Новые правила, по которым отныне надо оформлять и выдавать командировочные

478
Мы подробно расскажем, как теперь с учетом нового кассового порядка оформлять документы, на основании которых вы выдаете сотрудникам командировочные.

Новые правила, по которым отныне надо оформлять и выдавать командировочные  Печатная версия
Электронный журнал

Как вы, конечно, знаете, с начала этого года действует Положение о ведении кассовых операций от 12 октября 2011 г. № 373-П. В связи с этим некоторые документы на выдачу подотчетных денег, в том числе командировочных, надо оформлять по-новому. Во многом у бухгалтера появилось больше свободы.

Расскажем подробнее, о каких изменениях важно помнить, выдавая деньги командированному работнику. И начнем с того, что перед служебной поездкой кассир выдает сотруднику аванс. А ниже вы узнаете, всегда ли с суммы командировочных надо удерживать НДФЛ.

Подсказывает Дмитрий Менжинский, старший налоговый специалист департамента аудита ООО «Бейкер Тилли Русаудит»

Если все подтверждающие документы по командировке есть, стоимость проезда и проживания не облагается НДФЛ

— С выданных командированному сотруднику суточных, превышающих 700 руб. в день (и более 2500 руб. в день — по загранкомандировкам), придется удержать НДФЛ. Эти же нормативы по налогу на доходы физлиц применяйте, если работник не предоставил документы на проживание и дорогу, но руководство все-таки возместило ему такие расходы. А вот когда стоимость целевых расходов (гостиничных услуг, транспорта и т. д.) подтверждена документально, в налогооблагаемый доход работника ее не включайте полностью.

Некоторые компании прописывают во внутренних документах лимиты расходов на проживание и проезд командированных сотрудников. Так вот, если работник истратил на отель или билеты сверх нормы, но руководство полностью возместило ему эти расходы, удерживать НДФЛ также не нужно. Это подтверждает недавнее письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/ 6-204.

Какое заявление о выдаче денег под отчет взять с командированного

Чтобы выдать деньги под отчет, от работника надо получить заявление. Такое требование содержит новое Положение о порядке ведения кассовых операций № 373-П. Но конкретной формы заявления там нет. Вам нужно разработать свою. А сотрудники, отправляясь в командировку, всего лишь заполнят готовый бланк или напишут заявление по образцу. Как может выглядеть такой документ, мы показали ниже.

Новые правила, по которым отныне надо оформлять и выдавать командировочные

Потом это заявление отнесите руководителю вашей компании. Пусть он напишет на документе, сколько денег и на какой период компания выдаст подотчетнику. И подкрепит это своей подписью и датой.

Как поступить с предыдущими подотчетными суммами

Выдать деньги под отчет можно только в том случае, если работник вернул неизрасходованные предыдущие суммы (п. 4.4 Положения № 373-П). Формально зачесть текущую задолженность в счет предстоящих командировочных расходов нельзя. Но вместе с тем кассовый порядок не запрещает, чтобы сотрудник рассчитался по старому долгу и получил деньги на командировку в один и тот же день.

Так что, прежде чем выдавать командировочные, проверьте, как обстоят дела с предыдущими подотчетными суммами. И только если за работником долга нет, сделайте на его заявлении пометку: «Задолженности по подотчетным суммам за работником не числится». Далее распишитесь и проставьте текущую дату. И уже в таком виде передайте заявление на подпись руководителю компании.

С кого требовать отчет, если в командировку ездили несколько работников

Распространенная ситуация: руководство компании отправляет в одну и ту же командировку сразу несколько работников. В таком случае вы можете оформить на них один приказ о направлении в командировку. Но вот авансы на поездку надо выдавать работникам строго по отдельным расходникам. А после командировки каждый из них должен представить свой авансовый отчет.

Тут могут возникнуть сложности, если гостиницу на всех командированных оплатил один из них. Ведь тогда гостиничный счет выпишут на одного работника. А полностью включить стоимость проживания в свой авансовый отчет он не может. У каждого в отчете должны значиться расходы на проживание.

Да, новый кассовый порядок не запрещает подотчетнику передавать полученные деньги кому-то другому. Это старый порядок содержал такое ограничение. Сейчас же работники могут обмениваться подотчетными суммами. Но в итоге отчитаться по расходам все равно каждому придется за себя (п. 4.4 кассового порядка). Исключений из правила нет.

Осторожно!

Командированный работник может передать подотчетные суммы другому лицу, но отчитаться по ним придется лично.

Поэтому если в гостинице дали один комплект документов на всех, то оригинал пусть приложит к авансовому отчету тот работник, который рассчитывался с отелем. А остальные подотчетники могут сделать копии.

Проще обстоят дела с расходами на проезд. Тут каждый сможет добавить к своему авансовому отчету оригиналы документов. Ведь понятно, что билеты, маршрутная квитанция и посадочные талоны выписываются персонально.

Как окончательно рассчитаться с работником по авансовому отчету

И вот сотрудник вернулся из служебной поездки. Предупредите его, что отчитаться по истраченным суммам он должен в течение трех рабочих дней. С него — авансовый отчет и бумаги, подтверждающие расходы: гостиничный счет, билеты на самолет или поезд и другие. Проверив все документы по командировке, окончательно рассчитайтесь с работником — либо он вернет остаток в кассу, либо вы возместите ему перерасход. Сделать это нужно в течение срока, установленного внутренними документами компании. Например, приказом руководителя (образец такого документа — ниже). Напомним, старый кассовый порядок вообще умалчивал про сроки проверки авансового отчета.

Новые правила, по которым отныне надо оформлять и выдавать командировочные

Чтобы доплатить работнику, вам достаточно выписать расходный кассовый ордер. Тут все понятно. А вот вернуть остаток наличными сотрудник может не всегда. В таком случае удержите сумму долга из его заработной платы (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Решение об этом надо принять в течение одного месяца после проверки подтверждающих документов.

Чтобы спокойно удержать неизрасходованную сумму аванса из заработка сотрудника, заручитесь его согласием. Просто издайте с руководителем приказ об удержании суммы долга из заработной платы. И ознакомьте с этим документом сотрудника под подпись. Примерный образец приказа приведен ниже.

Новые правила, по которым отныне надо оформлять и выдавать командировочные

Что делать, если служебные поездки следуют одна за другой

Бывает, что подотчетник, не успевая выйти на работу после одной командировки, сразу же уезжает в другую. Тут возникает два вопроса. Можно ли выдать деньги на вторую поездку, если сотрудник не успел рассчитаться по первому авансу? И может ли сотрудник отчитаться за первую командировку уже после того, как вернется из последующей поездки, то есть позже чем через три рабочих дня?

Ответим по порядку. Если заранее известно, что подотчетник не успеет между поездками выйти на работу, можете выдать ему деньги сразу на обе командировки. Кассовый порядок поступать так не запрещает. Главное, чтобы за сотрудником не числилось долга по предыдущим подотчетам. При этом оформите общий расходник. А работник, вернувшись из последней поездки, заполнит один авансовый отчет.

Переходим ко второму вопросу. Руководство вправе принять решение о том, что в день приезда из первой командировки и отъезда во вторую подотчетник на работу не выходит (п. 4 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тогда сотрудник сможет отчитаться уже после возвращения из второй поездки — после выхода на работу. И трехдневный срок он при этом не нарушит.

То же самое можно сказать и про ситуацию, когда подотчетник вернулся из одной командировки, например, в пятницу. А уехал в другую — в понедельник или выходные. Раз на работу он не выходил (опять же по приказу руководителя), то отчитаться за первую командировку не мог. Все сроки соблюдаются.

А если между командировками сотрудник все-таки отрабатывает хотя бы день? Тогда в этот же день ему надо успеть отчитаться в бухгалтерии по поездке, из которой он вернулся накануне. И при этом вернуть в кассу неиспользованный остаток денег. Либо оформите возврат и тут же выдайте деньги в счет второй командировки.
 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль