Обучение персонала. Как учесть затраты компании на УСН

689
Статья поможет компании на УСН правильно учесть расходы на обучение персонала и собрать все оправдательные документы. Не ошибиться в расчете страховых взносов и НДФЛ.

Обучение персонала. Как учесть затраты компании на УСН  Печатная версия
Электронный журнал

Небольшая компания, применяющая «упрощенку», решила оплатить обучение сотрудника. Скажем, курсы иностранного языка для менеджера по продажам. Казалось бы, все просто: расходы на обучение сотрудников есть в перечне «упрощенных» затрат — они предусмотрены подпунктом 33 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Стоит только запастись необходимыми документами (договором, актом, платежкой) — и все! Потраченные деньги можно списать. На самом деле все сложнее.

Во-первых, далеко не все затраты на обучение персонала можно квалифицировать для целей налогообложения именно как образовательные (см. таблицу ниже).

Какие расходы на обучение можно списать на «упрощенке»

Вид затрат

Можно ли учесть

Почему

Обучение в интересах сотрудника (например, оплата музыкальных или иных курсов, никак не связанных с деятельностью компании)

Нельзя

Такие расходы не являются экономически обоснованными

Плата за участие в семинарах и тренингах, если у российской организации, проводящей занятие, нет лицензии

Нельзя

Наличие лицензии — обязательное условие для учета расходов согласно пункту 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Однако индивидуальное преподавание и репетиторство не лицензируются

Занятия с частным репетитором или преподавателем (не организацией)

Плата за обучение детей сотрудников

Нельзя

Такие затраты не предусмотрены в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ

Получение работником первого или второго высшего образования

Можно

Все эти затраты можно списать как расходы на обучение. Главное, чтобы учеба проходила по инициативе организации. Это будет экономическим обоснованием издержек. Также должны выполняться требования к документам, предусмотренные в пункте 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В частности, обязательно, чтобы у российского образовательного учреждения была лицензия (у иностранного — документ, подтверждающий статус учебного заведения). Кроме того, принципиально важно, чтобы сотрудники получали бумаги о том, что прошли обучение. Например, диплом, сертификат или аттестат

Получение сотрудником дополнительного образования

Повышение квалификации или переквалификация работников

Обучение сотрудников охране труда и технике безопасности

Курсы иностранного языка, оплаченные за работников

Обучение работников на семинаре, если семинар связан с новым видом деятельности организации, которым она только планирует заниматься

Учеба работника в автошколе для получения водительского удостоверения

Можно, но с оговоркой

Обязательно обосновать, что расходы понесены в интересах организации. Например, компания решила, что все менеджеры о продажам должны ездить на автомобилях с логотипами организации. При таких обстоятельствах затраты будут иметь деловую цель

Во-вторых, оправдательных документов понадобится не один-два, а больше. Полный список вы найдете ниже. В-третьих, есть сложности со страховыми взносами и НДФЛ: в частности, не всегда ясно, когда на потраченные суммы надо начислять эти платежи. А это важно для всех спецрежимников. Наконец, в-четвертых, не исключены дополнительные расходы в виде оплаты учебных отпусков и проезда к месту занятий. Можно ли списать такие «проездные» затраты? Разберемся со всеми вопросами по порядку.

Какие документы нужны, чтобы списать расходы на обучение

1. Договор с образовательным учреждением.

2. Приказ о направлении сотрудников на обучение либо распоряжение о возмещении затрат (если работники уже учатся и сами оплачивают занятия).

3. Учебная программа образовательного учреждения, в которой должно быть указано количество часов посещений тем или иным человеком.

4. Сертификат, аттестат, диплом, свидетельство или иной документ, подтверждающий, что человек прошел обучение.

5. Акт об оказании образовательных услуг.

6. Документы об оплате (платежное поручение, квитанция к приходному кассовому ордеру, кассовый чек и пр.).

Какие расходы на обучение можно признать при расчете налога

Итак, «упрощенщики» вправе учитывать расходы на подготовку и переподготовку кадров. Но что входит в понятие подготовки и переподготовки? Можно ли списать, например, затраты на дополнительное профессиональное образование? Чиновники не против. Данный вывод есть в письме Минфина России от 23 марта 2009 г. № 03-11-06/2/48. Следуя логике финансистов, удастся учесть и плату за высшее образование. Ведь это предусмотрено пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но учтите: списать затраты можно, если соблюдены некоторые важные ограничения.

Ограничение первое: можно учитывать расходы на обучение только тех людей, которые состоят в штате компании. В этом одно из отличий «упрощенки» от общей системы. Дело в том, что на общем режиме можно учесть в том числе и затраты, связанные с обучением людей, которые еще не подписали трудовой договор. Но только при условии дальнейшей отработки в течение определенного времени.

Второе ограничение сводится к тому, что учеба должна быть по инициативе организации. Доказать этот факт можно с помощью приказа о направлении работника на учебу (см. образец ниже).

Обучение персонала. Как учесть затраты компании на УСН

А если в том, чтобы получить образование или повысить квалификацию, заинтересован именно работник? Тогда оплату занятий учесть не удастся. Такого рода затраты экономически необоснованны. Пример подобной ситуации: сотрудник получает дополнительное техническое образование по профилю, который никоим образом не связан с деятельностью компании.

Еще одно обязательное условие. Расходы должны соответствовать требованиям пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. То есть списать можно лишь оплату учебы в российских образовательных учреждениях с лицензией либо иностранных образовательных учреждениях, имеющих соответствующий статус. Кроме того, учебное заведение должно выдать сертификат, аттестат или иной документ, свидетельствующий о занятиях.

Когда же работник ходил, скажем, на однодневный тренинг в компанию, у которой лицензии нет, учесть оплату занятий нельзя. Тут речь может идти о консультационных услугах, однако их «упрощенщики» списывать не имеют права. За бортом «упрощенных» трат останется и плата за курсы у индивидуального предпринимателя. Ведь такая педагогическая деятельность не лицензируется.

Как быть со страховыми взносами и НДФЛ

В отношении страховых взносов так же принципиально, в чьих интересах проходит обучение: компании или работника. В первом случае тратиться на взносы не придется. Причем не важен ни вид обучения, ни наличие лицензии у образовательного учреждения. Данный вывод делают представители ФСС РФ в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985. При этом чиновники ссылаются на нормы части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) и части 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ).

Когда же в обучении заинтересован именно работник, со стоимости занятий придется заплатить взносы по общим правилам. Ведь в данном случае потраченные средства есть не что иное, как оплата услуг, оказанных не компании, а сотруднику. Да и в перечнях сумм, не облагаемых страховыми взносами, такого рода выплат нет.

Что касается НДФЛ, то здесь ситуация иная. Данный налог не нужно удерживать, если у российского образовательного учреждения есть лицензия либо иностранное образовательное учреждение обладает соответствующим статусом. А вот то, в чьих интересах происходит обучение, не важно (п. 21 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Можно ли списать расходы на учебный отпуск и проезд к месту учебы

Людям, совмещающим работу и учебу, в частности, положены учебные отпуска и оплата проезда к месту учебы. Полный же перечень обязательств работодателя перед учащимися сотрудниками приведен в главе 26 Трудового кодекса РФ.

Допустим, работник получает заочно высшее образование в вузе с государственной аккредитацией. В этой ситуации надо оплачивать ему учебный отпуск и проезд до места учебы и обратно (если вуз находится в другом городе). К счастью, с учетом затрат в данном случае проблем нет. Ведь все это расходы на оплату труда согласно пункту 13 статьи 255 Налогового кодекса РФ. А такие издержки «упрощенщики» учитывают по тем же правилам, что и компании на общем режиме в силу статьи 346.16 кодекса.

С оплаты учебного отпуска начислите взносы и удержите НДФЛ в обычном порядке, как в случае с зарплатой. А вот со стоимости проезда к месту учебы и обратно взносы не перечисляйте. Но только если речь идет об оплате билетов раз в год для заочников. Тут действуют льготные нормы статьи 9 Закона № 212-ФЗ и статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ. Налог на доходы с оплаты билетов также не нужно удерживать в силу пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль