text
Учет. Налоги. Право

Как договориться с другими отделами о сроках сдачи первичных документов

  • 18 февраля 2016
  • 663

Многим знакома проблема с первичными документами, которые приходят от контрагентов с запозданием. А если и удается получить их вовремя, качество оставляет желать лучшего. Проблему с документами можно решить.

Иногда проблема с запоздавшей первичкой обостряется настолько, что выяснение отношений с начальником отдела снабжения доходит до крика. Проблему с документами решать надо, но иначе. 

Кто решает, что важно для компании

Самое главное - не забывать, что любое подразделение работает на благо компании. Просто задачи у всех разные. У коммерсантов - побольше продать, у бухгалтеров - побольше сэкономить. Оптимальное взаимодействие между ними может получиться, только если удастся найти компромисс. Более того, отношения между отделами значительно улучшатся, если бухгалтерия поймет два важных принципа и будет следовать им в своей работе:

  • бизнесу нельзя мешать;
  • бизнесу нужно помогать.

Поэтому главбуху не стоит превышать полномочия и решать, что более, а что менее важно для компании. Ему нужно лишь обозначить проблему. Если не получится договориться о ее решении с начальником отдела снабжения, свое слово должен сказать директор. К примеру, обязать руководителя снабженцев контролировать своевременную передачу документов в бухгалтерию.

Но бывает и такое, что гендиректор принимает другую сторону. И просто говорит главбуху: "Слушай, у меня начальник отдела снабжения материалов на 30 миллионов рублей в месяц закупает и договорился о 10-процентных скидках на все, то есть 3 миллиона он мне ежемесячно экономит. Помимо этого он качество обеспечивает отличное и ритмичность поставок, а ты тут его со своими двумя сотнями тысяч НДС нервируешь. Зависает часть первичных документов, ну и невелика беда".

Не стоит в этом случае пытаться его переубедить, рьяно доказывать свою правоту. Задача главного бухгалтера - предупредить о последствиях той или иной проблемы, а уж директор пусть решает сам, что с этим делать.

Какие полномочия нужны главбуху

Отношение генерального к трудностям, о которых рассказал главбух, может поменяться в любой момент. И в один прекрасный день он задаст вопрос: "Не понял, а где деньги? В балансе - огромная прибыль, а на расчетном счете - пусто, как в холодильнике в перестроечные времена!" А главный бухгалтер тут ему про все свои служебные записки и напомнит: «А вот где. Дебиторская задолженность по отгруженной продукции - такое-то количество миллионов. Кроме того, незакрытые авансы, выданные поставщикам, на такую-то сумму. Столько-то денег в НДС и налоге на прибыль заморожено…» - и так далее по списку. Услышав все это, шеф наконец-то поймет: да, пришло время разбираться.

Вот тут-то, как говорится, клиент созрел, осознал: все, о чем говорит главбух, нужно не бухгалтерии, а компании. И что он не выгоду свою преследует, а пытается сэкономить оборотные средства, улучшить итоговый финансовый результат.

Когда директор все-таки решит навести порядок с первичными документами в подразделениях, важно, чтобы все свои распоряжения он озвучивал лично, а не через главного бухгалтера. Однажды мой знакомый, руководитель компании, посетовал: «Что-то страшно мне за нашего главбуха. Не дай Бог встретиться ему вечером в темном переулке с кем-нибудь из менеджеров - огреют ведь кирпичиком по головушке, так он уже всех достал!» Оказывается, их главный бухгалтер что было силы давил на менеджеров, требуя своевременно представлять первичку, а директор при этом самоустранился. Неудивительно, что сотрудники из других отделов не воспринимали главбуха всерьез.

Имейте в виду: если вас «награждают» обязанностью строить менеджеров, хорошо бы наделить и правом наказывать за невыполнение требований, вплоть до увольнения, иначе толку не будет. Но это вряд ли возможно. Поэтому, еще раз повторю, лучше убедить генерального официально распорядиться насчет сроков сдачи документов в бухгалтерию или взять это под личный контроль.

Кто должен выбивать первичные документы у контрагентов

Часто возникают сложности из-за того, что нечетко распределены функции между различными отделами. Разумеется, любое недопонимание необходимо исключить - оговорить, кто чем занимается, согласовать это с директором и отразить все изменения в регламентах, положениях об отделах и прочих документах.

Возьмем, к примеру, запрос правильно оформленных бумаг от контрагентов. Эту обязанность логично передать менеджерам, потому что, во-первых, они хорошо знают сотрудников из компаний-партнеров, понимают, как с ними лучше общаться и добиваться нужного результата. Во-вторых, менеджеры должны быть в курсе всех взаимоотношений с контрагентами, в том числе и касающихся первичных документов. Ну и в-третьих, многомесячные усилия менеджера, выстраивающего отношения с клиентом, могут в одно мгновение пойти насмарку из-за неосторожных действий бухгалтера, который слишком резко потребует представить документы. И тогда обиженный клиент позвонит менеджеру и скажет: «Ты знаешь, я тебя, конечно, уважаю, но с твоей бухгалтерией абсолютно невозможно работать. Мы лучше будем сотрудничать с другой компанией, до свидания».

Как сблизить бухгалтерский и оперативный учет

Хорошая система учета помогает бизнесу. Плохая - мешает. И в этом заключается одна из главных причин взаимной «любви» менеджеров и бухгалтеров.

Бухгалтерия зачастую создает вещь в себе - учет ради учета, а потом удивляется, почему в других отделах небрежно относятся к первичке. Вспомните, наверное, и вам не раз приходилось слышать такую коронную фразу: "Зачем? Нам-то что с этого? Вот нужно это бухгалтерии - пусть она этим и занимается".

Чтобы свести на нет количество проблем с первичкой, нужно минимизировать разницу между оперативной и бухгалтерской системами учета. Например, не отгружать продукцию покупателю со склада без оформления пакета сопроводительных документов. А сформировать этот пакет можно только в информационной системе, данные из которой автоматически и моментально попадают в бухгалтерскую. Тогда у менеджеров просто не будет никакой возможности задерживать документы. Хочешь отгрузить - оформляй всю первичку сразу и правильно. В действительности же зачастую эти две системы разрозненны, а данные в бухгалтерскую программу попадают неоперативно и с ошибками.

Правильно настроенная информационная система также позволит улучшить контроль за движением документов. Например, к счету 19 «Налог на добавленную стоимость» можно привязать справочник «Возможность предъявить НДС к зачету». Если счет-фактура по той или иной поставке отсутствует, следует выбирать статью «нет счета-фактуры», а если неправильно оформлен - «заменить счет-фактуру». Одновременно к счету 19 добавляется справочник «Ответственный отдел», благодаря которому можно в любой момент сформировать отчет в разрезе отделов и сумм зависшего НДС из-за непредставленных документов. И таким образом установить персональную ответственность за истребование документов у контрагентов.

Очень часто авансы, выплаченные поставщикам, висят и не закрываются в течение длительного времени. Решить эту проблему можно, привязав к субсчету 60 «Авансы выданные» справочники «Контрагент», «Договор», «Документ», «Ответственный отдел» (пример получившегося отчета приведен ниже). После этого достаточно обозначить сроки, в течение которых авансы должны быть закрыты (в соответствии с условиями договоров). А также назначить сотрудников, которые за эти сроки отвечают (обязательно увязав это с системой мотивации).

Пример отчета по авансам, выплаченным поставщикам (формируется на любую дату)

Отдел / контрагент / договор / документ

Срок аванса, дней

Итого

0-30

31-60

61-90

Свыше 90

Отдел снабжения
     ООО «Передовая мысль»
         Договор № 12/03 от 02.07.2012
               П/п № 108 от 14.07.2012
     ООО «Механика-строй»
          Договор № 183СВ от 15.08.2012
               П/п № 152 от 28.08.2012







54 000 руб.




11 000 руб.


 

Итого по отделу снабжения

54 000 руб.

11 000 руб.

65 000 руб.

Отдел главного энергетика
     ООО «Энергосбыт-35»
          Договор № Г126-018 от 10.01.2012
               П/п № 018 от 14.01.2012




340 000 руб.

Итого по отделу главного энергетика

340 000 руб.

340 000 руб.

Итого по компании

54 000 руб.

11 000 руб.

340 000 руб.

405 000 руб.

Как подружиться с другими отделами

Трения с соседними подразделениями происходят еще из-за того, что менеджеры не всегда могут понять, чего же именно хочет от них бухгалтерия. Что ни делают - все неправильно. Стоит ли удивляться, что их это только раздражает, а качество первичных документов не улучшается. Поэтому нужно максимально облегчить процесс работы с документами для менеджеров. Полезно будет сделать небольшие памятки на все возможные случаи. Поехал в командировку по России - собери то-то и оформи так-то. Поехал в командировку за границу - другая памятка. Купил что-то под отчет за наличные - третья. Хотим, чтобы сотрудник привез правильно оформленный счет-фактуру - даем образец его заполнения.

Бывает, что из-за разных графиков работы не все сотрудники могут быть в офисе днем, чтобы сдать документы в бухгалтерию. Тогда имеет смысл согласовать приемлемое для всех подразделений время приемки первички. Например, назначить дежурного бухгалтера, который бы задерживался на работе по вечерам, принимая документы, но при этом и приходил бы позже.

Еще лучше — заинтересовать руководителей других отделов во взаимодействии с бухгалтерией. Не секрет, что все менеджеры ведут оперативный учет расчетов со своими контрагентами в таблицах Excel. Мало того что очень много времени тратится на заполнение таблиц, они еще и содержат кучу ошибок и плохо поддаются анализу. И тут главный бухгалтер может предложить: «Сколько можно мучиться с такими таблицами? Если будете своевременно приносить первичку, мы по первому требованию будем распечатывать вам актуальные отчеты по кредиторской или дебиторской задолженности из бухгалтерской программы, числящейся за каждым из ваших подразделений».

Если вместо постоянных упреков коллеги будут видеть искреннее желание бухгалтерии помочь, взаимоотношения станут совсем другими и, самое главное, процент неправильно оформленных документов будет существенно ниже.

Что делать, если ничего не помогает

Как же быть, если в регламентах все четко прописано, менеджеры обеспечены памятками, генеральный директор поддерживает главного бухгалтера, а качество первички все равно остается плохим? Даже в этом случае не стоит обострять отношения или переходить на повышенные тона.

Для начала нужно сделать «предупредительные выстрелы в воздух». К примеру, неформально поговорить с начальником отдела снабжения: «Слушай, а ты сможешь сделать так, чтобы не было вот этих задержек? Могу ли я в этом чем-нибудь помочь?»

Если не сработало, «стреляем по ногам» - оформляем и официально проводим через канцелярию служебную записку на имя начальника отдела снабжения, в которой будет примерно следующее: «В рамках исполнения... распорядительных документов прошу Вас решить проблему с несвоевременной сдачей первичных документов или предоставить объяснения причин, по которым это невозможно».

Снова не подействовало? Тогда «стреляем на поражение». Пишем служебную записку на имя генерального директора. В ней конструктивно, без эмоций и обвинений, обозначаем проблему, причем обязательно в цифрах и с указанием всех вероятных последствий (пример такой служебки - ниже).Как договориться с другими отделами о сроках сдачи первички

Возможно, в результате ничего и не изменится. Но, сделав все, что было в ваших силах, вы застрахуетесь от претензий со стороны руководителя. И при этом сбережете свои нервы.

Автор - Павел Меньшиков, эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб

Подготовлено по материалам журнала "Главбух". 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×

Здравствуйте! Давайте знакомиться.

Газета «Учет. Налоги. Право» - пишу для Вас полезные статьи.
Как Вас зовут?
Зарегистрируйтесь на сайте и давайте дружить. Это займет ровно 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.