Табель учета рабочего времени: бланк, образец заполнения

5492
На основании табеля учета рабочего времени рассчитывают выплаты работникам, контролируют соблюдение режима работы, составляют статистическую отчетность. Однако в составлении и заполнении этого документа есть свои особенности. Бланки и образец заполнения табеля учета рабочего времени - в этой статье. Иногда бывает сложно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени в сложных ситуациях. Эта статья поможет вам разобраться. Вы также сможете скачать образец заполнения табеля учета рабочего времени и бланк табеля.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для оформления такого учета нужно вести табель учета рабочего времени. Это основной документ, с помощью которого можно контролировать трудовой процесс. В нем должны быть сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в том числе сверхурочных), так и о неотработанном времени (в том числе праздничных днях, отпусках).

На основании табеля учета рабочего времени рассчитывают зарплату, пособия, контролируют соблюдение работниками установленного режима работы, а также составляют отчетность в статистику. Инспекторы труда проверяют с помощью табеля наличие нарушений трудового законодательства, например, не превышена ли допустимая продолжительность рабочего времени для совместителя или сверхурочной работы. Если проверяющие найдут подобные нарушения, в том числе связанные с неправильным заполнением табеля, директору может грозить штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а компании - в размере от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

См. Табель учета рабочего времени на 2017 год

Бланки табеля учета рабочего времени

Для табеля предусмотрены две типовые унифицированные формы. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

  • Форма Т-12 - применяется при заполнении кадровых документов, в том числе табеля, вручную.
  • Форма Т-13 - предусмотрена для компаний, которые применяют автоматизированную обработку учетных данных. Но после заполнения ее надо распечатывать для подписи ответственными лицами.

Однако использовать типовые бланки Т-12 и Т-13 не обязательно. Как и все первичные документы, табель можно составить в свободной форме (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6 1), взяв за основу рекомендованные формы, упростить и доработать под себя, в том числе и коды.

Ниже вы можете скачать унифицированные бланки табеля.

Бланк табеля учета рабочего времени Т-12

ДокументБланк табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12)

Страница первая формы табеля

Учет рабочего времени в форме табеля Т-12

Расчет с персоналом в форме табеля Т-12

Бланк табеля учета рабочего времени Т-13

ДокументБланк табеля учета рабочего времени (Т-13)

Титульная страница табеля Т-13

Оборотная сторона формы табеля Т-13

Заполнение табеля учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени надо обязательно указать данные о количестве дней и часов, которые сотрудник провел на работе. Также следует отметить причины неявок на работу. Все они закодированы, но коды приведены в форме Т-12. Их надо использовать и для заполнения формы Т-13.

Табель заполняет ежемесячно уполномоченное на это лицо, после чего документ подписывает руководитель структурного подразделения и сотрудник, ответственный за кадровый учет. Затем табель передается в бухгалтерию (абз. 2 раздела 2 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Выходные в табеле учета рабочего времени

Дополнительные дни, которые компания объявляет выходными, надо записать в табеле учета рабочего времени по особым правилам. А отработанное время в праздники отмечают в табеле специальными кодами.

Код учета рабочего времени в табеле зависит от того, на каком основании компания предоставляет и как оплачивает дополнительные выходные.

Вариант 1. Компания предоставляет сотрудникам дополнительные выходные и уменьшает на них норму рабочего времени за месяц. При пониженной норме сотрудники должны получить полный оклад, а сами выходные компания не оплачивает. Поэтому в табеле такие дни отмечают кодом В.

Вариант 2. Компания предоставляет сотрудникам выходные и оплачивает их по среднему. Тогда за отработанные дни сотрудники получат зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные - средний заработок. В табеле учета такие дни отмечают с кодом ОВ.

Работа в праздничные дни в табеле учета рабочего времени

За работу в праздник и выходной положены двойной оклад либо доплата по одинарной ставке сверх оклада и дополнительный день отдыха (ст. 153 ТК РФ). В табеле работу в такой день отмечают кодом РВ. Причем код можно ставить одинаковый независимо от того, выбрал сотрудник двойную или одинарную оплату.

Дополнительный выходной день, который сотрудник выбрал взамен отработанного в праздник, надо отметить в табеле с кодом НВ. Но зарплату за месяц, в котором работник использовал этот день отдыха, надо выплатить в полном размере.

См. Изменения в ТК РФ с 1 июля 2017 года

Как отразить периоды нетрудоспособности в табеле учета рабочего времени

На практике чаще всего встречаются две ситуации, когда совершенно не ясно, как отразить нетрудоспособность в табеле учета рабочего времени.

  1. Сотрудница может принести вместо листка нетрудоспособности за дни болезни ребенка справку от врача.
  2. ФСС может отказать в возмещении детского больничного, если сотрудница при этом была в отпуске по уходу за ребенком, но работала неполный день.

В табеле учета рабочего времени надо проставить те же коды, как если бы на сверхлимитные дни сотрудник принес больничный. А именно дни болезни ребенка, подтвержденные листком нетрудоспособности, обозначьте в табеле кодом "Б". А дни, которые врач оформил справкой, - кодом "Т" (больничный без назначения пособия).

Причина отсутствия на работе уважительная, и это подтверждает справка от врача. Именно поэтому нельзя оформлять эти дни как прогул, и отправлять сотрудника в отпуск за свой счет тоже нет смысла, к тому же это сократит отпускной стаж работника. Ведь время детского больничного, в том числе учтенного в табеле учета на основании справки врача, входит в этот стаж полностью. А отпуск за свой счет - только в пределах 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ).

Сверхлимитные дни можно отметить в табеле учета рабочего времени как больничные дни на основании справки от врача. Требовать листок нетрудоспособности для этого необязательно.

См. Электронные больничные листы в 2017 году

Сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, имеет право выйти на неполный рабочий день и при этом продолжать получать ежемесячное пособие. Причем, если она заболеет сама или заболеет ее ребенок, врач должен выдать больничный, а компания оплатить его. В таком случае сотруднице одновременно положено и пособие по уходу за ребенком, и больничные, связанные его с болезнью.

Отпуск по уходу за ребенком до трех лет обозначайте кодом "ОЖ". В рабочие дни сотрудницы рядом с кодом "ОЖ" ставьте также код "Я" (явка). А дни, когда сотрудница должна была выйти на работу, но не пришла из-за болезни ребенка, - кодом "Б" (или "Т", если дни болезни сверхлимитные).

Невыход на работу в табеле учета рабочего времени

Компании необходимо оформить отсутствие сотрудника на рабочем месте, который принес в бухгалтерию вместо больничного только справку из поликлиники о том, что проходил в ней консультацию.

На период обязательных медосмотров за сотрудником необходимо сохранить место работы и средний заработок (ст. 185, 212 ТК РФ). Но если работник по своей инициативе обращался в поликлинику, то компания не обязана оплачивать эти дни. Значит, невыход на работу можно считать прогулом, за который компания вправе объявить замечание или выговор (ст. 192, 193 ТК РФ).

Если компания решит не оплачивать этот день, можно оформить за предыдущий период отпуск без сохранения зарплаты. Если на такой вариант работник не согласен, можно поставить ему неоплачиваемый невыход. Но тогда стоит получить от сотрудника письменное объяснение о том, по какой причине он отсутствовал.

Отразить невыход в табеле учета рабочего времени можно так: если компания применяет унифицированную форму табеля Т-13, эти дни надо записать с кодом "НН" или цифровым кодом "30" (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Если форма табеля свободная, можно применять свои обозначения.

Командировки в табеле учета рабочего времени

Если согласно приказу день относится к командировке, то в табеле его надо отметить буквенным кодом "К" или цифровым "06". Со дня выхода сотрудника на работу надо проставлять в табеле код "Я" или "01".

Если сотрудник работает в организации и по основному месту работы, и по совместительству, заполнение табеля зависит от того, связана ли командировка с работой по обеим должностям. Если это так, то в табеле ставят буквенный код "К" или цифровой "06". Если же поездка связана только с основным местом работы, то на должности по совместительству сотруднику нужно оформить отпуск без сохранения заработной платы. В табеле за это время совместителю ставят буквенный код "ДО" или цифровой "16".

Образец табеля учета рабочего времени

ДокументОбразец табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

ДокументОбразец табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени и налоги

НДФЛ. При удержании налога с доходов работника компания должна определить, является сотрудник налоговым резидентом РФ или нет, чтобы применить при расчете налога правильную ставку. Табель учета рабочего времени - один из документов, которые подтверждают фактическое нахождение работника на территории РФ (письма Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-110, ФНС от 22.07.2011 № ЕД-4-3/11900@, постановление ФАС Московского округа от 19.10.2010 № КА-А40/12034-10).

В случае спора компании с налоговиками табель учета рабочего времени докажет, что компания применила верную ставку НДФЛ, исчислила и удержала налог в полном объеме.

Налог на прибыль. На основании данных табеля учетного времени бухгалтерия начисляет зарплату сотрудникам. И если при налоговой проверке компания не сможет подтвердить правильность расчета выплат, проверяющие обязательно оспорят расходы на оплату труда, учитываемые при исчислении налога на прибыль, а также пересмотрят начисление и удержание "зарплатных" налогов. Есть пример того, когда с помощью табеля учета рабочего времени удалось подтвердить обоснованность расходов на оплату труда при повышенной сменности (постановление ФАС Московского округа от 14.01.2011 № КА-А40/17115-10).

Пособия ФСС. Сотрудники Фонда соцстраха при отсутствии табеля или его некорректном заполнении могут не зачесть компании расходы по листу нетрудоспособности, так как невозможно подтвердить количество отработанных дней, что необходимо для правильного расчета оплаты (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2011 № А26-2551/2010).

Из закона следует, что ФСС вправе запросить те документы, которые посчитает нужными для проверки правильности назначения выплат (ч. 4 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). К ним можно отнести и табель учета рабочего времени. Но если компания готова спорить, то можно обжаловать требование ФСС в суд. Иногда удается доказать, что фонд запросил лишние документы (постановление ФАС Дальневосточного округа от 30.07.2013 № Ф03-2963/2013).

Еще на эту тему:

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Табель учета рабочего времени бланк.xls


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


    Рассылка




    Топ-10 главных тем номера

    Главные изменения в работе главбуха с 1 июля 2017 года

    Новые счета-фактуры с 1 июля 2017 года

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам с 25 апреля 2017 года

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    Статьи к отчетности

    Отчетность за 2 квартал 2017 года: таблица сроков сдачи отчетности

    СЗВ-М за май 2017 года: бланк, образец заполнения

    Сроки сдачи СЗВ-М за май 2017 года

    Уточненный расчет по страховым взносам 2017

    Нулевой расчет по страховым взносам в ФНС в 2017 году: форма, образец

    Расчет по страховым взносам: не найден СНИЛС

    Читайте также

    Сроки уплаты налога на имущество в 2017 году юридическими лицами

    Образцы платежных поручений по страховым взносам в 2017 году

    Электронные больничные в 2017 году

    НДФЛ с аванса: когда платить в 2017 году

    МРОТ в России с 1 июля 2017 года

    Календарь бухгалтера на май 2017 года

    Отпуск в мае 2017: как считать дни

    Как отдыхаем на Новый год 2018: выходные и праздничные дни

    Производственный календарь 2018

    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011

    

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль