документы и расчет. Как оформить увольнение – читайте в отдельной инструкции:
Прием дел при смене главного бухгалтера в 2025 году
Как новому бухгалтеру принять дела у предшественника – в законодательстве не указано. В лучшем случае руководитель предприятия или другие сотрудники бухгалтерии посоветуют вам обратить внимание на те или иные моменты.
Чтобы обезопасить себя в переходный период, рекомендуем выполнить минимальный набор действий:
- Изучить локальные акты предприятия: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, отпусках, командировках и т.д.
- Получить копию приказа о передаче дел. Так вы увидите, кто принимал участие в проверке, если она проводилась до вашего трудоустройства.
- Изучить результаты инвентаризации имущества и обязательств. Данный шаг важен при вступлении в должность любого главбуха, особенно с условием о полной материальной ответственности.
- Получить документы от прежнего главбуха. Передача оформляется актом или описью за подписями сдающего и принимающего лица.
- Получить пояснения от прежнего главбуха, если вы лично принимаете дела. Ваш предшественник может не только раскрыть важные подробности ведения учета, но и передать нужные контакты, например, налоговых инспекторов, специалистов СФР.
Может ли директор принять дела уходящего бухгалтера
При увольнении по собственному желанию бухгалтер должен заранее предупредить руководителя, чтобы тот успел подыскать замену. Если к концу срока отработки директор не нашел нового главбуха, он сам может принять дела.
Важно! Руководитель не вправе задерживать оформление увольнение со ссылкой на отсутствие замены уходящему работнику. Если период отработки закончился, а нового специалиста еще не нашли, принять дела должен руководитель или другой сотрудник, назначенный приказом руководителя.
Смена главного бухгалтера: нужно ли уведомлять налоговую инспекцию
Нет, такой обязанности в законодательстве не предусмотрено. Обязательное уведомление предусмотрено только на случай смены руководителя, то есть лица, представляющего организацию без доверенности.
Смена главного бухгалтера: кого уведомить
При смене главбуха необходимо уведомить банк, если подпись главного бухгалтера вносили в карточку образцов подписей и печатей.
Остальных лиц уведомляйте, если это предусмотрено в договоре или иных документах. Например, лизинговые компании, банки-кредиторы и страховые организации могут требовать сообщать о любых изменениях, в том числе смене работника на должности главбуха.