Что и как нужно оформить, если сроки командировки внезапно сдвинулись

189
Изменившиеся сроки командировки обязательно зафиксируйте приказом. Переоформлять остальные командировочные документы не придется.

Требуется продлить командировку

Руководство распорядилось продлить срок командировки одного из работников. Причины могут быть разные. Скажем, тот попросту не успел в ранее утвержденные сроки решить все запланированные вопросы с представителями контрагента. Или еще бывает, последний день служебной поездки изначально приходится на пятницу. И сотрудник захотел задержаться в том же городе, где находится по долгу службы, на выходные, о чем и договорился с начальством.

Раз сотрудник возвращается позже, понятно, что дата в билете на обратную дорогу не будет совпадать с той, которой закрывалась командировка. Плюс, когда работник задерживается по служебным вопросам, вы обязаны будете перечислить ему дополнительную сумму суточных, а также деньги на оплату жилья и прочих командировочных расходов. Либо такие траты вы возместите человеку потом, когда он вернется из поездки.

Надо ли вам оформлять какие-то документы в ситуации, когда сроки служебной поездки затянулись? Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о командировках, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, на этот вопрос ответа нет.

Так вот, чтобы вы могли свободно обосновать расходы на проезд и признать их в полной сумме в налоговом учете, также как и прочие дополнительные затраты, деловое путешествие стоит продлить официально. Кстати, то же самое рекомендовали когда-то и чиновники из Минфина России в письме от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74.

Итак, новые сроки необходимо закрепить на бумаге. Как это сделать? Строгих правил тут нет. Но корректировать все документы, которыми вы ранее оформили служебную поездку, вам, к счастью, точно не придется (полный перечень таких бумаг вы найдете ниже).

Эти документы надо обязательно оформить для командировки

1. Служебное задание по форме № Т-10а. В нем вы обозначите цель, время и место командировки. Этот документ подпишет руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или кто-то другой на то уполномоченный, например замруководителя.

2. Приказ (распоряжение) о направлении в командировку по форме № Т9 или № Т9а. Его вы оформите на основании служебного задания. Приказ подписывает, конечно же, руководитель компании или уполномоченный сотрудник.

3. Командировочное удостоверение по форме № Т-10. Оговоримся, что этот документ вы составите только для поездки по России и в страны СНГ, с которыми есть межправительственное соглашение, где сказано, что отметки при пересечении границы не ставятся. Время же пребывания сотрудника в зарубежной командировке подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте.

Чтобы продлить срок поездки, вам достаточно составить приказ. Как он может выглядеть, мы показали ниже. В документе сошлитесь на первоначальный приказ о направлении в командировку. И само собой, отразите конкретный период, на который затянулась поездка, а также назовите причину этого. Здесь же можно зафиксировать поручение бухгалтерии оплатить сотруднику дополнительные затраты.

Что и как нужно оформить, если сроки командировки внезапно сдвинулись

После того как директор компании подпишет приказ, не забудьте ознакомить с ним всех тех, кто участвует в его исполнении. А сам работник, очевидно, поставит свою подпись уже по возвращении.

И вот что еще добавим. Помните, что некоторых работников в принципе направлять в командировки можно лишь с их письменного согласия. Как, например, женщин, у которых ребенку не исполнилось трех лет. Поэтому и новые сроки командировки стоит также письменно согласовать с сотрудником. Просто в том же приказе добавьте слово «согласен» в том месте, где будет стоять подпись человека.

Понадобилось отозвать работника из служебной поездки

А вот обратная ситуация. Сотрудник возвращается из командировки раньше намеченного срока. Допустим, все поручения руководства он уже выполнил и крайне нужен теперь на своем рабочем месте. А то и вовсе необходимость в поездке отпала. Но об этом стало известно, когда сотрудник уже ехал в поезде или летел в самолете.

В любом случае придется менять билеты либо просто покупать новые, с ранними датами. А это дополнительные расходы для вашей компании. Их опять же надо быть готовым обосновать. Поэтому отзыв работника из командировки нужно оформить документально.

Но и такая ситуация в нормативных актах никак не регламентирована. Поэтому просто составьте вместе с руководителем компании приказ об отзыве сотрудника из поездки (образец — ниже). А командировочные документы, которые были оформлены ранее, не трогайте. Самого же работника начальство известит по телефону.

Что и как нужно оформить, если сроки командировки внезапно сдвинулись

Тут в общем-то составлять приказ вы будете по принципу, схожему с тем, о котором мы говорили в ситуации, когда командировку продлевают. Только, естественно, доплачивать сотруднику вы ничего не станете. Скорее, напротив, он должен будет сдать в кассу неизрасходованные денежные средства, как только вернется. А точнее, в течение трех рабочих дней, которые есть у него на то, чтобы отчитаться по авансу.

Главное, о чем важно помнить

1. Любое изменение сроков командировки важно закрепить в отдельном приказе. Это поможет бухгалтерии обосновать возникшие в такой ситуации дополнительные расходы.

2. Если работник вернулся из служебной поездки раньше или, наоборот, задержался, переделывать все ранее оформленные по командировке бумаги нет необходимости.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль