Тайм-менеджмент для бухгалтера или Как распланировать рабочий день

8963
Навыки тайм-менеджмента пригодятся каждому бухгалтеру. Ведь у каждого из нас бывают на работе дни, когда не знаешь, за что хвататься, а в итоге под вечер понимаешь, что ничего не сделано. Однако, если грамотно распланировать рабочий день, можно успеть все и при этом никого не перегрузить.

Тайм-менеджмент для бухгалтера или Как распланировать рабочий день  Печатная версия
Электронный журнал

Об авторе
Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.


У каждого из нас бывают на работе дни, когда не знаешь, за что хвататься, а в итоге под вечер понимаешь, что ничего не сделано. В бухгалтерии такое совсем не редкость. Некоторые руководители считают, что надо просто грамотно распределить между подчиненными функции и участки работы. Соглашусь, но добавлю, что это лишь стратегическая часть планирования. А нужна еще и тактическая. То есть поставить задачи на день надо так, чтобы все успеть и при этом никого не перегрузить. Как же это эффективно сделать?

Правило трех восьмерок

Большое заблуждение многих в том, что если бы увеличилось количество часов в сутках, то они бы сразу все успели на работе. На самом деле, наоборот, чтобы все успеть, надо не увеличивать рабочее время, а сокращать. Я всегда рекомендую планировать день по правилу трех восьмерок «8-8-8». Расшифровываю: восемь часов на сон, восемь — на личную жизнь, восемь — на работу. В сумме — 24 часа . Понятно, что это идеальная картина, и иногда мы спим и отдыхаем гораздо меньше, чем работаем. Но возьмите себе это за правило, и старайтесь его придерживаться, потому что эти три восьмерки придуманы не просто так.

Восемь часов необходимы взрослому человеку, чтобы организм отдыхал. Это установили медики. Сон — явление природы, которое отменить невозможно. Бороться с ним бесполезно и гибельно для человека. И это относится как к главбуху, так и к его сотрудникам. Поэтому никак нельзя позволять работе занимать время, отведенное на отдых.

Восьмичасовой рабочий день гарантирован вам законом. А все остальное автоматически входит в понятие «личная жизнь». Как-то на одном из своих семинаров я рассказывал про правило трех восьмерок. И некоторые из участников говорили, что восемь часов в день на личную жизнь это много. Я хочу вам сказать, что это не много. Это нормально. В личную жизнь ведь входит все, чем заполняется ваша жизнь вне офиса — и общение с друзьями, и время наедине с самим собой, и дорога от дома до офиса, и даже обеденный перерыв. Даже если вам нечем заняться в свободное время (иногда такое случается), просто отдохните, поленитесь. Но не тратьте это время на работу. Для работы у вас и так есть целых восемь часов.

Задачи бухгалтера на день

Восемь часов, которые отводятся на работу, — это совсем не мало. А если этого времени не хватает, то прежде всего потому, что не получается продуктивно его использовать. Чтобы провести планирование рабочего дня, рекомендую для начала определить, на что постоянно уходит время.

Текущие дела. Это функции, непосредственно связанные с результатами работы бухгалтерии. К ним относятся ввод первички, сверка с контрагентами и так далее.

Инвестиционные задачи. Здесь имеется в виду работа, косвенно, а не напрямую связанная с результатами. То есть позволяющая выполнять повседневные обязанности быстрее, качественнее и дешевле. Инвестиционными задачами, к примеру, будут: переговоры с компьютерщиками насчет доработки бухгалтерской программы (допустим, по автоматизации ручных операций), совещания, подготовка регламентов, документооборота и инструкций.

Внешние отвлечения. Планировать рабочий день, учитывая только текущие и инвестиционные задачи, неверно. Всегда найдутся мелкие вопросы или важные и архисрочные дела, которые с завидной регулярностью подкидывают в бухгалтерию соседние подразделения. Именно поэтому должен быть резерв времени для каждого сотрудника.

Отдых. Даже мотор необходимо время от времени выключать, чтобы он не сломался от перегрева. А что тогда говорить о живых людях? В идеале нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, чтобы сохранить хорошую работоспособность в течение всего дня (см. также «Притчу о  ниже). И это помимо обеденного перерыва.

Притча о работе
Как-то два лесоруба решили выяснить, кто повалит наибольшее количество деревьев с 8 утра до 4 часов дня. Начали они синхронно, но в конце первого часа рубки один лесоруб услышал, что другой остановился. Поняв, что это шанс, первый лесоруб удвоил свои усилия. Через 10 минут второй лесоруб вернулся к работе. И снова они работали почти синхронно, как вдруг в 9.50 первый лесоруб опять услышал, что его соперник прекратил рубить. Но сам не остановился, решив снова воспользоваться слабостью противника. Так повторялось каждый час — один лесоруб останавливался на 10 минут, другой продолжал работу и в 4 часа был совершенно уверен в том, что победил в соревновании. Вы можете себе представить, как он удивился, узнав, что проиграл.
— Каждый час я слышал, как ты на 10 минут прекращаешь работу. Как ты смог нарубить больше, чем я? — спросил проигравший лесоруб.
— Каждый час я останавливался на 10 минут. И в то время как ты продолжал рубить лес, я точил свой топор, — ответил победитель.

Планирование рабочего дня зависит от должности

Обязанности главного бухгалтера и рядовых специалистов существенно отличаются, поэтому структура рабочего дня должна быть разной. Чем больше у главбуха сотрудников, тем меньше времени у него должно уходить на текущие дела, так как это уровень его подчиненных. Как руководитель, он должен концентрироваться в основном на инвестиционных задачах.

При этом не стоит ориентировать бухгалтеров только на выполнение повседневных обязанностей. Нужно дать им возможность еще и профессионально расти. Скажем, участвовать в автоматизации, изучать изменения в законодательстве на своих участках. Чтобы поддерживать качество текущей работы на должном уровне, такое саморазвитие просто необходимо.

Время на отдых должно быть одинаковым и у руководителя, и у сотрудников, так как речь идет о человеческой физиологии, которая от занимаемой должности не зависит. А вот на решение каких-то незапланированных вопросов у вас, как у главбуха, должно быть зарезервировано гораздо больше времени, чем у обычных специалистов . Ведь руководителя отвлекают гораздо чаще и по более серьезным поводам.

Сколько времени и чему уделять на работе

В среднем в месяц бухгалтеры трудятся 176 часов (8 часов в день × 22 рабочих дня). Теперь общее количество часов необходимо распределить между задачами. Чтобы понять, сколько часов в день можно отвести на текущие и инвестиционные задачи, начнем с нормативов на отдых и резервов на непредвиденные дела.

Исходя из десятиминутных перерывов после каждого часа-полутора, на отдых выделим примерно час в день. На различные мелкие или срочные вопросы бухгалтеру дадим еще один час. А вот у главбуха этот показатель должен быть минимум в три раза больше. Если же в течение дня специалиста никто не отвлекает неожиданными просьбами, то освободившееся время нужно потратить на решение текущих или дополнительных инвестиционных задач. Ведь бухгалтерии всегда есть чем заняться.

Получилось, что на дела, которые поддаются планированию, у обычного бухгалтера остается 6 часов (8 – 1 – 1), у главного  — 4 часа (8 – 1 – 3). Далее 6 часов бухгалтера разбиваем на 5 часов текущей работы, 1 час в день остается на профессиональный рост. Четыре часа главбуха должны состоять из трех часов на инвестиционные задачи и лишь 1 час — на текучку (допустим, контроль бухгалтерской и налоговой отчетности). Пример структуры рабочего дня в бухгалтерии приведен ниже в таблице.

Таблица. На что тратить время на работе

Служебные дела  Рабочее время главбуха Ивановой, ч Рабочее время бухгалтера, Семенова, ч     Рабочее время бухгалтера, Петровой, ч
Текущие дела 1 5 6
Инвестиционные задачи 3 1 0
Резерв на внешние отвлечения 3 1 1
Отдых  1 1 1
Итого 8 8 8

Если вы, будучи главным бухгалтером, видите, что часов на текущие и инвестиционные задачи не хватает, значит, нужно увеличивать штат отдела. Именно из-за неправильной оценки времени, которое требуется заложить в резервы, фактический рабочий день превращается в ненормированный.

Планирование рабочего времени в отчетный период

Правило трех восьмерок и структура рабочего дня — это общие принципы, которые обычно сложно реализовать на практике. Не забывая о том, что бухгалтерия в своей работе должна учитывать не только производственный, но и налоговый календарь.

Что делать в заведомо авральные дни сдачи отчетности? Уходить вовремя, помня о нормативах на сон и личное время? Вряд ли получится, так как отчетность должна быть качественно подготовлена и сдана не позднее установленных сроков. В такие моменты придется жертвовать и сном, и всем остальным. Но правило трех восьмерок не должно нарушаться. Все переработки надо компенсировать в послеавральные дни. Например, несколько дней уходить домой пораньше. То есть месячный баланс между работой и отдыхом должен сохраняться.

Тот же принцип необходимо применять и при распределении времени между текущими и инвестиционными задачами. Разумеется, есть периоды, когда бухгалтер, в том числе и главный, вынужден заниматься только рутиной. Но тогда в другие относительно спокойные дни опять-таки больше времени нужно выделить на профессиональное развитие.

Чтобы подобные перекосы были минимальными, спланируйте работу сотрудников так, чтобы на дни отчетности оставались только неотложные дела. Снизить неравномерную нагрузку также помогут подготовительные мероприятия по закрытию периода, которые можно провести еще до того, как он окончится.

Можно составить план на месяц

Индивидуальный план работы на календарный месяц для каждого сотрудника и для себя лично можно составить в таблице Excel и расписать по дням, сколько часов должен работать бухгалтер и какие функции выполнять.

Возьмем бухгалтера по расчету зарплаты. С 1-го по 5-е число месяца он занимается только текущими задачами. Более того, рабочий день в этот период фактически составляет не 8, а 10 часов. Это и нужно отразить в календарном планировании. Затем, с 6-го по 10-е число, когда зарплата уже рассчитана, наступает этап относительного спокойствия. 

В этот промежуток можно, с одной стороны, предусмотреть сокращенный рабочий день, а с другой — запланировать больше времени на инвестиционные задачи.

Чтобы бухгалтеры правильно расходовали рабочее время, конкретно оговаривайте, кто что делает. Например, 6-го числа сотрудник два часа изучает изменения в законодательстве, а 7-го и 8-го в течение трех часов разрабатывает инструкции на рабочее место.

Надо признать: бухгалтерам проще, чем любому другому специалисту, увязнуть в текучке. Так что выполнение планов по инвестиционным задачам главбуху нужно строго контролировать. К примеру, можно поручить подчиненному подготовить краткий обзор изменений в законодательстве в письменном виде. Это поможет и вам сэкономить ваше рабочее время.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль