Годовая подписка за 1672 руб/мес. | 8(800)550-07-98
Газета

Сроки хранения документов в организации в 2019 году

  • 10 мая 2019
  • 6263

Ежегодно организации накапливают тысячи документов. Зачастую главбуху в работе они нужны больше, чем другим сотрудникам. Расскажем о сроках хранения документов, как наладить хранение, чтобы не утонуть в бумагах и не тратить лишнее время на архивы.

Компании хранят документы, потому что их требуют контролеры из налоговой и фондов, трудинспекторы и другие проверяющие. Именно с ними чаще всего компании спорят из-за пропавших бумаг. В споре с контрагентами и работниками тоже не обойтись без документов.

Теперь за хранение бумаг отвечает не только руководитель. С главбуха взыщут долги компании, если он не сберег первичные документы (ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.02 № 127-ФЗ). Узнайте, какие документы и сколько хранить. 

Cроки хранения бухгалтерских документов

Осторожность - профессиональное качество главного бухгалтера. Поэтому коллеги на всякий случай хранят любую информацию. Для хранения документов есть нормативные сроки. Но безопаснее применять не только архивные правила (Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ). Нужно учитывать кодексы и особенности самой компании. Из-за них некоторые бумаги стоит хранить дольше, чем требуется по перечням (утв. приказами Минкультуры от 25.08.10 № 558, от 31.07.07 № 1182).

Например, по архивным правилам первичку и отчетность по налогам и взносам нужно хранить пять лет (ст. 362, 382 Перечня, утв. приказом Минкультуры № 558). А по кодексу срок больше на один год, если речь о документах для страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). Ловушка по срокам есть и в ГК. Первичка может понадобиться компании не пять, а десять лет - таков максимальный срок исковой давности (ч. 2 ст. 196 ГК).

В расчете на то, что организация не сохранила документы, недобросовестные контрагенты могут попытаться отсудить у нее деньги. Так, в 2016 году ООО «БИЛДИНВЕСТ» предъявило иски сразу нескольким поставщикам. У компаний требовали вернуть аванс за поставки, которые они якобы не провели. Те, кто не сохранил первичку, не смогли подтвердить сделку и заплатили покупателю за свой же товар (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.09.17 № Ф07-9216/2017, решение Арбитражного суда Московской области от 22.03.17 № А41-9613/16).

Самый долгий срок у кадровых бумаг. Это документы по личному составу, и хранить их нужно 75 лет (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). Для документов, которые создали после 2002 года, срок 50 лет. Но в законе есть оговорка: если в действующих перечнях срок больше, то нужно применять его (п. 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Значит, кадровые документы по-прежнему нужно хранить 75 лет (ст. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры № 558).

Срок хранения документов считайте с 1 января года, который следует за тем, когда документ исполнили (п. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ).

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Наименование дела Срок хранения Статья НК РФ Уничтожение
01 Учредительные документы (устав, свидетельство о постановке на учет в ФНС) Постоянно ст. 50,51,381 Нет
02 Журнал учета проверок 5 лет ст. 76
03 Учредительные документы (устав, свидетельство о постановке на учет в ФНС) Постоянно ст. 61,232,233,237,239 Нет
04 Годовая статистическая и бухгалтерская отчетность (вместе с приложениями к ним и аудиторским заключениями, документы об утверждении отчетности) Постоянно ст. 351, 408, 467 Нет
05 Положения о конфиденциальности (о персональных данных, коммерческой тайне вместе с листами об ознакомлении работников) Постоянно ст. 62, 655 Нет
06 Учетная политика (с приложениями) 5 лет ст. 360
07 Договоры текущие с покупателями (с дополнительными соглашениями) 5 лет ст. 436
08 Договоры текущие с поставщиками (с дополнительными соглашениями) 5 лет ст. 436
09 Трудовые договоры текущие (и соглашения к ним) 75 лет ст. 657
10 Графики отпусков 1 год ст. 693
11 Табели учета рабочего времени, графики сменности 5 лет ст. 586
12 Журнал инструктажа работников (по охране труда и пр.) 10 лет ст. 626, 870
13 Локальные акты, ПВТР и другие вместе с листами ознакомления Постоянно ст. 411 Нет
14 Личные карточки уволенных сотрудников 75 лет ст. 19, 658
15 Невостребованные трудовые книжкис 75 лет ст. 19, 664
16 Архивные акты (номенклатуры дел, акты об уничтожении документов) Постоянно ст. 200 Нет
17 Отчетность за год (декларации, справки, расчеты по взносам, акты сверки с ИФНС и фондами, бухгалтерская отчетность (вместе с копиями годовой отчетности и аудиторского заключения к ней)) 6 лет ст. 382, 385, 392-396, подп. 6 п. 3.4 ст. 23
18 Регистры бухучета (главная книга, оборотные ведомости, реестры и др.) 5 лет ст. 361
19 Документы по банку (выписки, чековые книжки) и кассе (кассовая книга, приходные и расходные ордера) 5 лет ст. 362
20 Электронные копии платежных поручений, извещений банка (на внешнем дисковом накопителе) 5 лет ст. 362
21 Счета-фактуры (в том числе универсальные передаточные документы) 4 года ст. 368
22 Выставленные покупателям счета, товарные накладные; акты о расхождениях, документы на возврат 5 лет ст. 362
23 Товарные накладные от поставщиков, акты о расхождениях, претензии по качеству, документы на возврат 5 лет ст. 362
24 Документы складского учета по списанным запасам 5 лет ст. 761-765
25 Договоры завершенные с покупателями и поставщиками 5 лет ст. 436
26 Документы по расчетам с работниками (расчетные ведомости, авансовые отчеты, исполнительные листы и пр.) 5 лет ст. 412, 416
27 Документы по выплате пособий за счет ФСС (заявления, листки нетрудоспособности, справки) 6 лет подп. 6 п. 3.4 ст. 23
28 Лицевые счета сотрудников 75 лет ст. 413
29 Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) 75 лет ст. 19
30 Приказы по кадрам (об отпусках, командировках) 5 лет прим. 2 к ст. 19
31 Трудовые договоры уволенных (и соглашения к ним) 75 лет ст. 19

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Академия "Учет.Налоги.Право"

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

-->

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
 

Простите, что прерываем чтение:

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... или войти через соц.сети
ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... или войти через соц.сети
Зарегистрироваться

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок