Отчетность по НДФЛ

433
В ноябре прошлого года поменялись правила, по которым компании должны подавать в ИФНС отчетность по НДФЛ (сведения о доходах граждан по форме 2-НДФЛ). Новый порядок был утвержден приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@ (вступил в силу 8 ноября).

Отчетность по НДФЛ  Печатная версия
Электронный журнал

В декабре Федеральная налоговая служба внесла коррективы в форму 2-НДФЛ и электронный формат этого документа (приказ от 6 декабря 2011 г. № ММВ-7-3/909@).

Однако опробовать все эти изменения на практике предстоит только сейчас, в начале 2012 года. Так, до конца января компании обязаны сдать в инспекции сведения о налоге на доходы физлиц, который по той или иной причине не удалось удержать с граждан. А не позднее 2 апреля 2012 года налоговые агенты представляют формы 2-НДФЛ с информацией о том налоге, который был удержан.

Какими способами можно подать отчетность по НДФЛ

Как и прежде, у вас есть выбор (правда, с ограничениями, о которых речь пойдет ниже): компания может сдать отчеты на бумаге, на электронном носителе (диске или флешке) или через Интернет.

Отметим вот какое приятное изменение: как бумажный отчет, так и электронный носитель со сведениями теперь можно отправить по почте с описью вложения. До этого инспекторы на местах всячески сопротивлялись «почтовому» порядку сдачи НДФЛ. Если вы решите «сдаваться» по почте, отправляйте сведения ценным письмом или бандеролью, поскольку опись прилагается именно к этому типу почтовых отправлений.

Все способы сдачи сведений, связанных с НДФЛ, имеют свои нюансы, которые мы рассмотрим ниже. А в таблице ниже мы свели основные требования и условия, которые относятся к каждому из этих способов.

Какими способами можно подать отчетность по НДФЛ за 2011 год

Способ подачи отчета

В каком виде подают отчет

Кто и как подает отчет

Как проверяют и утверждают отчет

Какие ограничения установлены для формата

На бумаге

Справки по форме 2-НДФЛ на каждого работника с приложением двух экземпляров реестра сведений

Налоговый агент лично или через представителя или по почте с описью вложения

В день сдачи отчета инспектор проверяет, указаны ли в справках необходимые реквизиты и данные и нет ли там исправлений. Справки, которые не прошли контроль, не принимаются и из реестра вычеркиваются. Результаты проверки сразу оформляют бумажным протоколом*

Можно представить сведения не более чем за 9 человек

На электронном носителе

Файл сведений на электронном носителе (дискетах 3.5'', дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти) с приложением двух бумажных экземпляров реестра сведений на каждый файл

В день сдачи отчета инспектор проверяет файлы на соответствие установленному формату. При проверке он может подкорректировать адресную информацию. Электронные носители, которые не прошли контроль, не принимаются. Результаты проверки сразу оформляют бумажным протоколом*

Каждый файл должен содержать сведения не более чем о 3000 человек и одинаковую комбинацию реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных сведений

Через Интернет

Файл сведений для передачи по телекоммуникационным каналам связи без дублирования на бумажных носителях

Налоговый агент через специализированного оператора связи или через сайт ФНС России

Инспекция проверяет представленные сведения на соответствие установленному формату в течение 10 дней с момента их подачи и направляет налоговому агенту в электронном виде протокол приема и реестр принятых сведений

Как отчитаться бумажными справками 2-НДФЛ

Сначала предупредим, что сведения на бумаге можно подавать, только если вы отчитываетесь не более чем за девять человек. Это ограничение снова появилось в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса с начала 2012 года.

Можно, конечно, рискнуть и не обращать внимания на это ограничение. Ведь если следовать логике чиновников, изложенной в письме ФНС России от 19 января 2011 г. № КЕ-4-3/512@, отчет за 2011 год надо подавать по правилам, действовавшим в 2011 году. Но инспекторы на местах наверняка воспротивятся таким бумажным отчетам.

К пакету справок 2-НДФЛ прилагают реестр сведений, бланк которого приведен в приложении к приказу № ММВ-7-3/576@. В этом бланке имеется странная деталь — строка «Итого», видимо, по недосмотру перекочевавшая туда из прежней формы. Рекомендуем оставить ее пустой. При необходимости заполните ее так, как посоветует инспектор.  Образец реестра мы привели ниже.

Отчетность по НДФЛ

Обратите внимание на поле «Признак представленных сведений». Этот реквизит зависит от того, какие сведения вы подаете. Если это сведения о доходах и удержанном налоге, укажите там «1». Если же в справках 2-НДФЛ сообщают о налоге, который компания удержать не смогла, в этом поле пишут «2» (разд. II приложения к форме 2-НДФЛ).

Инспектор сразу проверит, есть ли в справках необходимые сведения о самой компании, физическом лице, в отношении которого вы подаете сведения, о его доходах и начисленном и удержанном налоге. А также нет ли там исправлений. Справки, не прошедшие проверку, инспектор вам вернет и вычеркнет их из реестра. Результаты проверки он зафиксирует протоколом, один экземпляр которого вместе с реестром передаст вам на руки либо направит по почте.

Как сдать сведения на флеш-карте или диске

Когда вы подаете отчетность по НДФЛ на флешке или диске в виде файла, к ним нужно приложить два экземпляра реестра, составленные на бумаге по правилам, которые мы описали выше. Если сведения вы представляете в нескольких файлах, то и реестров будет несколько.

Ваши файлы должны соответствовать формату, установленному приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@. Инспектор проверит это сразу, как только получит сведения. При проверке он может поправить только приведенные в сведениях адреса так, чтобы они соответствовали классификатору КЛАДР. Больше ничего исправлять нельзя. По результатам проверки будет составлен протокол. В нем среди прочего указывают внесенные в файл исправления. А если файл содержит ошибки, содержащиеся в нем сведения приняты не будут. Проверяющий вернет вам носитель с файлом и приложит протокол с указанием ошибок. Если сведения отправлены почтой, то итоговый протокол и реестр инспекция также вернет по почте.

Кстати, для подготовки сведений в электронном виде вы можете использовать программу «Налогоплательщик», специально созданную Вычислительным центром ФНС России. Последнюю ее версию можно взять на сайте www.gnivc.ru.

Советует Ирина Сюремова, гендиректор Аудиторского Агентства «Люди дела»

Как отчитываться по НДФЛ за обособленные подразделения

— Сведения по налогу на доходы физлиц за работников обособленных подразделений компания должна представлять в ту же инспекцию, в которой обособленное подразделение стоит на учете. Так уже давно считают чиновники Министерства финансов РФ (письмо от 29 марта 2010 г. № 03-04-06/55). Но возможна такая ситуация. У компании есть несколько обособленных подразделений, поставленных на учет в одной инспекции. О том, что такое возможно, прописано в пункте 4 статьи 83 Налогового кодекса РФ. И коды ОКАТО у подразделений могут оказаться разными. Тогда, отчитываясь в электронном виде или через Интернет, нужно обязательно выделить сведения по каждому подразделению в отдельный файл и к каждому файлу приложить соответствующий ему реестр. А вот если вы сдаете сведения на бумаге, то справки 2НДФЛ никак разделять не требуется и реестр должен быть один.

Как отчитаться через Интернет

Компания может воспользоваться услугами специализированного оператора-посредника, а также подать сведения через сайт ФНС России. Проще и надежнее переслать справки через спецоператора: если вы уже сдаете налоговую отчетность через Интернет, то для отправки справок 2-НДФЛ заключать договор на дополнительные услуги не придется.

Сдать отчетность по НДФЛ на сайте ФНС России сложнее: сейчас приемка налоговой отчетности через портал www.nalog.ru существует только в виде пилотного проекта. Об этом мы писали в cтатье «До 15 сентября отчетность можно сдать через сайт ФНС», опубликованной в журнале «Главбух» № 17 за 2011 год. Поэтому нет гарантии, что вам удастся воспользоваться этим путем.

По существу электронные сведения должны иметь тот же формат, что и в случае, когда их сдают на диске или флеш-носителе. Соответственно, и требования те же. У инспекции есть 10 дней с момента получения сведений, чтобы проверить их и направить компании протокол приема и реестр. Также в электронном виде.

Как отчитаться о налоге, который компания не смогла удержать

Сообщение о том, что НДФЛ удержать было невозможно, — это отдельная процедура, которую компания должна выполнить в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Скажем, сделали ценному клиенту подарок дороже 4000 руб.

Сообщение о невозможности удержать налог подают в инспекцию в том же порядке, что и сведения о доходах физлиц. И формат сообщения будет тот же — справка 2-НДФЛ или ее электронный аналог (п. 2 приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@). Для этого в справке предусмотрен пункт 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Обратите особое внимание на поле «Признак» в самой справке, а также на поле «Признак представленных сведений» в прилагаемом реестре. Там нужно указать код «2».

Важный момент! После того как форма 2-НДФЛ и рекомендации по ее заполнению были изменены, поменялся и порядок сдачи сведений о неудержанном налоге. Теперь отчет о невозможности удержать НДФЛ надо подавать отдельно от сведений о доходах, с которых налог удержан. И значит, если в 2011 году компания с кого-то из работников смогла удержать налог лишь частично, вам придется подать сведения о его доходах дважды. В первом отчете, поданном до конца января, вы укажете те доходы, с которых налог удержан не был, и величину этого налога. А не позднее 2 апреля отчитаетесь о доходах, с которых НДФЛ удержали.

И не забудьте одновременно письменно сообщить человеку о том, что вы выплатили ему доход, с которого не смогли удержать налог. Чтобы он сам заплатил НДФЛ в бюджет. Этого требует от компании все тот же пункт 5 статьи 226 кодекса.

Главное, о чем важно помнить

1. Подать отчетность по НДФЛ за 2011 год компания должна не позднее 2 апреля 2012 года. А сообщить о невозможности удержать налог — до 1 февраля 2012 года.

2. Отчитаться бумажными справками 2-НДФЛ можно не более чем за девять человек. Иначе нужно подавать сведения в электронном виде.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль